In der heutigen Geschäftswelt stehen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor der Herausforderung, ihre Personalprozesse effizient zu gestalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine effektive Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, bietet die Implementierung von Workflows und Automatisierungen im Personalmanagement. Zoho People, eine umfassende HR-Management Software, stellt hierfür vielseitige Werkzeuge zur Verfügung, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten sind.
Einführung in Zoho People
Zoho People ist eine cloudbasierte HR-Management-Lösung, die entwickelt wurde, um sämtliche Personalprozesse zu zentralisieren und zu optimieren. Von der Verwaltung von Mitarbeiterdaten über die Zeiterfassung bis hin zur Leistungsbewertung deckt Zoho People alle wesentlichen HR-Funktionen ab. Ein herausragendes Merkmal dieser Plattform ist die Möglichkeit, Workflows zu erstellen und Prozesse zu automatisieren, wodurch manuelle Aufgaben reduziert und die Effizienz gesteigert werden können.
Was sind Workflows und Automatisierungen im HR-Management?
Workflows im HR-Management beziehen sich auf vordefinierte Abfolgen von Schritten oder Aufgaben, die zur Durchführung spezifischer Personalprozesse erforderlich sind. Durch die Automatisierung dieser Workflows können wiederkehrende Aufgaben ohne manuelle Eingriffe ausgeführt werden. Zoho People ermöglicht es, solche automatisierten Abläufe zu erstellen, die beispielsweise bei der Einstellung neuer Mitarbeiter, der Genehmigung von Urlaubsanträgen oder der Aktualisierung von Mitarbeiterdaten zum Einsatz kommen.
Vorteile von Workflows und Automatisierungen für KMU
- Zeitersparnis: Durch die Automatisierung routinemässiger HR-Aufgaben können Mitarbeiter wertvolle Zeit sparen, die sie für strategischere Tätigkeiten nutzen können. Beispielsweise können Genehmigungsprozesse für Urlaubsanträge automatisiert werden, sodass keine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist.
- Fehlerreduktion: Manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass Prozesse konsistent und fehlerfrei ablaufen, indem sie standardisierte Abläufe verwenden und menschliche Eingriffe minimieren.
- Kosteneffizienz: Durch die Reduzierung manueller Aufgaben können Personalkosten gesenkt werden. Zudem führt die erhöhte Effizienz zu einer besseren Ressourcennutzung und somit zu Kosteneinsparungen.
- Compliance und Nachverfolgbarkeit: Automatisierte Prozesse ermöglichen eine lückenlose Dokumentation aller HR-Aktivitäten, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert und bei Audits von Vorteil ist.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Schnellere und transparentere HR-Prozesse tragen zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei, da Anfragen zügig bearbeitet und Informationen leicht zugänglich sind.
Anwendungsbeispiele für Workflows in Zoho People
- Onboarding neuer Mitarbeiter: Ein automatisierter Workflow kann sicherstellen, dass neue Mitarbeiter alle erforderlichen Dokumente erhalten, Schulungen absolvieren und Zugänge zu Systemen erhalten. Dies stellt ein konsistentes und umfassendes Onboarding-Erlebnis sicher.
- Urlaubsantragsmanagement: Mitarbeiter können Urlaubsanträge über das System einreichen, die automatisch an die zuständigen Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet werden. Nach der Genehmigung wird der Urlaub automatisch im Abwesenheitskalender erfasst.
- Leistungsbeurteilungen: Automatisierte Erinnerungen können sowohl an Mitarbeiter als auch an Vorgesetzte gesendet werden, um Leistungsbeurteilungen rechtzeitig durchzuführen. Die Ergebnisse können direkt im System erfasst und gespeichert werden.
Welche Automatisierungen können in Zoho People durchgeführt werden?
- Arbeitsabläufe: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hilft dir, alle deine HR-Prozesse zu automatisieren, indem sie den Grossteil der manuellen Verwaltungsarbeit überflüssig macht. Du kannst den Arbeitsablaufprozess voreinstellen und anpassen und erhältst die volle Zugriffskontrolle auf die Verwaltungsprozesse.
- Blueprints: Ein Blueprint ist ein systematisches Flussdiagramm deiner HR-Prozesse, das digital in Zoho People erstellt wird. Es erfasst jede einzelne Phase eines HR-Prozesses, den du offline verfolgst.
- Aktionen
- E-Mail-Benachrichtigungen: Verbessere deinen Workflow mit automatischen E-Mail-Benachrichtigungen und bleibe immer auf dem neuesten Stand. Erhalte sofortige Benachrichtigungen, wenn bestimmte Aktionen wie Anfragen, Statusaktualisierungen, Änderungen und Genehmigungen ausgeführt werden.
- Checklisten und Aufgaben: Checklisten und Aufgaben dienen dazu, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aktionen effizient und rechtzeitig abgeschlossen werden. Mit Checklisten können Benutzer Aufgaben oder Aktionselemente auflisten und organisieren und so einen klaren Überblick darüber erhalten, was zu erledigen ist. Aufgaben sind einzelne Aktionselemente, die bestimmten Verantwortlichen zugewiesen werden, was die Nachverfolgung von Fortschritten erleichtert. Durch das Erstellen von Aufgaben und deren Zuweisung an verantwortliche Personen können Organisationen das Workflow-Management optimieren, Aufzeichnungen über abgeschlossene Aktivitäten führen und die Gesamtproduktivität und -effizienz steigern.
