Wie Sie Ihre e-Mail Marketingstrategie für Veranstaltungen planen

Eine gute E-Mail-Marketingstrategie für Veranstaltungen ist wichtig. Sie kann Ihrer Veranstaltung helfen, die Anmelde- und Teilnehmerzahlen zu steigern. Auch wenn es sich überwältigend anfühlen mag, ist die Entwicklung einer automatisierten E-Mail-Marketingstrategie für Veranstaltungen Ihre beste Chance, personalisierte Nachrichten in großem Umfang zu verbreiten. 

Außerdem ist es mit CRM-Tools wie Zoho CRM oder Microsoft Dynamics (teuer) ganz einfach. Sie müssen lediglich einen automatisierten Workflow erstellen, der sich dann um Ihre E-Mail-Marketingaktivitäten kümmert. Aber es kann noch mehr als das. Sie können Kontakte zu Ihren Listen hinzufügen und entfernen, neue Zielgruppen erschließen und Ihre E-Mail-Abonnements verwalten.

Wie Sie Ihre E-Mail-Marketingstrategie für Veranstaltungen planen

Marketing Automatisierung ist unerlässlich für die Durchführung von Event-Marketing-Kampagnen in großem Umfang. Sie sorgt auch dafür, dass niemand übersehen oder doppelt getroffen wird. 

vFaires hat via Linkedin seine Eventveranstalter Community gefragt “Wie wichtig ist E-Mail-Marketing für deine Event-Marketing-Strategie?” und 72% sagen sehr wichtig.

Was ist ein Workflow?

Ihr Marketing-Automatisierungstool wird als “Workflow” bezeichnet. Dabei handelt es sich um eine Reihe von automatisierten Aktionen, die durch das Verhalten einer Person oder durch Kontaktangaben ausgelöst werden. Dies ist eine sehr menschliche und hilfreiche Erfahrung, die Sie Ihren Kontakten bieten. Und doch tun Sie es in großem Umfang. Sie können damit verschiedene Ziele für Ihr Unternehmen erreichen, z. B. Lead Nurturing oder Vermarktung Ihrer virtuellen Veranstaltung!

Um zu verstehen, wie Sie Ihre E-Mail-Workflows für Veranstaltungen planen können, haben wir einige hilfreiche Tipps zusammengestellt.

E-Mail-Marketingstrategie für Veranstaltungen

Segment nach Nutzern

Segmentierungslisten funktionieren, weil sie ein individuelles Erlebnis über ein Massenmedium bieten.

Sie können Inhalte für verschiedene Nutzer erstellen und sie in Stapeln versenden. Dies erhöht die Chance, die Konversionsrate Ihrer E-Mails zu steigern. Je mehr etwas auf jemanden zugeschnitten ist, desto größer ist sein Interesse. Das Tolle an CRM-Software ist, dass sie auf jedes von Ihnen erstellte Segment eingehen kann.

Sie müssen über Ihre Kontaktliste Kontaktprofile erstellen. Es ist wichtig, dass Sie alle Ihre Kontakte segmentieren. So erhält jeder Benutzer unterschiedliche Arten von Nachrichten oder Aufforderungen zum Handeln. Ihre derzeitigen Kunden könnten zum Beispiel davon profitieren, mehr über Ihre Veranstaltungs-Updates oder Werbeangebote zu erfahren. Neue Zielgruppen hingegen müssen wissen, wie sie von Ihrer Veranstaltung profitieren können oder was sie zu erwarten haben. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Nutzer segmentieren können:

1. Demographische Daten

Es werden sich verschiedene Arten von Personen anmelden. Es ist immer gut, nach Geschlecht, Alter, Einkommen, Heimatstadt usw. zu segmentieren. Auf diese Weise können Sie Ihr Publikum und dessen Interessen ermitteln. So können Sie Ihre E-Mail-Marketingstrategie für Veranstaltungen entsprechend ausrichten. 

