Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist nicht nur teuer, sondern auch Zeit intensiv und braucht Geduld. Ein Einstellungsprozess hilft den Auflauf effizient, fair und schnell zu organisieren. Lernen Sie in diesem Artikel was ein Einstellungsprozess ist und wie Sie diesen als KMU digital abbilden können.
Was ist ein Einstellungsprozess?
Die genaue Definition eines Einstellungsprozesses ist die folgende:
“Der Einstellungsprozess bezieht sich auf den Prozess der Suche, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen.”
Damit ein Unternehmen diese drei wichtigen Elemente des Einstellungsverfahrens erfolgreich und effizient durchführen kann, ist es wichtig, alle erforderlichen Schritte koordiniert zu befolgen. Bevor wir jedoch alle wichtigen Schritte aufzählen, sollten wir auf einige der häufigsten Fragen zum Einstellungsprozess eingehen.
Schritte des Einstellungsprozesses
Nachdem Sie Ihren Einstellungsplan erstellt haben Einstellungsplan ist es an der Zeit, die wichtigsten Schritte des Einstellungsprozesses. Da es bereits eine Reihe von Artikeln mit langen Listen von Schritten gibt, die Sie bei der Einstellung eines neuen Bewerbers befolgen sollten, konzentrieren wir uns in diesem Artikel auf die fünf wichtigsten Schritte, die Sie immer im Kopf haben sollten.
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1. Ermittlung des Einstellungsbedarfs
Der Titel dieses Schrittes sagt eigentlich schon alles. Bevor Sie sich entscheiden neue Stellen zu besetzen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, ob es sich um eine neu zu besetzende Stelle handelt oder ob Sie Ihr Unternehmen in eine bestimmte Richtung erweitern wollen. Diese Entscheidung hängt letztlich von den Bedürfnissen und Anforderungen der Unternehmensleitung ab. Daher ist die Ermittlung des Einstellungsbedarfs eines der wichtigsten Elemente in Ihrem Einstellungsplan.
2. Erstellung eines Rekrutierungsplans
Nachdem Sie den Bedarf Ihres Unternehmens sorgfältig geprüft haben und zu dem Schluss gekommen sind, dass tatsächlich ein Bedarf an neuen Mitarbeitern besteht, sollten Sie einen detaillierten Einstellungsplan. Dieser Schritt kann, wenn er richtig ausgeführt wird, alle folgenden Schritte systematisch und sinnvoll leiten. Die Erstellung eines detaillierten Rekrutierungsplans ermöglicht es Ihnen, den aktuellen und zukünftigen Bedarf Ihres Unternehmens zu ermitteln und eine Richtung vorzugeben, in der Ihre Einstellungsstrategie gehen wird. In einem Einstellungsplan sollten Sie die Stellen festlegen, die Sie besetzen möchten, den genauen Zeitpunkt, zu dem Sie diese Stellen besetzen möchten, eine Vorstellung davon haben, wie Sie Ihre Stellen ausschreiben möchten, und schließlich alle Schritte festlegen, die Ihre Bewerber durchlaufen, sobald sie den Wunsch äußern, für Ihr Unternehmen zu arbeiten.
3. Werbeplan
Einer der wichtigsten Schritte im Einstellungsprozess ist die Erstellung eines Ausschreibungsplan für alle Stellen, die Sie zu besetzen gedenken. Nachdem Sie eine aussagekräftige Stellenbeschreibung verfasst haben, ist es an der Zeit, mit der Werbung zu beginnen! Ein gründlicher Stellenausschreibungsplan stellt sicher, dass Sie rechtzeitig mit der Ausschreibung beginnen und die richtigen Botschaften verbreiten, um eine große Zahl geeigneter Bewerber anzuziehen. Ihre Stellenanzeigen sollten auf verschiedenen Stellenbörsen (indeed.com, jobs.ch, my.viw.ch usw.) und Social-Media-Plattformen veröffentlicht werden, um Ihre Botschaft ausreichend zu verbreiten. Je nach Art der Stelle, die Sie besetzen wollen, können Sie für jede Branche spezielle Plattformen in Betracht ziehen. Alle zusätzlichen Werbeanstrengungen und klug eingesetzten Budgets werden sich auf die Qualität der Bewerber auswirken, die sich auf Ihre Stellen bewerben werden.
