Was sind digitale Geschäftsprozesse?

Im 21. Jahrhundert kann man es sich nicht mehr leisten, im analogen Modus zu arbeiten. Die Welt wird zunehmend digitalisiert, nicht nur, weil die Zeit es verlangt, sondern auch, weil es sich als eine viel effizientere Arbeitsweise erwiesen hat. Digitale Geschäftsprozesse halten Einzug in grossen und immer mehr auch kleinen Firmen.

Doch was genau beinhaltet diese und was können sie in Ihrem Unternehmen bewirken? Vor allem, was muss man tun, um dies effizient zu erreichen und nicht nur viel Geld für Computer auszugeben?

In diesem Artikel werden wir die Definition von Geschäftsprozessen im Detail erklären, damit Sie verstehen, wozu sie dienen und wie es Ihnen helfen kann, Ihr KMU besser zu machen.

Digitale Geschäftsprozesse (Definition)

Digitale Geschäftsprozesse sind Abläufe im Unternehmen, die mit digitalen Tools so abgebildet werden, dass Informationen strukturiert erfasst, automatisch weiterverarbeitet und für alle Beteiligten transparent sind – z.B. von der Anfrage über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung und dem Support.

Kurzfazit: Was bringt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

• Weniger Fehler: weniger Copy/Paste, weniger Medienbrüche.
• Mehr Transparenz: Status, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte sind sichtbar.
• Schnellere Durchlaufzeiten: Automationen und klare Standards reduzieren Wartezeiten.
• Skalierbarkeit: Prozesse funktionieren auch bei Wachstum (mehr Kunden, mehr Mitarbeitende).

Was bedeutet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Sie kann als den Prozess der Umwandlung einzelner analoger Informationsströme in digitale Bits (Nullen und Einsen) definiert werden.

Im Gegensatz dazu bezeichnen wir die Digitalisierung eines Unternehmens als die Art und Weise, in der diese Organisation um digitale Kommunikations- und Medieninfrastrukturen herum umstrukturiert wird.

Welche Geschäftsprozesse sollte man digitalisieren?

Für die meisten KMU lohnt es sich, zuerst Prozesse zu digitalisieren, die häufig vorkommen, viele manuelle Schritte haben oder stark fehleranfällig sind:

• Lead → Angebot → Auftrag (Vertrieb)
• Auftragsabwicklung / Projektabwicklung (Operations)
• Rechnung → Zahlung → Mahnwesen (Finanzen)
• Support / Reklamationen (Service)
• Beschaffung / Lieferanten (Einkauf)
• Onboarding neuer Mitarbeitender (HR)

Im Folgenden werden wir Ihnen 2 Beispiele von digitalen Geschäftsprozessen erklären:

Digitalisieren von physisch zu digital

In diesem ersten Fall geht es um das “Einscannen” von Dokumenten oder Informationen, die in Papierform oder in einem ähnlichen Format vorlagen, und um die Möglichkeit, diese mit Hilfe von Managementwerkzeugen zu verwalten. Diese digitalisierten Dokumente werden in Arbeitsabläufe eingebunden und mit den verschiedenen Prozessen des Unternehmens verknüpft.

Es geht also darum, eine digitale Version von analogen oder physischen Elementen wie Papierdokumenten, Mikrofilmen, Fotos, Tönen usw. zu erstellen. Diese in ein digitales Format umzuwandeln und/oder darzustellen, das dann von einem Computersystem für verschiedene Zwecke verwendet werden kann.

Im geschäftlichen Kontext digitalisieren wir Dokumente aus einem bestimmten Grund: Wir nutzen die aus physischen Medien übernommenen digitalen Daten zur Automatisierung von digitalen Arbeitsabläufen.

Digitalisierung von Unternehmen, Organisationen oder Prozessen

Digitalisierung in diesem Sinne bedeutet, dass Unternehmen Technologien nutzen, um mit Menschen (extern und intern) zu interagieren und auf bestimmte Kundenwünsche einzugehen.

Bei der Transformation der digitalen Geschäftsprozesse eines KMU werden die Abläufe, Funktionen, Modelle und Prozesse eines Unternehmens durch Technologie ermöglicht, verbessert und umgestaltet. Sie nutzt ein breites Spektrum an digitalisierten Daten, die kontextualisiert und verarbeitungsbereit sind, um das Wissen zu liefern, das zur Erreichung eines bestimmten Nutzens erforderlich ist.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Beispiele aus KMU

• Beispiel 1 – Anfrageformular → CRM: Website-Anfragen werden automatisch als Lead erfasst, zuständig zugewiesen und mit Follow-up-Aufgabe versehen.
• Beispiel 2 – Angebot → Auftrag: Angebotsstatus wird nachverfolgt, bei „angenommen“ wird automatisch ein Projekt/ Auftrag angelegt.
• Beispiel 3 – Rechnung → Bankabgleich: Zahlungen werden automatisch zugeordnet, offene Posten sind jederzeit aktuell.
• Beispiel 4 – Support: Tickets werden kategorisiert, SLAs/Antwortzeiten sind messbar, wiederkehrende Fragen werden als Wissensdatenbank gepflegt.