Die Bekleidungsmarke Johnny Cupcakes hat ihre Liste einfach nach Geschlecht aufgeschlüsselt. Johnny Cupcakes eine um 42 % höhere Klickrate, 123 % mehr Konversionen und eine Umsatzsteigerung von 141 % durch ihre E-Mail-Kampagne.

So können Sie Daten segmentieren:

i) Geschlecht – Frauen möchten vielleicht etwas von Ihrer Veranstaltung haben, was für Männer nicht in Frage kommt. Bei einer virtuellen Einzelhandelsmesse würden sich beispielsweise die Produkte für Männer und Frauen unterscheiden.

ii) Ort – Vielleicht ist Ihre Veranstaltung eine gemischte Veranstaltung. Es wäre hilfreich zu wissen, wo sich einige Ihrer Anmeldungen befinden. Ihr E-Mail-Marketing könnte dann Personen in der Nähe dazu ermutigen, die Veranstaltung persönlich zu besuchen. 

iii) Berufsbezeichnung – Jemand auf Führungsebene hat vielleicht andere Vorteile oder andere Zugangsberechtigungen für Ihre Veranstaltung. Vielleicht ist ein bestimmter Hauptredner für sie relevanter. Praktikanten und andere Mitarbeiter haben möglicherweise andere Möglichkeiten. Sie könnten von verschiedenen Netzwerkfunktionen. Sie werden diese Segmente nicht persönlich ansprechen, warum sollten Sie das also per E-Mail tun?

iv) Alter – Dies wird Ihnen helfen, verschiedene Zielgruppen zu segmentieren. Altersgruppen bestimmen, ob die Altersgruppe Millennials, Gen-Z oder sogar Babyboomer umfasst. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Veranstaltung per E-Mail vermarkten, muss für jede Zielgruppe anders sein. Millennials haben ganz andere Interessen als die Generation Z. Wenn Sie die gleiche E-Mail an alle senden, wird dies nur einer oder zwei Gruppen nützen.  

2. E-Mail-Abonnenten

Wahrscheinlich haben Sie bereits eine Gruppe von Kontakten in Ihre E-Mail-Liste eingetragen, die Sie mit einem regelmäßigen Newsletter verschicken. Wie würden Sie ihnen Ihre Veranstaltung verkaufen? Sie können Werbeangebote oder Rabattcodes als Anreize anbieten. 

Diese Personen können jedoch bestimmte Kriterien für Ihre Veranstaltung erfüllen oder auch nicht. Möglicherweise müssen Sie einige Optionen herausfiltern und sehen, für welche Abonnenten Ihre Veranstaltung am relevantesten ist. Möglicherweise gibt es einige Abonnenten, die sich dafür entschieden haben, für virtuelle Veranstaltungen aktualisiert zu werden, und andere, die dies nicht getan haben. Ihr CRM bietet Filteroptionen, mit denen Sie diese Personen finden können.

Kontakteigenschaften können Informationen wie das Lebenszyklus-Stadium, die Berufsbezeichnung oder den Kontaktinhaber enthalten. Dies kann Ihnen dabei helfen, unterschiedliche E-Mails und Nachrichten an Personen mit dem Titel “Koordinator” und an Personen mit dem Titel “CEO” zu senden.

3. Zeitpunkt der Registrierung

Vielleicht möchten Sie wissen, welche Nutzer sich am weitesten zurück angemeldet haben. Frühere Anmelder müssen beschäftigt werden, um ihr Interesse aufrechtzuerhalten. Schließlich müssen Sie sie von einem Anmelder in einen Teilnehmer umwandeln, wenn die Veranstaltung beginnt. Dies kann der Fall sein, um ihnen Erinnerungen und Rabatte zu schicken oder um sie bei der Stange zu halten. Je nachdem, wie Sie Ihre Veranstaltung vermarkten und wie Sie mit Ihrem Publikum in Kontakt treten wollen, ist dies eine gute Möglichkeit, Ihr E-Mail-Marketing für Veranstaltungen strategisch zu planen. Sie können Personen, die innerhalb bestimmter Tage ein Anmeldeformular ausgefüllt haben, in Ihrer CRM-Software nach Datum eingrenzen. Sie können Ihren Workflow nach Personen verfeinern, die in den letzten 30 Tagen ein Formular ausgefüllt haben.

