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Kosten zu senken, ohne dabei Abstriche zu machen, ist für das Wachstum und den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich. Eine der effektivsten Möglichkeiten zur Kostensenkung ist die Integration von Technologie zur Verbesserung oder Schlüsselprozesse zu optimieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es sinnvoll, digitale Tools in Ihr Personalteam einzubinden, damit es effektiver arbeiten und gleichzeitig die Kosten effizienter verwalten kann. In diesem Artikel geht es umd die digitale Tansfomration von HR Aufgaben und Prozessen. Dadurch kann effizienz und effektivität gewonnen werden.

Was ist die digitale Transformation von HR & Unternehmen?

Digitale Unternehmenstransformation bezieht sich auf die Nutzung digitaler Technologien zur Schaffung neuer oder Änderung bestehender Prozesse. Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen Technologie einsetzt. Es kann darum gehen, Arbeitsabläufe zu verbessern, die Effizienz und Produktivität zu steigern, die Produktion zu erhöhen, die Servicequalität zu verbessern, die Marktreichweite zu vergrößern usw. Letztlich ist die digitale Transformation Letztlich hilft die digitale Transformation, die durch die Automatisierungstechnologie herbeigeführt wird, einem Unternehmen, Geld für Gemeinkosten, Ressourcen und andere Ausgaben zu sparen.

Auswirkungen der Digitalisierung auf die Personalkosten

Das derzeitige Wirtschaftsklima hat viele Unternehmen dazu veranlasst, ihre Budgets durch einen Einstellungsstopp oder die vorübergehende Entlassung von Mitarbeitern zu kürzen. Glücklicherweise bietet die Technologie bessere Alternativen zu den traditionellen Strategien zur Kostenreduzierung. Jeden Tag werden neue Tools eingeführt, die den HR-Teams helfen, die Bedürfnisse und das Wohlergehen der Mitarbeiter zu verwalten und gleichzeitig Zeit und Geld zu sparen. Im Zeitalter der knappen Ressourcen geht es bei der digitalen Transformation von HR und Unternehmen per se nicht darum Personal abzubauen, sondern das Personal sinnvoll einzusetzen und Routine Task und Zeitfresser zu automatisieren.

Verwaltung der Gehaltsabrechnung

Eine gute Software für die Gehaltsabrechnung kann Ihrem Unternehmen helfen, Geld zu sparen. Je mehr Mitarbeiter Sie haben, desto mehr benötigen Sie jedoch ein zuverlässiges Instrument, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient zu gestalten. Einige kleine Unternehmen entscheiden sich dafür, die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell durchzuführen, indem sie die Zahlungsvermerke in einer Tabelle oder einem bestimmten Dokument festhalten. Andere entscheiden sich dafür, diesen Prozess an einen Buchhalter, Buchhalter oder ein Drittunternehmen auszulagern. Dies sind zwar alles gültige Optionen, aber eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz von Software für die Gehaltsabrechnung. Mit dieser Technologie können Sie alle Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorgänge intern abwickeln, von der Datenerfassung über die Berechnung, Ablage und Steuerzahlung bis hin zur Erstellung von Berichten und der Überweisung der Gehälter auf die Bankkonten der Mitarbeiter. 

Natürlich ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine zeitaufwändige Aufgabe. Infolgedessen verbringt Ihr HR-Team möglicherweise einen großen Teil seiner Zeit damit, alle mit der Gehaltsabrechnung zusammenhängenden Aktivitäten durchzuführen und die Richtigkeit der Daten sicherzustellen. Darüber hinaus müssen sie sicherstellen, dass Überstunden korrekt bezahlt werden, was nicht so einfach ist, wie es scheint. Hinzu kommt die Komplexität von Gesundheitsleistungen, Altersvorsorgeplänen, Prämien, Anreizen usw. Eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigt alle Aufgaben für Ihr HR-Team in kürzester Zeit und spart Ihnen Zeit, Aufwand und Mühe, während gleichzeitig ein hohes Maß an Genauigkeit gewährleistet ist.

