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CRM Software für Kleinunternehmen: Zoho, Hubspot, Salesforce & Co.

Manuel Brandt
CRM Software für Kleinunternehmen KMU Digitalisierung Schweiz

Eine CRM Software für Kleinunternehmen soll vor allem eines: dafür sorgen, dass Leads, Kunden und Verkaufschancen nicht in E-Mails, Excel-Listen oder einzelnen Köpfen verschwinden. Gleichzeitig darf ein CRM ein kleines Team nicht überfordern – es muss einfach starten und trotzdem mitwachsen.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, welches CRM-System für kleine Unternehmen typischerweise passt, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und wie sich bekannte Lösungen wie Zoho, HubSpot und Salesforce grob einordnen lassen.

Aktualisiert 2026: Kriterien erweitert, Vergleich ergänzt und um eine Auswahl-Checkliste ergänzt.

Kurzfazit: Das beste CRM für Kleinunternehmen gibt es nicht – aber das passende

Was ist eine CRM Software?

CRM Software für Kleinunternehmen Team Analytics

Bevor wir uns die verschiedenen Anbieter anschauen müssen wir erstmal definieren was ein CRM überhaupt ist. CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement.

Im Grunde geht es darum mit bestehenden, aber auch mit potenziellen Kunden zu interagieren. Dabei können mit der richtigen Software etliche Daten gesammelt werden, sodass Sie wichtige Entscheidungen basierend auf Daten treffen können.

Die verschiedensten Prozesse in Vertrieb, Service und Marketing können so optimiert werden. Die Annahme, dass dies vor allem für grosse Firmen wichtig ist, ist dabei falsch. Aus diesem Grund gibt es mittlerweile auch eine grosse Auswahl für CRM Software für Kleinunternehmen, welche wir jetzt genauer vorstellen werden.

Kriterien: Worauf Kleinunternehmen bei CRM Software achten sollten

Vergleich: Zoho vs HubSpot vs Salesforce (Orientierung für Kleinunternehmen)

Zoho CRM

HubSpot CRM

Salesforce

Checkliste: CRM Software für Kleinunternehmen auswählen (in 60 Minuten)

  1. Use Case definieren: Was soll das CRM in den nächsten 90 Tagen konkret verbessern?
  2. Minimalprozess festlegen: Lead → Deal → Abschluss (inkl. Pflichtfelder).
  3. Team-Realität prüfen: Wer pflegt Daten? Wer braucht Reports? Wer entscheidet?
  4. Integrationen notieren: Website-Formular, E-Mail, Buchhaltung, Support.
  5. 2–3 Systeme testen: mit echten Beispieldaten (nicht nur Demo).
  6. Einführungsplan machen: Pilotgruppe, Training, Regeln, Rollout in Etappen.

Hier nun drei beliebte CRM im direkten Vergleich:

Hubspot CRM

HubSpot ist ein benutzerfreundliches Programm für das Kundenbeziehungsmanagement. Das CRM-System ist eine der wenigen Programme, die man komplett kostenfrei nutzen kann. Dazu muss man aber sagen, dass die kostenfreie Version ziemlich beschränkt ist und dass Extra Funktionen ziemlich teuer werden können.

Funktionen:

Hubspot ist quasi eine All-in-One Lösung für alles in Richtung Inbound Marketing. Neben dem Kundenmanagement, kann man mit Hubspot die verschiedensten Bereiche verwalten. Da es vor allem auch ein Marketing Tool ist, kann man Email Kontakte und Kampagnen managen, einen Blog starten, Social Media Marketing analysieren, Landing Pages erstellen, SEO planen, Leads verwalten, ein übersichtliches Reporting einrichten und vieles mehr.

Einer der größten Vorteile von HubSpot ist außerdem, dass Hubspot mit vielen anderen Programmen und Software integrierbar ist und somit hervorragend mit anderer gängiger Unternehmenssoftware nutzbar gemacht werden kann.