4. Art der Industrie / Branche

Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen aus verschiedenen Bereichen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, ist hoch. Stellen Sie bei der Anmeldung sicher, dass Sie ein Feld für die jeweilige Branche haben. So können Sie E-Mails versenden, die für die jeweilige Branche relevant sind. So können Sie zum Beispiel Ihre Jobmesse leichter an verschiedene Branchen vermarkten. Wie könnte jeder Bereich von einer virtuellen Jobmesse profitieren, und wie können Sie dies in jeder Marketing-E-Mail zum Ausdruck bringen.

Vielleicht verfügt Ihre bestehende Liste über Informationen, die Sie ebenfalls verwenden können. Unternehmenseigenschaften können Informationen wie die Anzahl der Mitarbeiter, den Standort des Unternehmens, die Unternehmenstätigkeit usw. enthalten. Sie könnten diese Informationen nutzen, um bestimmte Branchen an bestimmten Orten anzusprechen.  

5. User Journey 

Manchmal ist es wichtig zu wissen, in welchem Stadium sich Ihre Teilnehmer am Tag der Veranstaltung befinden. Veranstaltungsplattformen wie vFairs haben E-Mail-Funktionen, mit denen Sie Benutzersegmente erstellen. Zum Beispiel die angemeldeten und nicht angemeldeten Teilnehmer. Sie können Erinnerungs-E-Mails an diejenigen senden, die noch nicht eingeloggt sind. Oder Sie können Ankündigungen über bestimmte Veranstaltungsaktivitäten senden. 

Wenn Sie jedoch ein Tool wie Zoho CRM verwenden, können Sie nach noch mehr Nutzertypen segmentieren. Zum Beispiel nach denjenigen, die auf eine frühere E-Mail geklickt haben, und denjenigen, die das nicht getan haben. Dies kann sehr hilfreich sein, um maßgeschneiderte Nachrichten für die verschiedenen Kontakttypen zu erstellen und sie gezielt zum Handeln zu bewegen.

So kann es beispielsweise vorkommen, dass jemand während Ihrer Veranstaltung Artikel in seinen Warenkorb gelegt, den Kauf aber nicht abgeschlossen hat. Eine E-Mail, die sie daran erinnert, dass ihr Einkaufswagen voll ist, kann sie dazu bringen, ihren Kauf abzuschließen.

Zufriedenheit mit dem Webshop oder Kundendienst kann ebenfalls automatisiert abgefragt werden und wieso die Zufriedenen Kunden nicht auch mal zu einem Event einladen?

6. Richtiges Timing für Ihre Kampagnen

Das Geheimnis des Erfolgs von Event-E-Mail-Marketing liegt im richtigen Timing, damit es weder zu früh noch zu spät ist. Wenn Sie Ihre E-Mail-Kampagne zu früh starten, laufen Sie Gefahr, die Aufmerksamkeit der Zielgruppe während der Wartezeit zu verlieren. Wenn Sie hingegen zu lange damit warten, gehen Ihnen möglicherweise wertvolle Leads verloren, weil die Reichweite der Kampagne zu gering ist.

Als Faustregel empfehlen wir, die Landing Page für Ihre virtuelle Veranstaltung 4 bis 6 Wochen vor dem Starttermin einzurichten und alle Marketingmaßnahmen einzuleiten. So hat sie den idealen Platz auf dem Radar Ihrer potenziellen Teilnehmer, um Anmeldungen zu fördern und die gewünschte Aufmerksamkeit zu erregen. Selbst wenn die virtuelle Umgebung für Ihre Veranstaltung noch nicht eingerichtet ist, besteht kein Grund zur Sorge. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Datenverkehr von der E-Mail zu den Anmeldeseiten zu leiten, um Leads in tatsächliche Teilnehmer umzuwandeln und zu betreuen. Eine e-Mail Marketingstrategie für Veranstaltungen kann laufend erweitert werden, wichtig aber ist Kunden die wollen frühzeitig zu sammeln.