Bewerber-Tracking-System

Es ist nicht immer einfach, die besten Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Die Personalbeschaffung ist oft ein zeit- und ressourcenaufwändiger Prozess. Viele Unternehmen verwenden Applicant Tracking Systems (ATS) um auf dem heutigen Arbeitsmarkt die besten Bewerber zu finden, zu identifizieren und einzustellen.

Wie kann die digitale Transformation von HR Ihnen helfen, die Geschäftskosten zu senken?

Beispiel Zoho Recruit – dass Tool für digitale Transformation von HR beim Rekrutierungsprozess von neuen Mitarbeitern

Es gibt viele Gründe, warum der Einsatz von ATS wie Zoho Recruit den HR-Teams helfen kann, ihre Kosten zu senken:

Erstens wird der Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben reduziert. Mit ATS-Software können Sie Ihren Einstellungsprozess vereinfachen, automatisieren und sparen Sie Zeit für wichtigere Aufgaben.

Es verbessert die Qualität der Einstellungen. Ein ATS ermöglicht es den Personalabteilungen, mehr Informationen von den Bewerbern zu sammeln und vollständige Bewertungen vor der Einstellung durchzuführen. Durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben haben die Personalverantwortlichen mehr Zeit, um sich mit den Bewerbern im Auswahlverfahren zu befassen.

Sie ermöglicht eine bessere und schnellere Überprüfung der Lebensläufe. Auf ein Stellenangebot gehen im Durchschnitt 250 Bewerbungen ein. Es ist jedoch zeitaufwändig, jeden Lebenslauf manuell auf seine Relevanz für die Stelle zu prüfen. ATS automatisiert das erste Screening mit Hilfe von Algorithmen, die die Kandidaten mit den Stellenanforderungen abgleichen und den Personalverantwortlichen helfen, die besten Kandidaten für eine bestimmte Stelle auszuwählen.

Es rationalisiert den Interviewprozess.  Digitale Vorstellungsgespräche über spezielle Softwaresysteme oder Apps ermöglichen es den Personalverantwortlichen, die Bewerber überall und jederzeit zu überprüfen. Dies trägt dazu bei, Kosten wie Reisekosten zu senken und gleichzeitig die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen.

Möchten Sie eine ATS-Lösung implementieren? Wir helfen Ihnen gerne.

Zeit- und Anwesenheitsmanagement

Wie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen Sie in der Regel mindestens einen Vollzeitmitarbeiter, um die Anwesenheits- und Urlaubsprozesse Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, insbesondere wenn Sie Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Zeitzonen beschäftigen. Darüber hinaus sollten Sie auch sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die richtige Arbeit zur richtigen Zeit erledigen. Wenn Sie einen hybriden oder dezentralen Mitarbeiterstamm verwalten, wird die Zeiterfassung und Anwesenheitserfassung der Mitarbeiter umso komplexer. Zum Glück, ausgeklügelte Zeitmanagementstrategien all die komplexen Aufgaben vereinfachen und so Kosten und Fehler reduzieren.

Do more with less

Mit der Zeiterfassungssoftware kann Ihr Unternehmen:

  • Sparen Sie Stunden mit Verwaltungsaufgaben und minimieren Sie das Risiko menschlicher Fehler.
  • Überwachung der Anwesenheit der Mitarbeiter.
  • Senkung der Kosten für Fehlzeiten.
  • Verhinderung von Zeitbetrug oder Missbrauch der Gehaltsabrechnung.
  • Effizientere Erstellung von Arbeitsplänen.