Preis:

Hubspot ist zwar kostenlos, jedoch sind die Funktionen sehr eingeschränkt und man muss in den meisten Fällen Zusatzpakete dazubuchen, welche dann ziemlich teuer und somit für kleine und mittelständige Unternehmen nicht geeignet sind. Es gibt vier verschiedene Zusatzpakete mit je vier verschiedenen Preisklassen:Marketing Hub: 46 / 740 / 2994 EUR im Monat

Sales Hub: 46 / 460 / 1104 EUR im Monat

Service Hub: 46 / 368 / 1104 EUR im Monat

CRM Hub: 280 / 830 EUR im Monat

Wie bereits angesprochen ist Hubspot Free ziemlich limitiert. Mit den Paketen wird es schnell teuer. Für kleine Unternehmen bietet sich dabei meist eher eine alternative Software an. Vergleichen Sie hierzu zum Beispiel die Bewertung auf Trustpilot von einem User der Schreibt: “Gutes Tool, undurchsichtiges Abomodel – An sich gutes Tool mit vielen Funktionen, aber die Kosten sind völlig intransparent und alles auf Jahresvertrag ausgelegt. Null flexibilität. Irgendwelche Pakete werden bei überschreiten von Kontakten hinzugefügt, zu horrenden Preisen, die dann auch nach reduzieren der Kontakte nicht mehr entfernt werden können, bzw. erst im nächsten renewal Prozess (zu dem es natürlich nicht kommen wird, da man sich abgezockt fühlt).”

Lese auch den Artikel Zoho vs Hubspot

Salesforce

Salesforce ist wohl die größte und bekannteste CRM-Software und bietet auch für kleine Unternehmen und Startups interessante Lösungen an.

Funktion:

Auch Salesforce ist quasi eine Komplettlösung, sodass Bereiche wie Kundenservice, Marketing, Sales und Accounting zusammengebracht werden können. Salesforce bietet mit der AppExchange eine große Vielfalt an Apps, welche in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt werden können. Von Human Ressources bis zur Online Buchhaltung ist quasi alles dabei.

Preis:

Salesforce bietet eine Variante für kleine und mittelständige Unternehmen. Preislich startet das Ganze bei 25 EUR pro Nutzer pro Monat (mit jährlicher Abrechnung). Wie bei Hubspot gibt es hier allerdings verschiedene Pakete.

Sales Paket: ab 25 EUR pro Nutzer pro Monat

Service Paket: ab 25 EUR pro Nutzer pro Monat

Marketing Paket: individuelles Angebot nötig

Der angesprochene App Exchange Markt bietet quasi unendlich Möglichkeiten, jedoch müssen die Apps alle extra erworben und monatlich bezahlt werden. So können sich die monatlichen Kosten mit nur einer hinzugefügten App mal eben verdoppeln. Wer also auf wirklich viele Funktionen zugreifen möchte, der muss auch hier bereit sein etwas mehr zu bezahlen.

Insightly

Insightly ist eine CRM- und Lead-Management-Software, die vor allem von kleinen Unternehmen gute Bewertungen erhält. Der Grund dafür ist wohl die sehr leicht zu bedienende und übersichtliche Benutzeroberfläche und das ansprechende Design.

Funktion:

Die CRM Software für Kleinunternehmen bietet einige Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten. Außerdem ist Projekt- und Task Management enthalten, was kaum ein Konkurrent vorweisen kann.

Der große Nachteil von Insightly ist das fehlende Reporting. Besonders im Customer Relationship Management ist Reporting unglaublich wichtig und Daten sind immer erwünscht. Insightly kann dies nicht bieten, weshalb es sich wirklich nur für kleine Unternehmen eignet.

Preis:

Das begrenzte Tool ist bereits ab 29 EUR im Monat erhältlich. Jedoch gibt es auch hier wieder Einschränkungen und man kann zusätzliche Pakete erwerben.

Bexio

Zuerst, Bexio ist kein CRM Software für Kleineunternehmen. Bexio ist eine gute webbasierte Buchhaltungsapplikation, wo Sie Ihre Buchhaltung führen können und Rechnungen erstellen oder versenden können. Um dies zu tun, gibt es auch ein Verzeichnis mit Adressen, was jedoch nicht ein CRM ist. Um Newsletter zu machen, braucht es eine Schnittstelle usw. Zudem können Buchungsbelege nicht exportiert werden, was bedeutet das man um der Aufbewahrungspflicht nachkommen zu können, mindestens 10 Jahre bei Bexio Kunde wird und somit Logged-in ist.