Bringen Sie Ihre E-Mail-Marketing-Kampagnen für Veranstaltungen auf die nächste Stufe

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, die Sie bei der Erstellung Ihrer automatisierten E-Mail-Marketingkampagne beachten sollten.

1. Personalisieren Sie Ihre Nachricht

Eine der wichtigsten Regeln bei der Entwicklung einer großartigen E-Mail-Marketingkampagne ist es, an den Empfänger zu denken. Viele Vermarkter erzielen keine guten Ergebnisse, weil sie die Bedeutung der Personalisierung und des menschlichen Elements vernachlässigen. Eine Massen-E-Mail kann wie Spam aussehen und gelesen werden und wird höchstwahrscheinlich ignoriert werden.

Wenn Sie eine E-Mail für den Empfänger personalisieren, steigert dies sofort das Engagement. Die Leute hören Ihnen eher zu, wenn sie denken, dass Sie sie direkt ansprechen. Die richtige E-Mail-Marketingkampagne konzentriert sich mehr auf die Menschen als auf die großen Zahlen. 

Hier ein Beispiel aus einer E-Mail-Marketingkampagne, die den Namen des Teilnehmers bereits im Betreff verwendet wird.

2. Verwenden Sie einprägsame E-Mail-Betreffzeilen und lebendige Inhalte

Jede Art von Publikum hat ihre eigenen Interessen. Ihre E-Mail-Betreffzeilen müssen einprägsam genug sein, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Etwas, das Dringlichkeit, Neugierde und Angebote erzeugt. Ebenso werden helle und farbenfrohe Inhalte mit positiver Sprache für Einzelpersonen einladender sein. 

Hier sind unsere Vorschläge für Betreffzeilen, die Ihr Publikum zum Öffnen Ihrer Nachricht motivieren:

• Verwenden Sie eine handlungsorientierte Sprache: Machen Sie Ihrem Publikum klar, welche Maßnahmen es nach dem Öffnen der E-Mail ergreifen sollte. Wenn Sie FOMO (Fear of Missing Out – Angst, etwas zu verpassen) hervorrufen, erhalten Sie Bonuspunkte, zum Beispiel: “Verpassen Sie nicht das Recruiting-Event des Jahres!“, “Nehmen Sie an der ABC Career Fair 2023 teil“. 
• Personalisieren: Die Personalisierung von Betreffzeilen hat sich zu einer neuen Methode entwickelt, um Zielgruppen zu gewinnen. Eine E-Mail mit einer Betreffzeile, die zum Beispiel lautet: “(Vorname), sind Sie bereit, Top-Talente einzustellen?”, klingt gezielter, exklusiver und ist ein überzeugender Grund, die Nachricht zu öffnen.
• Zeigen Sie den Wert, den Sie bieten: Wenn Ihr E-Mail-Inhalt darauf abzielt, Aussteller zu ermutigen, sich für eine bevorstehende virtuelle Messe sollte Ihr Betreff die gleiche Aktion widerspiegeln. Zum Beispiel: “Steigern Sie Ihren Umsatz auf der XYZ Trade Show 2023” ist eine bessere Betreffzeile als “Besuchen Sie die XYZ Trade Show“.

Drip-Marketing ist eine Kommunikationsstrategie, bei der eine Reihe von vorformulierten Nachrichten über einen bestimmten Zeitraum an Kunden oder potenzielle Kunden verschickt wird (Drips). Ein Power Instrument im Rahmen der e-Mail Marketingstrategie für Veranstaltungen. Da Sie nun eine Vorstellung davon haben, wie Sie Ihre Nutzer segmentieren können, erfordert die Werbung für Ihre Veranstaltung eine Drip-E-Mail-Kampagne.