- Feldaktualisierungen: Feldaktualisierungen werden verwendet, um Formularfelder durch verknüpfte Aktionen als Teil eines Workflows, eines Blueprints oder einer benutzerdefinierten Aktion dynamisch zu aktualisieren. Das Feld wird automatisch im zugehörigen Formular aktualisiert, wenn der spezifische Suchwert im Formular ausgewählt oder bereitgestellt wird. Diese Funktion ist sehr nützlich, um manuelle Werteingaben in den zugehörigen Formularen zu vermeiden und somit Zeit zu sparen.
- Webhooks: Es kommuniziert mit Drittanbieteranwendungen, indem es jedes Mal, wenn ein Benutzer eine Aktion in den Organisationskontodaten von Zoho People ausführt, sofortige Benachrichtigungen sendet. Webhooks sind äusserst nützlich, flexibel und vollständig anpassbar.
- Benutzerdefinierte Funktionen: Benutzerdefinierte Funktionen ermöglichen die Erstellung benutzerdefinierter Funktionen, die überall in Zoho People wiederverwendet werden können. Benutzerdefinierte Funktionen können verwaltet und bearbeitet werden, und das Skript befindet sich an einem zentralen Ort. Diese Funktionen werden hauptsächlich erstellt, um Daten zu manipulieren, eine Verbindung zu Drittanbietern und internen Anwendungen herzustellen und Antworten in Zoho People zu aktualisieren.
- E-Sign Flow (Integration mit Zoho Sign erforderlich): Erstellt vorkonfigurierte Abläufe, um Dokumente von verschiedenen Empfängern für unterschiedliche offizielle Anforderungen unterzeichnen zu lassen.
- Beiträge für Zoho Connect (People Plus- oder Zoho Connect-Integration erforderlich): Automatisierte Nachrichten können in Zoho Connect mithilfe von Workflows aus Zoho People/People Plus geplant und veröffentlicht werden. Dies ermöglicht die automatische Veröffentlichung von regelmässigen Ankündigungen, Erinnerungen, Benachrichtigungen und anderen Nachrichten auf Pinnwänden und in öffentlichen Gruppen innerhalb von Zoho Connect.
- Planer
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- Abwesender Planer (nur Anwesenheitsservice): Verwende einen Planer, um automatisch die Abwesenheit von Mitarbeitern zu melden oder zu markieren, die vergessen haben, sich einzuloggen.
- Ausgleichsfreier Planer (nur Urlaubsservice): Der ausgleichsfreie Planer zeichnet die Arbeit eines Mitarbeiters an einem Wochenende oder Feiertag automatisch auf.
- Arbeitszeittabellen-Planer (nur Arbeitszeittabellenservice): Füge den Arbeitszeittabellen-Planer hinzu, um Zeitprotokolle als Arbeitszeittabelle zusammenzufassen und automatisch zur Genehmigung einzureichen.
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- Vorlagen
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- E-Mail-Vorlagen: Verwende E-Mail-Vorlagen, um gebrauchsfertige E-Mails zu erstellen, die in Workflows, Entwürfen und benutzerdefinierten Aktionen verwendet werden können.
- Briefvorlagen: Briefvorlagen werden verwendet, um standardisierte offizielle Briefe für bestimmte Zwecke zu erstellen und den Prozess der Erstellung offizieller Korrespondenz zu optimieren.
- Serienbriefvorlagen: Erstelle Vorlagen, um Standard-HR-Dokumente wie Probezeitbriefe und Verträge an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu senden.
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Erinnerungen (nur Arbeitszeittabellen-Dienst): Richte rechtzeitige Erinnerungen ein, um deine Mitarbeiter daran zu erinnern, ihre Arbeitszeiten zu protokollieren und ihre Arbeitszeittabellen einzureichen.
Standardmässig anwesend (nur Anwesenheitsservice): Wird verwendet, um ausgewählte Benutzer automatisch als anwesend zu markieren.
Schichtwechsel (nur Schichtdienst): Ändert automatisch die zugewiesene Schicht für Mitarbeiter basierend auf der angegebenen Häufigkeit.
Benachrichtigungen (Leistung, Onboarding, Fallservice, Bürobereitschaft, Mitarbeiterbindung): Aktiviere oder deaktiviere Standardbenachrichtigungen und passe sie an (falls zutreffend).
Implementierung von Workflows in Zoho People
Die Einrichtung von Workflows in Zoho People ist intuitiv gestaltet. Administratoren können mithilfe einer benutzerfreundlichen Oberfläche Bedingungen festlegen, unter denen bestimmte Aktionen ausgelöst werden. Beispielsweise kann definiert werden, dass bei der Erstellung eines neuen Mitarbeiterprofils automatisch eine E-Mail mit Onboarding-Informationen versendet wird. Zudem können mehrstufige Genehmigungsprozesse eingerichtet werden, die sicherstellen, dass bestimmte Aktionen von mehreren Parteien überprüft und genehmigt werden.
Fazit
Für KMU bietet die Nutzung von Workflows und Automatisierungen im HR-Management erhebliche Vorteile. Durch den Einsatz von Zoho People können Personalprozesse effizienter gestaltet, Fehler reduziert und Ressourcen optimal genutzt werden. Die Automatisierung trägt nicht nur zur Kostensenkung bei, sondern verbessert auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch transparente und zügige Abläufe. In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt ist die Implementierung solcher Lösungen ein entscheidender Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und das volle Potenzial des Unternehmens auszuschöpfen. Zoho People zu testen, kann sich lohnen. Kontsktieren Sie uns für einen Demoaccount Zugang oder erstellen Sie sich diesen hier.
