Wenn es darum geht, Ihre Strategie mit Hoshin umzusetzen, könnte man meinen, dass das ultimative Ziel der ROI ist, aber eigentlich sollten Sie eine Kultur der Gegenmassnahmen anstreben. Hier sind die Gründe dafür.
Leitfaden und Tipps zu Gegenmassnahmen für Hoshin Kanri
Als Führungskräfte im kaufmännischen Bereich scheinen wir mit der angeborenen Fähigkeit ausgestattet zu sein, unseren Erfolg daran zu messen, wie viel wir für unser Geld bekommen.
Tatsächlich ist der viel zitierte Return on Investment (ROI) der Massstab, an dem Unternehmen, insbesondere im Finanzbereich, den Erfolg ihrer Produkte und Dienstleistungen messen.
Und für ein normales Tagesgeschäft und die tägliche Managementmentalität ist dies nach wie vor die richtige Methode, um die Gesundheit und den Erfolg unserer Organisationen zu messen.
Für diejenigen, die Hoshin Kanri eingeführt haben, gibt es jedoch ein anderes Endziel, das Sie im Auge behalten sollten – die Kultur der Gegenmassnahmen.
Heute untersuchen wir, was Gegenmassnahmen sind, warum Sie sie einsetzen sollten, wann und wie, und zeigen, warum sie die richtige Masseinheit für Ihre Politikumsetzung sind und dass alles darauf zurückzuführen ist, dass Hoshin von transformativen, langfristigen Paradigmenwechseln handelt.
Warum sind es nicht die üblichen Verdächtigen?
Was würden Sie als Massstab für den Erfolg einer Marketingkampagne, einer Verkaufskampagne, die sich an die Kunden Ihrer Mitbewerber richtet, oder des Einsatzes von mehr Kundendienstmitarbeitern in Ihren Social-Media-Konten während der Weihnachtszeit betrachten?
Die wahrscheinliche Antwort auf diese Kennzahlen lautet:
- ROI
- DPMO
- MQLs
- Pipeline-Wachstum
- Innerhalb einer Stunde bearbeitete Social-Media-Tickets
Dies sind Kennzahlen, die auf den täglichen Aktivitäten basieren. Sie möchten die Customer Journey Ihrer Kunden entsprechend den Erwartungen verbessern, die diese Ihnen heute mitgeteilt haben.
Mit diesem Ziel vor Augen ist dies absolut der richtige Weg, um Ihre Leistungsniveaus täglich, monatlich und jährlich zu verstehen.
Allerdings sind dies nicht die richtigen Messgrössen für Ihren Hoshin-Erfolg.
Der Grund dafür liegt in der Bedeutung von Hoshin und dem umfassenderen Strategieumsetzungsmanagement, nämlich ein zuvor unvorstellbares Leistungsniveau zu erreichen, das Ihrem Unternehmen langfristig einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
Es handelt sich um einen Paradigmenwechsel, der daher über den monetären Wert hinaus gemessen werden sollte.
Was Sie im letzten Schritt des Hoshin-Prozesses erwarten wird
Wenn Sie den letzten Schritt des Hoshin-Prozesses erreichen, werden Sie beginnen, die Bedeutung der Unterscheidung zwischen Hoshin und täglichem Management zu erkennen.
Je weiter Sie in der Umsetzung voranschreiten, desto mehr Probleme werden auftreten:
1) Nicht alles ist so, wie Sie es erwartet haben
Der Hoshin-Prozess ist zugegebenermassen umständlich, wenn man bedenkt, wie gross die Transformation ist, die er Ihnen ermöglichen soll.
Und da Hoshin nicht in 12-Monats-Segmenten stattfindet, ist es nach wie vor entscheidend, dass Ihr Unternehmen den Prozess befolgt und sich weiterhin für die Sache engagiert.
2) Schwund an Dynamik und Enthusiasmus
Da sich unsere gesamte berufliche Laufbahn um die üblichen Erfolgskriterien dreht, kann es vorkommen, dass wir den Mut verlieren, wenn wir nicht unbedingt Fortschritte sehen.