Um das Interesse Ihrer Teilnehmer zu wecken und die Teilnahme an der Veranstaltung sicherzustellen, müssen Sie bei den Grundlagen beginnen – Ihren Kerninhalten. Ihre potenziellen Kunden möchten ein klares Bild davon bekommen, welchen Nutzen sie aus der Anmeldung und der Teilnahme an Ihrer bevorstehenden virtuellen Veranstaltung ziehen können, und deshalb ist es wichtig, sie zu verlocken, um Anmeldungen zu erhalten. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um Ihre Zielgruppen zu identifizieren und herauszufinden, wie Sie auf deren Probleme eingehen können. Zu den bewährten Verfahren, die wir Ihnen empfehlen, gehören:

• Stellen Sie sicher, dass der Vorschautext der E-Mail unwiderstehlich ist
• Verwenden Sie kurze Absätze (idealerweise ein Hauptgedanke pro Absatz, z. B. eine Einleitung, in der die Veranstaltung/das Datum/die Uhrzeit, die Hauptattraktionen für Besucher und die Anmeldemodalitäten hervorgehoben werden).
• Verwenden Sie keinen Text in Großbuchstaben, E-Mail-Marketing muss immer höflich sein
• Sprechen Sie Ihre Zielgruppe an – es versteht sich von selbst, dass die Segmentierung Ihrer E-Mail-Liste, um die richtigen Personen anzusprechen, immer zu besseren Kampagnenergebnissen führen wird. Achten Sie jedoch besonders auf die Probleme, die Ihre Veranstaltung für sie lösen wird. Bieten Sie zum Beispiel eine Plattform mit Top-Arbeitgebern? Das Branding von Unternehmen verbessern? Laden Sie Hauptredner ein, die Expertenmeinungen zu wichtigen Themen abgeben. Machen Sie ein Brainstorming über Ihre Nische, um diese in Ihre Kommunikation einzubeziehen.
• Vermeiden Sie es, langweilig zu sein: Eine einprägsame E-Mail kann dazu beitragen, dass mehr Anmeldungen eingehen, also überlegen Sie sich, wie Sie beim Leser einen Eindruck hinterlassen können.
• Bieten Sie Belohnungen für die Anmeldung an: Das Publikum liebt Werbegeschenke. Wenn Sie Inhalte als Belohnung anbieten, z. B. ein kostenloses E-Book oder einen Produkttest, können Sie sicher sein, dass Sie die Anmeldungen für Ihre Veranstaltung wie keine andere Strategie, die Sie ausprobiert oder getestet haben, steigern.

Bonus-Tipp: Vergessen Sie nicht einen starken CTA (Call-to-action)! Ein magnetischer CTS, der auffällig und praktisch nicht zu übersehen ist, ist das, was Ihr Publikum auf Ihre Landing Page lockt. Zum Beispiel: “Ja, ich möchte mich jetzt anmelden“, oder “Melden Sie sich für den kostenlosen Zugang zu einer Veranstaltung an“.

3. E-Mail-Drip-Kampagnen erstellen

Sie werden mit jedem Nutzertyp entsprechend kommunizieren wollen. Dazu müssen Sie gründliche Nachforschungen anstellen und im Voraus planen. Möglicherweise gibt es für jedes Nutzersegment unterschiedliche Handlungsaufforderungen und damit unterschiedliche E-Mails, die Sie in Ihrem Arbeitsablauf einrichten müssen. CRMs ermöglichen es Ihnen, E-Mails zu bestimmten Zeiten und Daten für jedes Segment zu versenden. Sie müssen lediglich eine “Verzweigungslogik” erstellen, damit die automatisierten E-Mails an die einzelnen Nutzer gesendet werden, wenn diese sich aufteilen. Eine e-Mail Marketingstrategie für Veranstaltungen ist zwar einmalig ein gewisser Aufwand, aber kann von Event zu Event wieder verwendet werden.

