… man es richtig betrachtet! Bei vielen Kunden, kommt sehr schnell der Punkt, dass „Digitalisierung zu teuer“ ist. Unsere Erfahrungen zeigen aber, dass die Digitalisierung in der Regel nichts kostet. In diesem Artikel räumen wir mit den Irrtümern und Missverständnissen auf.
Investition ist keine Geldverschwendung
Wenn ein Unternehmen sich überlegt eine neue Maschine anzuschaffen die Summe x kostet, sprechen wir in der Regel von Investitionen. Sprich, dass Unternehmen investiert Summe x in eine neue Maschine die schneller, besser, effizienter, flexibler und vielleicht auch universeller einsetzbar ist. Die Kosten werden hier mit dem Nutzen verglichen und vor jeder Entscheidung steht die Frage des Return on Investment (ROI). Sprich – wann habe ich die Investition durch mehr Erträge refinanziert.
Kann ich die Investition nicht refinanzieren in 3-5 Jahren, so habe ich tatsächlich Kosten und muss mich fragen ob es ein Fehlinvestition war, ob ich mich als Unternehmer falsch entschieden habe oder ob die Maschine notwendig war aus anderen Gründen. Durchaus kann es dennoch lohnenswert gewesen sein.
Digitalisierung ist wie eine neue Maschine
Mit der gleichen Brille wie bei der Anschaffung einer neuen Maschine sollte auch die Digitalisierung in einem KMU betrachtet werden. So entstehen Kosten nur bei Soft- und Hardware die nicht genutzt wird und die keinen Mehrwert bietet. Moderne Software funktioniert aber wie eine Maschine, sie senkt Kosten und steigert die Effizienz.
In der Realität kann ich oft verschiedenste Software Lizenzen und Abo’s kündigen und durch intelligente Tools ersetzen die deutlich günstiger sind und vollintegriert funktionieren. Dadurch werden die Kosten gesenkt, aber auch die Effizienz steigt, denn das “Copy + Paste”, also das kopieren von Daten vom einen Dokument/System ins andere entfällt. Basierend auf dieser Grundlage der integrierten Software die reibungslos funktioniert, können dann auch Workflows und digitale Prozesse (siehe auch Blogartikel) definiert und automatisiert werden.
So können Kunden 7 x 24 Informationen anfordern und werden umgehend bedient werden durch sogenannte Sales Funnels. Diese sind einmal aufgesetzt deutlich günstiger als manuelles verarbeiten von Standard Anfragen.
Weitere konkrete Beispiele sind Verkaufshinweise an den Innen-/Aussendienst, wenn ein bestimmter Kunde dreimal die Webseite mit dem neuen Produkt besucht hat. Aber auch die Übernahme der Kundendaten aus dem CRM, die Aufwände aus dem Projektmanagement Tool und die entsprechende Zusammenführung dieser beiden Datenquellen im Buchhaltungstool wo die Rechnung an den Kunden pünktlich und automatisiert ausgelöst wird…. Die Vorteile liegen auf der Hand, schnellere Rechnungsstellung und weniger Administration.
Die freigesetzten Ressourcen können dadurch sinnvoller eingesetzt werden. Denn Büroautomation und Marketingautomation bringt Entlastung.
Nebeneffekt
Zudem hat dies den Nebeneffekt, dass die Fehlerquelle in Betrieben minimiert wird. Denn es liegt oft nicht an der Einstellung oder Qualität der Arbeit von Mitarbeitern, wenn Fehler passieren beim kopieren, formatieren und bearbeiten von Daten. Schnell wird aus der Spalte E die Spalte F und aus der internen Kundennummer die Telefonnummer usw. Noch nie passiert? Glück gehabt. Werden die Daten in Systemen dynamisch und spielen integriert zusammen wird die Fehlerquote minimiert.
Woher kommt das „Kosten-Argument“
Natürlich haben ich mich schon gefragt woher diese Frage und die Aussage zu den Kosten kommt. Auch nach zahlreichen Diskussionen kann ich hier nur Vermutungen anstellen. Aber diese Zeichnen ein Bild der Unsicherheit, des Vertrauensverlustes in die IT-Branche und den Glauben an Brands. Wir Ärgern uns zwar das gewisse Standard Software immer wieder abstürzt aber im Zweifelsfall kaufen wir den teueren Brand aus Redmond/USA doch. Zig mal erlebt. Denn wenn etwas mehrere tausend Franken kostet, muss es besser sein. Oder?
Wir bei KMU Digitalisierung glauben nicht daran. Software die Sie nutzten zur Digitalisierung Ihrer Prozesse, zur Automatisierung Ihres Büros soll in erster Linie effizient sein und das bedingt das diese voll integriert ist. CRM soll mit Buchhaltung, Buchhaltung mit Projektmanagement, Marketing Tools mit dem CRM, E-Mail mit CRM, CRM mit Eventmanagement usw. sprechen. Wenn Sie ein E-Mail von einem Kunden erhalten, sollte dies beim Kundendossier hinterlegt sein und mit Workflows sollten Automationen angestossen werden um den Kunden optimal zu bedienen, zu informieren und durch den Customer Journey (zu Deutsch: Kunden Reise) zu begleiten.
Was kostet mich die Digitalisierung?
Es gibt hier keine Universal Antwort oder Patent Rezept bei der Digitalisierung, dass für alle Unternehmen gilt. Genau gleich wie es bei jedem Unternehmen einen anderen Customer Journey gibt. So kann nicht gesagt werden, dass die Digitalisierung eine bestimmte Investitionssumme ausmachen wird. Dazu kommt noch, dass die Digitalisierung nicht bis am Montag umgesetzt werden kann, sondern in Etappen erreicht werden sollte. Denn es bedingt das die Voraussetzungen geschaffen werden, heisst die Daten aufgebaut werden und dann auch genutzt werden können. Hinzu kommt, dass es ein Verständnis im Betrieb braucht um Chancen zu erkennen.
Digitalisierung beginnt im und beim Kopf!
Um so mehr ist die Digitalisierung wie eine Maschine zu betrachten, denn erst durch die Nutzung dieser wird der Mehrwert generiert. Dazu braucht es die inbetriebnahme, die Schulung und das Training. Dies muss nicht die Welt kosten, denn kleine Schritte sollen ja Erfolge bringen und durch Erfolge werden Kostengespart und die Effizienz gesteigert. Eines ist klar, Unternehmen die nicht in der Lage sind stetig die Effizienz zu steigern, werden über kurz oder lang nicht überlebt oder müssen das Business Model ändern und werden von der Produktionsfirma zum Museum. Digitalisierung ist genau gleich wichtig, wie das Sie den Maschinenpark in der Produktion laufend erneuern.