Plötzlich kann die berauschende Anziehungskraft von Hoshin Kanri nachlassen. Ihre Durchbrüche scheinen in weiter Ferne zu liegen. Sie sind an den Erfolg von kürzeren Projekten gewöhnt. Die langfristige Perspektive von Hoshin geht verloren.
3) Ressourcen werden in verschiedene Richtungen gezogen
Wenn Führungskräfte, die den Erfolg des Plans falsch einschätzen, feststellen, dass sich die traditionellen Kennzahlen nicht in die Richtung und mit dem Tempo entwickeln, an die sie „bei ähnlichen Projekten” gewöhnt sind, beginnen sie, Ressourcen umzuverteilen.
Nun werden die Ressourcen, die für die drei vor sechs Monaten vereinbarten Verbesserungsprioritäten vorgesehen waren, für ein Projekt eingesetzt, um der Präsenz neuer Wettbewerber in einem hochgeschätzten Markt entgegenzuwirken.
Nie zuvor war eine entschlossene, belastbare und visionäre Führungskraft, die sich für die Hoshin-Sache engagiert, so dringend erforderlich wie gegen Ende des Hoshin-Prozesses.
4) Doch was kann getan werden?
Worum kann sich Ihre Organisation versammeln und was kann sie als wahren Massstab für den Erfolg verwenden?
Hier kommen Gegenmassnahmen ins Spiel.
Was sind Gegenmassnahmen?
Gegenmassnahmen sind Massnahmen, die ergriffen werden, um die Grundursachen von Problemen zu reduzieren oder zu beseitigen, die Ihr Unternehmen daran hindern, seine bahnbrechenden Ziele zu erreichen.
Grundursachen werden durch Dashboards mit Verbesserungszielen und Bowling-Charts anhand eines Ampelsystems sichtbar, um Abweichungen von der erwarteten Leistung bei den KPIs zu identifizieren, die in den ursprünglichen Aktionsplänen und Bowling-Charts pro Verbesserungspriorität vereinbart wurden.
Die Gegenmassnahme ist ein eigenständiger Aktionsplan, der Ihnen dabei hilft, Ihre Hoshin-Ziele wieder zu erreichen.
Gemeinsame Merkmale
- Aktionspläne bringen Sie wieder auf Kurs mit Ihrem Hoshin-Ziel
- Sie sind darauf ausgelegt, die Ursachen für das Verfehlen des Ziels zu beseitigen
- Formelle Dokumente, die dem Unternehmen jederzeit zur Verfügung stehen sollten
- Behandeln Sie kurzfristige Massnahmen (sofortige Wiederherstellung) und langfristige Massnahmen (dauerhafte Behebung)
- Sie werden für jede monatliche Abweichung von Ihrer Richtlinienumsetzung erstellt.
- Sie können auch für die KPIs des Plans erforderlich sein, je nach Ermessen des Managers.
- Sie dienen nicht nur der Problemlösung – sie sind obligatorisch, Sie sind verpflichtet, Gegenmassnahmen als Teil der Umsetzung von Hoshin zu identifizieren und umzusetzen.
- Sie werden in der Regel in der Bowling-Chart in Rot dargestellt.
Für diejenigen, die in der Umsetzung von Hoshin Kanri bereits erfahren sind und über vollständig integrierte Systeme verfügen, wird der administrative Aufwand für die Berichterstattung ohne Automatisierung und Digitalisierung allmählich sichtbar.
Digitale Bowling-Diagramme können Ihnen beispielsweise Aufschluss darüber geben, wo Sie hinter den Erwartungen zurückgeblieben sind – eine Aufgabe, die ohne Berichtssoftware traditionell schwer vorhersehbar oder in Echtzeit zu erkennen ist.
Warum Gegenmassnahmen ergreifen?