Einige Dinge, die Sie bei der Durchführung Ihrer Kampagne beachten sollten:

1. Beginnen Sie mit Vorab-E-Mails. Sie bauen einen Hype für Ihre Veranstaltung auf und senden Details über die Veranstaltung, den Veranstaltungsort oder was Sie erwartet.
2. Versenden Sie im Vorfeld der Veranstaltung Informations-E-Mails, um die Zahl der Anmeldungen zu erhöhen. Je mehr Menschen von einer Veranstaltung wissen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie teilnehmen.
3. Verschiedene E-Mail-Marketing-Tools können das Engagement steigern. Verbreiten Sie die Nachricht über Ihre Veranstaltung.

4. Anpassen Ihrer E-Mail

Sobald Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums mit der Betreffzeile geweckt haben, sollte der Text der E-Mail Ihr nächster großer Schwerpunkt sein. Das Versenden langweiliger E-Mails aus Gmail oder Outlook wird nicht das bringen, was Sie wollen. Veranstaltungsplattformen oder schlagkraftige CRM Lösungen bieten visuelle Editoren für die Gestaltung individueller E-Mails für Ihre Startkampagnen. Der E-Mail-Builder in Zoho Campaigns ist eines der am einfachsten zu bedienenden Tools, mit dem Sie innerhalb weniger Minuten eine neue E-Mail-Vorlage entwerfen können. Das Tool verwendet einfache Drag-and-Drop-Funktionen, mit denen Sie die gesamte E-Mail anpassen können.

Sie können also Logos, Bilder, Banner usw. hinzufügen, um Ihren E-Mails etwas Pep zu verleihen. Der E-Mail-Builder ermöglicht Ihnen auch die Verwendung von Vorlagen, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen. Eine komplett weiß beschriftete E-Mail-Kampagne kann sehr viel attraktiver und professioneller aussehen.

5. A/B-Tests durchführen

A/B-Tests sind ein bewährtes Mittel um festzustellen, wie die einfachsten Änderungen an Ihrem E-Mail-Marketing-Inhalt die Konversions- und Anmeldezahlen erhöhen können. Indem Sie Veranstaltern die Möglichkeit geben, zu testen, welche Inhalte, Bilder, Designs oder Betreffzeilen am besten funktionieren, können Sie Ihr Publikum anziehen und binden.

Der Einsatz von A/B-Tests hilft bei der Ermittlung der besten E-Mail-Kampagne, die den maximalen Besucherverkehr auf die Landing Page Ihrer Veranstaltung bringt. Marketing-Tools wie Zoho Campaigns sind sehr nützlich für A/B-Tests verschiedener Betreffzeilen und E-Mail-Versionen. Werden Sie kreativ und experimentieren Sie herum, um zu sehen, wie Sie die Reichweite und die Konversionsraten Ihrer E-Mail-Kampagne verbessern können.

6. Schaffen Sie Interesse für Ihre Veranstaltung

Vielleicht möchten Sie im Rahmen einer Einführungskampagne einen Vorgeschmack geben. Dies könnte einige Personen, die bereits in Ihrer Kontaktliste stehen, anlocken. Neugierde ist der Schlüssel, und gut kuratierte Inhalte können dies bei Ihrem Publikum bewirken. Sie können einige Details über die Veranstaltung mitteilen, über das, was kommt, und was man von der Veranstaltung erwarten kann. Sie können es einfach halten, aber Sie können durch einen dynamischen Ansatz mehr Interesse wecken. 

7. Erstellen Sie mobilfreundlichen Inhalt

81% der E-Mails werden zuerst auf Smartphones geöffnet, sofern Sie nicht eine B2B Zielgruppe haben. Die E-Mail-Marketinglandschaft verändert sich. Es ist wichtig, Kampagnen auf die Lesepräferenzen der Kunden abzustimmen. Alle Inhalte sollten mobilfreundlich sein. Wenn Sie einen bestimmten Aufruf zum Handeln gemacht haben, sollten alle Schaltflächen und ausgehenden Links für Ihre Nutzer sichtbar sein. 