Das manuelle Erfassen, Verwalten, Berechnen und Verarbeiten von Zeit- und Anwesenheitsdaten kann sehr zeitaufwändig sein. Mit einer automatisierten Lösung zur Zeiterfassung können Unternehmen jedoch ihre Effizienz steigern und langfristig Geld sparen. Zoho People hilft Ihnen im Rahmen der digitale Transformation von HR, die Zeiterfassung einfacher zu gestalten.

Leistungsmanagement 

Leistungsmanagement bezieht sich auf Aktivitäten und Prozesse, die sich auf Fähigkeiten, Ressourcen und Unterstützung konzentrieren, um die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern. Kontinuierliches Leistungsmanagement hilft dem HR-Team, die Fähigkeiten der Mitarbeiter besser zu verstehen, ihre Arbeitsmoral zu steigern, Mitarbeiter zu identifizieren, die für eine Beförderung qualifiziert sind, und ihre Karrierepfade zu definieren. Es verbessert auch die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter und fördert ihre Unabhängigkeit. 

Track performance with accurate metrics

Die Verwaltung der Leistung von Mitarbeitern ist noch komplizierter als die Verwaltung ihrer Produktivität, Anwesenheit und Gehaltsabrechnung. In den meisten Fällen erleichtert ein Leistungsmanagementsystem die Aufgabe der HR-Teams in mehrfacher Hinsicht, z. B:

Ausbildung

Ein Leistungsmanagementsystem beinhaltet eine Mitarbeiterbeurteilung, die dabei hilft, Personen zu erkennen, die eine Schulung benötigen. Bei fest angestellten Mitarbeitern wird davon ausgegangen, dass sie ihre Rolle und ihre Aufgaben gut beherrschen, aber das ist nicht immer der Fall. 

Rückmeldung

Ein gutes Leistungsmanagement-Instrument umfasst die Erfassung von 360-Grad-Feedback zur Leistung der Mitarbeiter. Dadurch erhält der Vorgesetzte einen besseren Eindruck davon, wie der Mitarbeiter in vielen Bereichen abschneidet und an welchen spezifischen Fähigkeiten er noch arbeiten muss.

Entwicklungspläne

Manager können mit einem solchen Tool hilfreiche Informationen über zukünftigen Schulungsbedarf, Beförderungsmöglichkeiten und andere entwicklungsbezogene Initiativen erfassen. Ein gutes Leistungsmanagement bedeutet weniger Ausfallzeiten und mehr Betriebszeit, Produktivität und Umsatz für Ihr Unternehmen. Es führt auch zu niedrigeren IT-Kosten, da weniger Mitarbeiter für die Verwaltung und Analyse von Daten benötigt werden.

Onboarding- und Schulungssystem

Das digitale Onboarding umfasst den Papierkram für neue Mitarbeiter, Schulungen, Orientierungen und das Kennenlernen der Bürorichtlinien mithilfe digitaler Technologie. Durch digitales Onboarding werden neue Mitarbeiter mit dem Rest des Unternehmens und ihren jeweiligen Teams bekannt gemacht und mit dem Unternehmen und seiner Kultur vertraut gemacht. Beim Online-Onboarding läuft alles papierlos ab, was weniger Verwaltungsarbeit für das HR-Team und mehr Komfort für die Mitarbeiter bedeutet. Sogar das digitale Handbuch wird digital zugestellt. Statt Gespräche und Sitzungen zu organisieren, können die neuen Mitarbeiter den Papierkram in ihrer eigenen Zeit und ihrem eigenen Tempo durchgehen und bei Bedarf Fragen stellen.