Unterschied zwischen traditioneller und digitaler Arbeitsweise

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen müssen Informationen digitalisiert werden, aber ihre Bedeutung ist breiter gefasst, und im Mittelpunkt dieser Unternehmensdigitalisierung stehen Daten. Es geht um Partizipationssysteme und Wissenssysteme, die digitalisierte Daten und Prozesse nutzen.

In einem digitalisierten Unternehmen funktioniert die Arbeitsweise anders als die traditionelle Arbeitsweise. Es werden digitale Werkzeuge wie mobile Geräte, soziale Zusammenarbeit und einheitliche Kommunikationsplattformen eingesetzt. Dabei handelt es sich bereits um digitale Systeme, die eine “digitalere” Arbeitsweise ermöglichen, was wiederum neue Optionen eröffnet.

Digitale Geschäftsprozesse – Vorteile für Ihr Unternehmen

Entscheiden Sie sich für die Digitalisierung von Prozessen, wird Ihr Unternehmen davon profitieren. Zu den Fortschritten, die Sie erzielen werden, gehören unter anderem die folgenden:

Schnellere Geschäftsprozesse

Aufgrund des geringeren Gewichts und der leichteren Übertragbarkeit der zu verarbeitenden Daten sowie der höheren Verarbeitungskapazität der dafür eingesetzten Maschinen, lassen sich digitalisierte Prozesse wesentlich schneller abschließen als analoge.

Kosteneinsparungen

Auch wenn es sich dabei um eine Anfangsinvestition handelt, die je nach Art Ihres Unternehmens beträchtlich sein kann, wird sie sich langfristig auszahlen. Die höhere Verarbeitungskapazität dient dazu, Ihre gesamte Produktivität zu steigern. Gleichzeitig erhalten Sie mehr Output, sodass Sie mehr Geld erwirtschaften. Oft können digitale Geschäftsprozesse innert 18 Monaten die Investition zurück zahlen durch mehr Volumen, effizientere Nutzung der Ressourcen usw.

Mehr Vielseitigkeit

Haben Sie schon einmal daran gedacht, einen neuen Geschäftszweig zu eröffnen, eine ergänzende Dienstleistung anzubieten oder neue Modelle Ihrer Produkte herzustellen? Die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse wird Ihnen die Arbeit erleichtern, weil Sie die Zeit für die verschiedenen Verfahrensschritte erheblich verkürzen.

Sie werden auch in der Lage sein, neue Kanäle im Marketingbereich zu entwerfen, um alternative Geschäftsmodelle zu definieren. Weiterhin werden viele Arbeitnehmer von ihren Aufgaben entbunden und können ihr Talent und ihre Fähigkeit zur Entwicklung neuer Produkte einbringen.

Bessere Kundenbetreuung

Denken Sie daran, dass die Welt von heute schnelllebig ist: Wenn Ihr Publikum etwas will, dann will es das hier und jetzt.

Die Digitalisierung ermöglicht es Ihnen nicht nur, ihre Bedürfnisse mit mehr Qualität zu befriedigen, sondern auch effizientere Kommunikationskanäle mit ihnen einzurichten. Einschließlich der Zahlungsmodalitäten und ihre Vorlieben und Reaktionen zu analysieren, um zu wissen, wohin Sie in Zukunft gehen müssen.

Digitalisierung der Geschäftsprozesse – so gehts

Um die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse in Angriff zu nehmen, sollten Sie diese fünf Schritte vornehmen:

Bewertung Ihres Unternehmens

In welchen Bereichen Ihres Unternehmens besteht Verbesserungsbedarf? Welche Prozesse würden am meisten von der Digitalisierung profitieren? Wurde ein Reifegradmodell für digitale Geschäftsprozesse vollständig durchgeführt und ausgewertet? Stellen Sie eine gute Diagnose, um genau herauszufinden, was Sie brauchen und wie weit Sie gehen wollen.

Entwicklung von Strategien

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie überlegen, wie Sie diese erreichen wollen. Je nach Art des Prozesses, den Sie digitalisieren wollen, werden Sie unterschiedliche Methoden anwenden müssen. Es ist wichtig, einen Plan zu erstellen und nicht zu improvisieren. Digitale Geschäftsprozesse entstehen nicht über Nacht, es ist eine Investition und diese trägt Ihre Früchte in der Arbeitserleichterung. Daher ist die Strategie essenziell.

Ausbildung der Mitarbeiter

Digitalisierung bedeutet fast immer, dass man seine Arbeitsweise ändern muss. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter auf diese Revolution vorbereitet sind, und falls nicht, sorgen Sie für Lösungen: Geben Sie ihnen die nötige Schulung oder stellen Sie die richtigen Profile ein. Sie können auch einige Teammitglieder auswählen, die Sie bei der Leitung des Prozesses unterstützen und ihre Kollegen schulen.