8. Ermutigen Sie die Nutzer, Ihre Veranstaltung zu teilen

Sie können bestimmte Benutzer haben, die Ihre Details über Ihre Veranstaltung weitergeben. Sie können sie einfach bitten, während des Anmeldevorgangs weitere E-Mail-Adressen anzugeben. Wenn sie das tun, kann dieser Nutzer im Workflow segmentiert werden. Schließlich könnten sie einen Promo-Code oder ein Rabattangebot erhalten. Der Workflow wird auch einen Strom neuer Benutzer erhalten. Diese Personen wissen wahrscheinlich nicht viel über Ihre Veranstaltung und bekommen eine Einladungs-E-Mail geschickt.

9. Kennen Sie Ihr Publikum

Die richtige Zielgruppe ist eines der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale für eine erfolgreiche E-Mail-Marketingkampagne. Das erprobte Zoho Campaigns E-Mail-Marketing-Tool kann Ihnen auch hier helfen. Wenn Sie planen, Veranstaltungsankündigungen zu verschicken, kann Ihr Publikum groß sein. Ihr Hauptziel ist es, so viele Menschen wie möglich zu erreichen und sie über Ihre Veranstaltung zu informieren. E-Mails für Anmeldebestätigungen, Erinnerungen vor Beginn eines Webinars oder Danksagungen können jedoch bestimmte Empfänger haben. In diesem Fall möchten Sie nur Personen anschreiben, die sich bereits für Ihre Veranstaltung angemeldet haben und eine Teilnahme planen.

Das erstaunliche E-Mail-Marketing-Tool von vFairs ermöglicht es Veranstaltern, E-Mail-Listen für bestimmte Zielgruppen zu erstellen. Sie können Listen wie VIP-Pass-Anmelder, Gastredner, Online-Teilnehmer speichern oder an alle senden. Auf diese Weise können Sie nur Ihr spezifisches Zielpublikum erreichen und vermeiden, alle anderen Teilnehmer mit Spam zu überhäufen. 

Wenn also ein Webinar beginnt, können Sie eine E-Mail-Erinnerung nur an die Teilnehmer senden, die gerade eingeloggt sind. Sie können auch spezielle Einladungen zu Gastrednersitzungen an VIP-Teilnehmer oder Teilnehmer mit uneingeschränktem Zugang senden. Jedes Kontaktsegment kann auf diese Weise eine maßgeschneiderte Nachricht und einen CTA erhalten, der für sie bestimmt ist. 

10. E-Mail-Auslöser einrichten

Die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer vor, während und nach einer Veranstaltung aufrechtzuerhalten, kann eine der schwierigsten Aufgaben sein. Als Veranstalter ist es nicht immer möglich, die richtige E-Mail zur richtigen Zeit manuell zu versenden. Das E-Mail-Marketing-Tool von Zoho Campaigns kann Ihnen dabei jedoch helfen.

Mit dem Tool können Sie bestimmte Aktionen von Teilnehmern einrichten, die eine E-Mail-Kette auslösen können. Zum Beispiel kann ein Teilnehmer eine Erinnerungs-E-Mail auslösen, wenn er sich eine bestimmte Anzahl von Tagen nicht anmeldet. Oder Sie können eine Erinnerungs-E-Mail für einen Teilnehmer einrichten, der sich für ein Webinar angemeldet hat. Solche Trigger-E-Mails sind eine großartige personalisierte Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Teilnehmer das Beste aus Ihrer Veranstaltung machen und nichts Wichtiges verpassen.  

Sie können den Zoho Campaigns verwenden, um die Trigger-E-Mails einzurichten und personalisierte Vorlagen für sie zu entwerfen.

11. Informieren Sie die Teilnehmer über die Details der Veranstaltung

Je nachdem, wann einige Ihrer Anmeldungen stattgefunden haben, möchten Sie vielleicht Aktualisierungen oder Erinnerungen versenden. So könnten einige Personen bereits Tickets für die Veranstaltung gekauft haben und benötigen daher weitere Informationen über die Veranstaltung. Andere müssen vielleicht noch Tickets kaufen und benötigen daher Informationen über Ticketarten und -kosten.