Onboarding als Teil der digitalen Transformation von HR Prozessen

Onboarding als Teil der digitalen Transformation von HR Prozessen

Hier finden Sie weitere Möglichkeiten, wie die digitale Transformation beim Onboarding von Mitarbeitern Kosten und Zeit sparen kann:

  • Ein weiterer bemerkenswerter Vorteil der Onboarding-Software ist, dass neu eingestellte Mitarbeiter Zugang zu autonomen Hilfsmitteln haben. Online-Onboarding-Systeme nutzen E-Learning-Kurse und -Tools, einschließlich Quiz und Spiele, um das Engagement zu erhöhen.
  • Mit dieser Software können sie bei Bedarf auf Online-Ressourcen zugreifen, z. B. wenn sie eine Aufgabe falsch ausführen oder ein Fehler auftritt, anstatt einen Vorgesetzten um Hilfe zu bitten.
  • Die Software für das Onboarding von Mitarbeitern ermöglicht es neuen Mitarbeitern, echte Arbeitserfahrungen zu vermitteln, ohne dass die Personalabteilung unbegründete Risiken eingeht.

So können Sie beispielsweise Simulationen erstellen, in denen Ihre neuen Personalverantwortlichen lernen, wie sie Vorstellungsgespräche führen oder mit den typischen Anliegen der Mitarbeiter umgehen.

Wie kann die digitale Transformation Kosten sparen?

Die Umsetzung der digitalen Transformation im Personalwesen führt zu erheblichen Einsparungen bei verschiedenen Arten von wiederkehrenden Kosten in einem Unternehmen:

Verringerung der Fehlermargen.

In vielen Unternehmen entstehen hohe Kosten durch menschliche Fehler. Der Einsatz digitaler Tools und Softwaresysteme verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und trägt dazu bei, die Konsistenz und Einhaltung der Prozesse zu gewährleisten.

Optimierung der Prozesse.

Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben spart dem HR-Team viel Zeit und Energie, so dass es sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.

Die meisten IT-Führungskräfte glauben, dass Abteilungen durch Automatisierungstechnologie zwischen 10 bis 50 Prozent der Kosten einsparen können. Können Sie es sich leisten auch nur 10-20% dieser Kosten nicht einzusparen und zu verschenken? Die digitale Transformation von HR zahlt sich aus!

Einsparung von Materialkosten.

Die Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben macht Papierkram und Schreibwaren überflüssig und senkt die Betriebs- und Lagerkosten. Die Speicherung von Informationen in einem cloudbasierten System ermöglicht es einer Organisation zum Beispiel Kosten deutlich zu senken im Vergleich zur traditionellen Verwaltung der physischen Infrastruktur. Insbesondere wenn die Tools wie Zoho Recruit oder Zoho People dank der Nutzung von Zoho One bereits im Haus sind und keine Mehrkosten für die Software entstehen.

Zusammenfassung

Angesichts eines weiteren wirtschaftlichen Abschwungs müssen die Unternehmen Strategien finden, um Kosten zu senken, ohne dabei Abstriche zu machen. Die digitale Transformation der Personalabteilung ist nicht länger eine Frage der Wahl, sondern eine Frage der Notwendigkeit. In einer Welt, die sich in rasantem Tempo digitalisiert, sollten Personalabteilungen digitale Technologien nutzen, um ihre Prozesse zu verbessern, Zeit zu sparen und letztlich ihre Betriebskosten zu senken. Die digitale Transformation kann jeden Aspekt der Personalverwaltung optimieren, von der Gehaltsabrechnung über die Rekrutierung, Anwesenheit und Überwachung bis hin zum Leistungsmanagement und dem Onboarding von Mitarbeitern. 

Es ist jedoch wichtig, in die richtigen digitalen Lösungen für Ihr Unternehmen zu investieren und sicherzustellen, dass sie auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Beachten Sie auch, dass die digitale Transformation von HR sowohl ein Prozess als auch ein Ergebnis ist. Es handelt sich um einen evolutionären Wandel, der nicht über Nacht stattfindet. Sie bringt auch einen Wandel in der Kultur und Denkweise Ihres HR-Teams mit sich. Daher ist es wichtig, Ihr Team darauf vorzubereiten, sich in den Prozess einzubringen, auf dem Laufenden zu bleiben und zu wissen, was Ihre Konkurrenten in demselben Bereich tun.

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