Der Grosse Vorteil ist aber, Bexio wurde für den Schweizer Markt entwickelt und kommt daher mit Einzahlungsscheinen, QR-Rechnung oder der Verbindung zu e-Dec für die Sozialversicherungsanbindung bestens zu recht. Wenn man jedoch Chargen, oder komplexere Prozesse in der Lagerbewirtschaftung hat, resp. aktiv mit den Kunden arbeiten will, dann kommt man an die Grenzen. So bietet Bexio keine Lagerverwaltund, keine Marketing oder Büro Automation an.

Funktion:

Bexio wurde als Buchhaltungstool für kleine Unternehmen entwickelt um einfach Rechnungen zu schreiben und diese zu verbuchen. Dank der Schnittstelle zur UBS und anderen Banken können Zahlungseingänge automatisch verbucht werden und allfällige Mahnungen erstellt werden.

Preis:

Der Einstiegspreis liegt bei 29 CHF und geht bis zu 99 CHF pro Monat und Lizenz, beinhaltet dafür auch die Lohnbuchhaltung. Ab 59 CHF ist auch eine Lagerverwaltung inklusive.

Unser Favorit: Zoho

Zoho bietet eine riesige Vielzahl an Möglichkeiten und Funktionen und ist sowohl für große als auch für kleine Unternehmen geeignet. Dabei gibt es verschiedene Zoho Versionen, die für verschiedene Unternehmenstypen geeignet sind. Zoho CRM verspricht dabei eine Reduzierung des Zeitaufwands bei der Umwandlung von Leads zu Kunden um 60%.

Funktion:

Wie bereits angesprochen zeichnet sich Zoho vor allem durch die Vielfalt an Möglichkeiten aus. Egal ob CRM, Sales, Vertrieb, Lagerbewirtschaftung, Marketing, Buchhaltung, Projektmanagement, IT oder Analytics, mit Zoho kann man alle Unternehmensbereiche und Prozesse an einem Ort sammeln.

Das ist auch der Grund warum Zoho für uns die mit Abstand beste CRM Software für kleine- aber auch für große Unternehmen ist. Anstatt alle Unternehmensbereich mit verschiedenen Tools zu managen, kann man mit Zoho alles in einem lösen. Das spart enorm viel Zeit und damit auch Kosten für das eigene Unternehmen.

Preis:

Das Zoho CRM gibt es bereits ab 12$/Monat pro Nutzer und die All-in-One Lösung Zoho One kann man bereits ab 35$/Monat pro Nutzer erhalten.

Als offizieller Zoho Partner helfen wir Ihnen bei der professionellen Einrichtung

CRM Software für Kleinunternehmen Kundengespräch

Wir von KMU Digitalisierung sind offizieller Zoho Partner und helfen kleinen und mittelständigen Unternehmen bei der Digitalisierung. Diese ist für Unternehmen mittlerweile nicht mehr nur ein Weg Prozesse zu optimieren und somit Zeit und Kosten zu sparen, sondern viel mehr ein Muss, um mit seiner Konkurrenz mithalten zu können.

Heutzutage gibt es kaum noch ein Unternehmen, dass sich nicht mit Digitalisierung auseinandersetzt. Die Investition in die professionelle Einrichtung einer CRM Software für Kleinunternehmen lohnt sich noch im ersten Jahr, da viel Zeit in den täglichen Unternehmensprozessen gespart werden kann. Wir helfen unseren Kunden genau hierbei.

Die Einrichtung einer neuen Unternehmenssoftware kann kompliziert und anstrengend sein. Sich mit dem neuen Tool auseinanderzusetzen ist eine Herausforderung und anschließend das Ganze an seine Mitarbeiter weiterzugeben und effiziente Prozesse zu entwickeln noch deutlich schwieriger. Dabei werden außerdem oft wichtige Funktionen vergessen. Das ist vor allem der Fall, wenn man sich für die Zoho One Komplettlösung entscheidet und auf einmal von etlichen Funktionen überrumpelt wird.

Deshalb ist es fast immer sinnvoll ein auf die Einrichtung solcher Software spezialisiertes Unternehmen zu wählen, dass das Programm einrichtet, Prozesse effizient gestaltet und Sie und Ihre Mitarbeiter darin schult, wie dieses richtig zu verwenden ist.