Oftmals müssen Sie Erinnerungen und Aufforderungen für bestimmte Aktivitäten oder den Beginn einer Veranstaltung versenden! Teil der e-Mail Marketingstrategie für Veranstaltungen kann es auch sein, kurz vor dem Event über Anfahrtswege, Parkplatzsituation usw. zu informieren.

12. Nutzung von KI-gestützten Tools

KI-gestützte Event-Marketing-Tools können Ihnen dabei helfen, den Zeitaufwand für die Erstellung von E-Mail-Texten zu verringern und eine vollständige Drip-E-Mail-Kampagne zu erstellen. Sie können KI-Tools verwenden wie ChatGPT können Sie überzeugende E-Mail-Texte erstellen, indem Sie dem Tool ein paar Anweisungen geben. Das Ergebnis ist eine deutlich kürzere Markteinführungszeit für Ihre Veranstaltung und ein geringerer Aufwand für die Erstellung von Marketingmaterial.

13. FAQs

Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer ihre Fragen zur Veranstaltung beantworten können. Fügen Sie in Ihren E-Mails immer einen Link zu häufig gestellten Fragen (FAQs) ein. Die Teilnehmer können dann auf die Landing Page Ihrer Veranstaltung weitergeleitet werden, auf der eine Liste aller FAQs zur Veranstaltung zu finden ist. 

Einige Vorlagen für den Anfang

Wir haben für Sie einige E-Mail-Vorlagen zusammengestellt, die Sie bei Ihrer Event-E-Mail-Marketing-Strategie unterstützen!

Muster 1- Einleitung E-Mail Vorlage

Hallo [Vorname], 

[Name Ihres Unternehmens] freut sich, Ihnen mitteilen zu können, dass es [Name Ihrer Veranstaltung] ausrichten wird! Melden Sie sich jetzt für die Veranstaltung an und erleben Sie mit uns ein intensives Erlebnis voller wichtiger Erkenntnisse, Networking-Möglichkeiten und etwas Spaß und Spiel. Hören Sie sich die Ausführungen von weltweit anerkannten Experten zu [Thema 1, Thema 2 und Thema 3] an. Knüpfen Sie Kontakte zu Spitzenunternehmen aus [Branche], darunter [Aussteller 1, Aussteller 2, Aussteller 3]!

Melden Sie sich vor [Datum des Anmeldeschlusses] an. Bleiben Sie dran für weitere Details!  

Klicken Sie auf den unten stehenden Link, um mehr über die [Name Ihrer Veranstaltung] zu erfahren!

Bis bald! 🙂 

Beispiel 2 – Vorlage für Follow-up-E-Mails

Hallo [Vorname], 

Haben Sie sich schon für [Name Ihrer Veranstaltung] angemeldet? Die Plätze werden immer voller!

Die Veranstaltung bietet [Aufzählung der Vorteile oder Merkmale der Veranstaltung für den Teilnehmer] 

Lassen Sie sich das nicht entgehen. Dies ist Ihre Chance, an der Veranstaltung des Jahres 2022 teilzunehmen!

[Fügen Sie etwas hinzu, auf das sie sich freuen können. Zum Beispiel Redner, von denen sie hören werden, wichtige Erkenntnisse, die sie gewinnen werden, oder Einflussnehmer, mit denen sie sich unterhalten können].

Anmeldungen werden bis zum [letztes Datum] angenommen. Danach werden alle Anmeldungen geschlossen. 

Erfahren Sie mehr über die Veranstaltung [Ihre Event-Landingpage]

Weitere Vorlagen finden Sie direkt in Zoho Campaigns.  

Fazit

Wenn es um bewährte Methoden der e-Mail Marketingstrategie für Veranstaltungen geht, gilt: Je mehr Aufwand Sie für Ihre E-Mail-Marketingkampagnen betreiben, desto besser ist Ihre E-Mail-Leistung. Es ist wichtig, dass Sie alle Techniken anwenden. Denken Sie an diese Tipps, wenn Sie Ihre nächste Werbekampagne für eine Veranstaltung zusammenstellen. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre virtuelle Veranstaltung vermarkten können?