Gegenmaßnahmen bieten Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, durch wiederholte Anstrengungen die neuen Prozesse zu verankern, die Sie mit Hilfe von Hoshin identifiziert haben, und:
- Sie zu motivieren, einen Aktionsplan zu erstellen, um Ihre Leistung schnell wieder auf Kurs zu bringen – Sie sollten die Gegenmassnahmen ergreifen, mit denen Sie am schnellsten wieder Ihr erwartetes Niveau erreichen.
- Sie dazu anregen, die 5-Why-Methode anzuwenden, um die Ursache der Leistung zu ermitteln
- ein strukturiertes Format liefern, um Ihre aktuelle Situation zu kommunizieren und wie Sie die Ursache(n) systematisch angehen wollen
Wie man Gegenmassnahmen formuliert
Gegenmassnahmen entstehen nicht von selbst.
Tatsächlich erfordert es einen strukturierten Prozess, um diese Aktionspläne für Gegenmassnahmen zu erstellen und umzusetzen.
Hier sind vier Schritte, die Sie befolgen können, um Ihre eigenen Gegenmassnahmen zu formulieren:
1) Konzentrieren Sie sich auf die Behebung des Prozesses – in der Regel liegt die Ursache in einem Fehler im Prozess, in der Methode oder im Verfahren. Oftmals gibt es mehrere Ursachen.
2) Befolgen Sie ein Standardformat für Gegenmassnahmen:
i) Definieren Sie, welcher Teil des Hoshin betroffen ist – erläutern Sie die Priorität der Verbesserung und das zu verbessernde Ziel.
ii) Fügen Sie die Bowling-Chart-Daten bei, die die Situation am besten beschreiben.
iii) Fügen Sie eine Pareto-Analyse bei, um die Gründe aufzuzeigen, warum Sie die erwarteten Leistungsniveaus nicht erreicht haben – es kann zwar viele Pareto-Analysen geben, aber sie dienen dazu, die Ihrer Meinung nach wichtigsten Ursachen aufzuzeigen.
Wo die Ursache auftritt, ist irrelevant, das eigentliche Problem ist, warum diese Ursache existiert.
iv) Sobald Sie die Ursache(n) identifiziert haben, beschreiben Sie diese klar und quantifizieren Sie, wie jede Ursache zum Verfehlen des Ziels beigetragen hat.
v) Definieren Sie drei Ebenen von Massnahmen, die ergriffen werden müssen, den Verantwortlichen, das Fertigstellungsdatum und die zu erwartenden Auswirkungen auf kurze (in der Regel intern), mittlere (möglicherweise mit Ihrer Lieferkette) und lange Sicht (welcher Standard wird erwartet, damit dieses Leistungsniveau nicht wieder auftritt?).
3) Nutzen Sie die 5-Why-Methode, um die Grundursache zu ermitteln.
4) Sie müssen umsetzbare, spezifische Aufgaben erstellen, die Verantwortlichen zugewiesen werden und festgelegte Fertigstellungstermine haben.
Checkliste für die Erstellung von Gegenmassnahmen
Verwenden Sie diese 10-Punkte-Checkliste, um die Wirksamkeit und Vollständigkeit von Gegenmassnahmen zu überprüfen:
- Steht es in Zusammenhang mit dem Hoshin und ist dieser Zusammenhang offensichtlich?
- Verfügen Sie über ein Laufdiagramm / Bowling-Diagramm, das die geplante Leistung im Vergleich zur tatsächlichen Leistung zeigt?
- Zeigt das Pareto-Diagramm das Warum im Vergleich zum Wo?
- Gibt es eine angemessene Anzahl von Pareto-Diagrammen, um die Grundursache zu ermitteln?
- Quantifiziert die Aussage zur Grundursache den Umfang der verfehlten Leistung?
- Konzentrieren sich die Gegenmassnahmen auf die wenigen kritischen Punkte, die die Leistung korrigieren werden?
- Gibt es kurzfristige und langfristige Gegenmassnahmen?
- Ist die Zuständigkeit für jede Gegenmassnahme festgelegt?
- Ist der Zeitplan für jede Gegenmassnahme festgelegt?