 

Die Vorteile vom Zoho One Komplettpaket

Bereits als einfaches CRM ist Zoho perfekt geeignet. Richtig interessant wird Zoho aber im Komplettpaket. Sie haben hier die Möglichkeit die verschiedensten Prozesse Ihres Unternehmens an einem Ort zu managen.

Aus diesem Grund empfehlen wir unseren Kunden bei Interesse an einer CRM Software für Kleinunternehmen über einen kompletten Wechsel zu Zoho One nachzudenken. Auf diese Weise kann das Tool so effizient wie möglich genutzt werden. Aktuell kostet Zoho One 37€ pro Monat/Mitarbeiter.

 

Jetzt starten, kontaktieren Sie uns unverbindlich

Interessieren Sie sich nur für eine CRM Lösung ist auch das kein Problem. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch zur Verfügung. Wir freuen uns von Ihnen zu hören und Ihr Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung zu unterstützen!

 

Blogbeitrag ist erschienen im Juni 2020 und wurde mit den Trustpilot Bewertungen erweitert am 10. November 2022

FAQ: CRM Software für Kleinunternehmen

1) Was ist die beste CRM Software für Kleinunternehmen?

„Die beste“ gibt es nicht pauschal. Entscheidend sind Ihre Prozesse (Sales/Service/Marketing), Teamgrösse, Integrationen und ob Sie eher schnell starten oder stark automatisieren/anpassen wollen.

2) Welches CRM-System ist für kleine Unternehmen geeignet?

Geeignet ist ein CRM, das einen einfachen Einstieg erlaubt (Leads, Deals, Aktivitäten), aber später Automationen, Reporting und Rechte/Rollen unterstützt. Wichtig ist, dass es im Alltag genutzt wird.

3) Warum brauchen Kleinunternehmen überhaupt ein CRM?

Weil sonst Wissen und Kundenhistorie in E-Mails, Excel und Köpfen verschwinden. Ein CRM schafft Transparenz, bessere Nachverfolgung und weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen.

4) Reicht Excel statt CRM?

Für sehr kleine Teams kann Excel kurzfristig funktionieren. Spätestens bei mehreren Mitarbeitenden, Follow-ups, Pipeline-Transparenz und Automationen stösst Excel an Grenzen (Versionen, Dubletten, keine Workflows).

5) Ist Salesforce sinnvoll für KMU?

Salesforce kann sinnvoll sein, wenn Anforderungen sehr komplex sind und Budget/Know-how für Implementierung vorhanden ist. Für viele Kleinunternehmen ist es jedoch zu aufwändig und zu komplex.

6) Ist HubSpot gut für kleine Unternehmen?

HubSpot ist oft ein guter Einstieg, besonders wenn Marketing/Inbound stark im Fokus steht. Wichtig ist, die Kostenentwicklung bei Wachstum (Module/Features) früh zu prüfen.

7) Ist Zoho CRM gut für kleine Unternehmen?

Zoho CRM ist für viele Kleinunternehmen attraktiv, weil es flexibel ist, Automationen unterstützt und sich gut in weitere Zoho-Apps integrieren lässt. Entscheidend ist eine saubere Einführung mit klaren Standards.

8) Was kostet CRM Software für Kleinunternehmen?

Die Kosten hängen vom Preismodell (pro Nutzer), den benötigten Funktionen (Automationen, Reporting, Integrationen) und dem Einführungsaufwand ab. Für die Planung ist der „Total Cost of Ownership“ wichtiger als nur der Lizenzpreis.

9) Wie lange dauert eine CRM-Einführung in einem Kleinunternehmen?

Ein sinnvoller Start (Minimalprozess + Daten + Training) ist oft in wenigen Wochen möglich. Der volle Nutzen entsteht meist schrittweise über mehrere Monate, wenn Prozesse und Automationen ausgebaut werden.

10) Was sind typische Fehler bei CRM-Projekten in Kleinunternehmen?

Unklare Ziele, zu viele Sonderfälle, schlechte Datenqualität, fehlendes Training und kein Verantwortlicher im Unternehmen. Ein CRM ist immer auch ein Prozess- und Change-Projekt.

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