4. Ein abgerundetes Bewerbererlebnis
Ohne ein standardisiertes Einstellungsverfahren und die Beachtung aller Schritte der Einstellungspipeline ist es schwierig, eine möglichst effiziente und erfolgreiche Einstellung durchzuführen. Daher sollten Sie bei der Einstellung neuer Talente auf jeden Fall spezifische Pipelines für bestimmte Positionen oder Branchen erstellen, die Sie einstellen, und Ihren Bewerbern dieselbe Erfahrung bieten. Ein solches standardisiertes Verfahren erleichtert es Ihnen, qualifizierte Bewerber nach denselben Kriterien zu beurteilen und erhöht die Erfahrung der Kandidaten. Jeder, der sich für eine Stelle in Ihrem Unternehmen bewirbt, weiss dann, was ihn erwartet, was sich letztlich auf Ihre employer Brand, zu deutsch Ihrer Arbeitgebermarke widerspiegelt. Sobald Sie alle Schritte festgelegt haben, die ein Bewerber durchlaufen muss, um eingestellt zu werden (ein oder zwei Vorstellungsgespräche, eine schriftliche Beurteilung usw.), sollten Sie sicherstellen, dass diese Schritte für jeden einzelnen Bewerber eingehalten werden.
5. Einarbeitung (Onboarding)
Schritt für Schritt haben wir die letzte Phase Ihres Einstellungsprozesses erreicht: den Onboarding-Prozess. Sobald Ihr Bewerber das Angebot angenommen hat, können Sie mit dem Onboarding beginnen. Im Rahmen des Onboarding-Prozesses sollte der Bewerber die Kultur des Unternehmens kennenlernen, in das er eintritt, seine Kollegen kennenlernen und sich mit der Arbeit vertraut machen, die er ausführen wird. Der Einarbeitungsprozess kann mit dem Tag beginnen, an dem der Bewerber das Angebot annimmt, und kann bis zu ein oder zwei Monate dauern, bis er seine Arbeit aufgenommen hat. Durch ein betreutes und engagiertes Onboarding lernen sowohl Sie als auch Ihr neuer Mitarbeiter einander kennen und sind in der Lage, die Erwartungen zu erfüllen.
Welche Einstellungskennzahlen benötigen Sie, um Ihren Einstellungsprozess zu optimieren?
Bei der Einstellung neuer Talente geht es den Personalverantwortlichen nicht nur darum, den Überblick über die wichtigen Schritte zu behalten, die innerhalb jedes Einstellungsprozesses unternommen werden sollten, sondern auch um die Bewertung wichtiger Einstellungskennzahlen. Ohne ein klares Verständnis für alles, was innerhalb eines Prozesses gemessen werden sollte, gibt es keine Möglichkeit, dessen Erfolg angemessen zu bewerten. Aus diesem Grund werden wir im Folgenden einige der wichtigsten Kennzahlen des Einstellungsprozesses vorstellen.
1. Was ist der Unterschied zwischen Time-to-Hire und Time-to-Fill?
Eine der häufigsten Verwirrungen, die uns bei der Terminologie begegnen, ist die Definition des Unterschieds zwischen “time to fill” und “time to hire”. Vor allem unterscheiden sich die Begriffe in der Perspektive, aus der der Einstellungsprozess betrachtet wird. Mit anderen Worten, Zeit bis zur Einstellung bezieht sich auf den Prozess von dem Moment an, in dem ein Bewerber in den Einstellungsprozess eintritt, bis er das Angebot annimmt. Auf der anderen Seite Zeit bis zur Besetzung den Zeitraum, der mit dem ausdrücklichen Bedarf des Unternehmens an einer bestimmten Stelle (und einer Stellenausschreibung) beginnt, bis ein Bewerber ein Angebot annimmt.