- Ist die Auswirkung jeder Gegenmassnahme quantifiziert und reicht sie aus, um Sie wieder auf Kurs zu bringen?
- Haben Sie die Gegenmassnahme in ein System zur Nachverfolgung implementiert und ist sie, sofern sie erfolgreich ist, auf das gesamte Unternehmen übertragbar?
Wenn die Gegenmassnahme nicht das erwartete Ergebnis liefert, müssen Sie den Prozess wiederholen.
Wenn Sie sich jedoch auf den Prozess konzentrieren und nicht auf das Ergebnis, können Sie dies als Standard für die Zukunft nutzen und für Besprechungen ausdrucken, um es zu überprüfen usw.
Wann und wie werden Gegenmassnahmen überprüft?
Gegenmassnahmen müssen in Ihre Hoshin-Kanri-Managementmethode integriert werden.
Beachten Sie daher diese Vorschläge für die Häufigkeit und Durchführung von Überprüfungssitzungen für Gegenmassnahmen:
- Es müssen monatliche Einsatzbesprechungen stattfinden, eine pro x-Matrix-Ebene (Erfahren Sie mehr über die X-Matrix).
- Eine datengestützte Analyse ist obligatorisch, wobei der Schwerpunkt auf den Leistungsniveaus und deren Verbesserung auf der Grundlage von Daten liegen muss, nicht auf einer narrativen Diskussion.
- Die Fälligkeitstermine und die Zuständigkeit für die Gegenmassnahmen bestimmen, was in jeder Sitzung überprüft wird und wer anwesend sein sollte. Dies sollten die Verantwortlichen für die Massnahmen und alle wichtigen Stakeholder sein, die sie unterstützen.
- Gegenmassnahmen-Tools wie die 5-Why-Methode, Wertstromanalyse und Pareto-Diagramm werden in die Sitzung eingebracht, um die Festlegung der Gegenmaßnahmen zu unterstützen.
Ist eine Kultur der Gegenmassnahmen das richtige Ziel?
Diese Frage bleibt hier offen.
Für diejenigen, die sich eine kurzfristige Sicht auf den Erfolg von Hoshin wünschen, wird dies eine Andeutung bleiben.
An dies als den Weg in die Zukunft zu glauben, ist in Bezug auf die Überprüfung von Hoshin fehlgeleitet.
Der Wert von Hoshin lässt sich nicht in kurzen Schritten erkennen. Ähnlich wie das Leben nicht in 12-Monats-Zyklen funktioniert, wird der Wert erst durch kontinuierliche Umsetzung sichtbar.
Und dieser Wert entsteht durch die Entwicklung und Umsetzung von Gegenmassnahmen. Auf diese Weise fördern Sie Eigenschaften wie Geduld, Offenheit, Lernbereitschaft, Zusammenarbeit und Teamgeist. Das ist die Kultur der Gegenmassnahmen.
Dies sind Messgrössen, die über die traditionellen, kurzfristigen Kennzahlen hinausgehen, die wir als Grundpfeiler unserer täglichen Arbeit betrachten.
Mit einer Kultur der Gegenmassnahmen kann sich Ihr Unternehmen auf Durchbrüche konzentrieren, die naturgemäss nicht ohne Weiteres und in kurzer Zeit zu erreichen sind.
In der Tat kann unser tägliches Projektmanagement und unser Tagesgeschäft insofern von Hoshin profitieren, als Gegenmassnahmen in Betracht gezogen werden. Wir befürworten dies ausdrücklich, jedoch müssen Ihre Transformationsbemühungen weiterhin darauf ausgerichtet sein, langfristige, paradigmenverändernde Verhaltensweisen zu schaffen.
Und vor allem wird ihr Erfolg daran gemessen, ob sie Ihren Kunden einen Mehrwert bieten und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen seine bestehende Marktposition behauptet und sogar ausbaut.
Denken Sie daran: Sie können ein langfristiges Ziel nicht mit Kurzsichtigkeit messen. Punkt.