Auswahl der Werkzeuge

Wenn Sie bereits wissen, was Sie zu tun haben und wer es tun soll, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie es gemacht werden soll. Jeder Prozess hat seinen eigenen Weg: Cloud-Speicher, Aufgaben Manager, CRM, branchenspezifische Software… Finden Sie heraus, was Sie brauchen (oder lassen Sie sich beraten) und legen Sie los.

Optimierung rund um den Kunden

Das oberste Ziel besteht darin, einen Service anzubieten, der so weit wie möglich auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist, um den Umsatz zu steigern. Sammeln Sie alle Daten, die Sie brauchen, um sie im Detail zu kennen, und passen Sie alles an, was Sie herausfinden. Digitale Geschäftsprozesse können Ihr Arbeit erleichtern, Ressourcen schonen – aber wenn es nicht zum Vorteil des Kunden ist, dass mehr Zeit für Ihn haben, dass es einfacher im Ablauf usw wird, dann entfalten Sie nicht die volle Kraft.

Ermittlung von digitalen Informationen vereinfachen

Von den fünf Schritten ist der letzte wahrscheinlich derjenige, der am meisten Arbeit macht. Die Ermittlung von Informationen ist relativ einfach, aber sehr zeitaufwendig. Sie müssen die entsprechenden Kommunikationskanäle einrichten (E-Mail, Chat, Social-Media-Profile usw.) und alles, was Sie erhalten, sammeln und organisieren.

Eine solche Aufgabe kann für Unternehmen ein Managementsystem für den Aufbau einer Marke in sozialen Medien übernehmen und sehr hilfreich sein. Eine spezialisierte Software ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen Materialien, die Sie sammeln, immer zu ordnen, ihnen eine Hierarchie zu geben.

Geschäftsprozesse digitalisieren: Vorgehen in 7 Schritten

1. Ziel definieren: Was soll besser werden (Zeit, Qualität, Transparenz)?
2. Ist-Prozess aufnehmen: wer macht was, womit, wo entstehen Wartezeiten?
3. Standardfälle definieren: 80% zuerst, Ausnahmen später.
4. Daten & Pflichtfelder festlegen: damit Automationen funktionieren.
5. Tool auswählen/konfigurieren: Rollen, Rechte, Workflows.
6. Pilot + Training: kleine Gruppe, klare Regeln („Single Source of Truth“).
7. Iterativ verbessern: in Sprints optimieren, messen, nachschärfen.

Nächster Schritt

Wenn Sie wissen möchten, welche 1–2 Prozesse in Ihrem KMU den grössten Hebel haben, lohnt sich ein kurzer Prozess-Check: Ziel, Ist-Ablauf, Medienbrüche und Quick Wins – danach kann man in Etappen umsetzen. Kontaktieren Sie uns ungeniert.

FAQ: Digitale Geschäftsprozesse

1) Was sind digitale Geschäftsprozesse?

Digitale Geschäftsprozesse sind Unternehmensabläufe, die mit digitalen Systemen so umgesetzt werden, dass Daten strukturiert erfasst, automatisch weiterverarbeitet und transparent nachvollzogen werden können.

2) Was bedeutet Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Damit ist gemeint, manuelle oder papierbasierte Abläufe in digitale Workflows zu überführen – inklusive klarer Datenstruktur, Verantwortlichkeiten und Automationen.

3) Welche Geschäftsprozesse kann man digitalisieren?

Fast alle – besonders sinnvoll sind häufige, wiederkehrende Prozesse wie Vertrieb (Lead→Angebot), Auftragsabwicklung, Rechnungswesen, Support und Onboarding.

4) Was sind Beispiele für digitalisierte Geschäftsprozesse?

Beispiele sind automatische Lead-Erfassung aus Formularen, Angebotsfreigaben mit Status, automatisierte Rechnungsstellung, Bankabgleich und Ticketing im Support.

5) Warum scheitert Prozessdigitalisierung in KMU oft?

Häufig wegen unklarer Ziele, unreifer Prozesse, schlechter Datenqualität, fehlendem Ownership und zu wenig Training/Change-Management.

6) Was ist der Unterschied zwischen Prozessmanagement und Prozessdigitalisierung?

Prozessmanagement beschreibt und verbessert Abläufe. Prozessdigitalisierung setzt diese Abläufe zusätzlich in Tools/Workflows um und automatisiert Teile davon.

7) Brauche ich dafür zwingend ein ERP?

Nicht zwingend. Viele KMU starten mit CRM, Projekt-Tools oder Buchhaltung und verbinden diese schrittweise. Entscheidend ist die Prozesslogik, nicht das Label „ERP“.

8) Welche Rolle spielt Datenqualität?

Eine zentrale. Ohne klare Pflichtfelder, Standards und Dublettenregeln funktionieren Automationen und Reporting nicht zuverlässig.

9) Wie messe ich den Erfolg digitaler Prozesse?

Mit Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Fehlerquote, Anzahl manueller Schritte, Transparenz (Status/Reporting) und Kundenzufriedenheit.

10) Was ist ein guter erster Schritt?

Wählen Sie einen häufigen Prozess mit viel manuellem Aufwand (z.B. Lead→Angebot oder Rechnung→Zahlung) und digitalisieren Sie zuerst die Standardfälle.