2. Wie lange dauert der Einstellungsprozess?
Die Langlebigkeit jedes Einstellungsverfahrens hängt von mehreren Faktoren ab. Laut einem Bericht von Glassdoor-Wirtschaftsforschung dauert der durchschnittliche Einstellungsprozess in den USA 23 Tage, in der Schweiz 7-12 Wochen. Je nach Branche oder Art der Stelle, für die Sie sich bewerben, kann es zwischen 14 Tagen und 4 Monaten von dem Tag, an dem Sie Ihre Bewerbung eingereicht haben, bis zum Tag Ihres Arbeitsantritts dauern.
Wenn Sie eine Stelle ausschreibe möchten, die weniger Beurteilungen und mehr praktische Fähigkeiten erfordert (z. B. in Restaurants oder Bars), kann das Verfahren recht schnell ablaufen. Fällt Ihre Stelle jedoch in die Kategorie der hochqualifizierten Führungspositionen, können Sie mit einer Verfahrensdauer von bis zu 6 Monaten rechnen. Denn entsprechende Leute müssen evtl. zu erst Ihren Job künden und allenfalls kann auch noch ein Wartezeit vertraglich geregelt sein, welche es dem Kandidaten nicht erlaubt während 1-3 Monaten eine neue Stelle anzutreten.
3. Wie misst man die Time-to-Hire?
Um die Kosten für jede Einstellung erfolgreich und genau zu messen, ist es wichtig, dass Sie genau wissen, wie lange Sie für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters benötigen. Neben den Einstellungskosten erfahren Sie auch, wie lange Ihre Personalabteilung im Durchschnitt für eine Einstellung benötigt. Auf diese Weise können Sie spezifische Erwartungen an alle, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, formulieren und steuern.
Deshalb stellen wir Ihnen die folgenden Gleichungen für einen erfolgreichen Einstellungsprozess vor.
Time-to-Hire
Wenn wir den Tag, an dem Sie Ihre Stellenanzeige veröffentlicht haben, als Tag 1 bezeichnen und der Kandidat, den Sie schließlich nach 30 Tagen einstellen, sich am Tag 15 auf die Stelle bewirbt, ergibt die korrekte Berechnung der Zeit bis zur Einstellung in dieser Situation 30 – 15 = 15 – was bedeutet, dass die Zeit bis zur Einstellung in diesem Fall 15 Tage betrug.
Mit anderen Worten, Zeit bis zur Einstellung für eine bestimmte Stelle errechnet sich aus der Zeit, die die Stelle offen war, bevor sie besetzt wurde, abzüglich des Tages, an dem der eingestellte Bewerber in Ihre Einstellungspipeline aufgenommen wurde.
Gleichung:
Time-to-Hire= Gesamtzahl der Tage, an denen die Stelle offen war – Der Tag, an dem der eingestellte Bewerber in die Pipeline aufgenommen wurde
Durchschnittliche Time-to-Hire
Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie lange Ihre Personalabteilung im Durchschnitt für die Einstellung von Bewerbern benötigt, ist es außerdem sinnvoll, die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung. Wenn Sie eine größere Anzahl verschiedener Einstellungszeiten für ähnliche Positionen addieren und diese Zahl durch die Gesamtzahl der Positionen teilen, für die Sie die Einstellungszeit berechnet haben, erhalten Sie Ihren Durchschnittswert.
Genauer gesagt, hier ist die genaue Gleichung:
Durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung= (Zeit bis zur Einstellung 1 + Zeit bis zur Einstellung 2 + Zeit bis zur Einstellung 3… Zeit bis zur Einstellung N) / N Zeit bis zur Einstellung
Fazit:
Um den Einstellungsprozess effektiv und effizient zu gestalten helfen Software Applikationen wie Zoho Recruit, hier sehen sie schnell alle Ihre Stellen und können diese digitale auf verschiedenen Portalen kommunizieren. Alle Bewerbungen sind übersichtlich dargestellt und Sie haben volle Transparenz. Die Time to hire wird reduziert und Sie sparen Zeit, Nerven und Geld.
