CRM und Datenschutz für Schweizer Unternehmen

Unternehmen, die über ein CRM-System (Customer Relationship Management) verfügen, sind im Umgang mit grossen Mengen personenbezogener Daten versiert, welche im Zusammenhang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stehen. Sie sind daran gewöhnt, Namen, E-Mail-Adressen und Geburtsdaten sicher aufzubewahren und Informationen zu aktualisieren, wenn sie veraltet sind, was eine zentrale Voraussetzung für die Einhaltung der DSGVO ist. In diesem Artikel finden Sie allgemeine Informationen dazu, wie sich Datenschutz auf die Nutzung von CRM auswirkt, welche Fehler es zu vermeiden gilt und was speziell für Schweizer KMU gilt.

Was bedeutet die EU-Datenschutzgrundverordnung?

Die Würde des Menschen ist unantastbar. Der Schutz natürlicher Personen in Bezug auf die Verarbeitung von Daten ist ein Grundrecht: Jede Person hat das Recht auf den Schutz der sie betreffenden Daten.

Zum Schutz dieser Grundrechte und im Hinblick auf eine europaweite Harmonisierung wurde die neue EU-Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, ausgearbeitet. Diese gibt den EU- und EWR-Bürgern mehr Kontrolle über ihre Daten und stellt sicher, dass sie in ganz Europa geschützt sind.

So wird es weniger Möglichkeiten geben, Daten für kommerzielle Zwecke zu erfassen und zu nutzen. Allerdings ist es nicht das Ziel der Verordnung, Geschäfte zu verhindern oder zu erschweren. Vielmehr soll die Aufbewahrung und Verwendung von Daten transparenter gemacht werden.

Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die Produkte an europäische Bürgerinnen und Bürger verkaufen und deren Daten speichern oder verarbeiten – unabhängig vom Ort der eigenen Hauptniederlassung (“Marktortprinzip”).

Wie wirken DSGVO und Schweizer Datenschutzgesetz zusammen?

Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) wurde im Herbst 2020 vom Schweizer Parlament verabschiedet und wird voraussichtlich 2023 in Kraft treten. Die Revision stärkt den Schutz von Daten, den das aktuelle DSG bietet, um ihn an das Schutzniveau der EU-Datenschutzgrundverordnung anzupassen. Es soll auch sicherstellen, dass die Schweiz ihren Status als Land, das Daten aus Sicht der EU angemessen schützt, beibehält.

Im Vergleich des Schweizer Datenschutzgesetzes zur DSGVO passt sich die Schweiz mit dem neuen Bundesgesetz für Daten dem EU-Niveau an, orientiert sich aber auch an nationalen Besonderheiten. Beim ausschliesslichen Schutz natürlicher Personen stärkt das revidierte Gesetz primär die Rechte betroffener Personen.

Künftig werden keine Daten ohne Einwilligung der betroffenen Person erhoben. Überdies können Sie Auskunft verlangen und Ihre Daten gegebenenfalls löschen oder berichtigen lassen.

Wie hilft ein CRM bei der Einhaltung des Datenschutzes?

Ein CRM kann Ihnen dabei helfen, die Regelungen des Schweizer Datenschutzgesetzes umzusetzen und lässt sich leicht konfigurieren. Tatsächlich enthalten die meisten CRM-Systeme von Haus aus die notwendigen Funktionen, die Ihnen helfen, mit der DSGVO oder dem Schweizer Datenschutzgesetz Schritt zu halten!

Es gibt viele Arten von CRM-Software. Daher ist es wichtig, dass Ihr System die Anforderungen der DSGVO vollständig erfüllt und dass Sie wissen, was wichtig ist. Dazu gehört Folgendes:

• Dokumentation der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten,
• Sicherstellung, dass die Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie diese Grundlage erfüllen,
• Wahrung der steten Korrektheit und Aktualität von Daten,
• Abtrennung sensibler Daten, sodass nur befugtes Personal Zugang zu ihnen hat.

Die Einhaltung der Vorschriften des Schweizer Datenschutzgesetzes sollte nicht als bürokratische Belastung angesehen werden. Der Datenschutz und ein CRM konzentrieren sich beide auf die Entwicklung von Vertrauen zwischen Organisationen und Einzelpersonen. Die Einhaltung der DSGVO wird auch zu einer stärkeren Beziehung mit Ihren Kunden und einem effizienteren CRM führen.

Schauen wir uns an, wie ein CRM Ihren Datenschutz auf 5 Arten unterstützen kann:

1. Implementierung von DSGVO-Richtlinien

Es ist möglich, Ihr CRM so zu gestalten, dass es mit der DSGVO oder mit den vereinbarten Bedingungen konform ist. Wenn die Bedingungen vorschreiben, dass Sie nur den Namen und die E-Mail-Adresse des Kunden benötigen, um Ihre Dienstleistung zu erbringen, dann kann Ihr CRM so konfiguriert werden, dass es nur diese Daten speichern kann.

2. Verwaltung von Einwilligungen

Ein CRM lässt sich nahtlos in alle Kontaktpunkte mit Ihren Kunden integrieren, einschliesslich Telefon, E-Mail und Website-Formularen. So können Sie alle Benutzerinteraktionen in einer zentralen Datenbank aufzeichnen.

In ähnlicher Weise können Sie die Zustimmung der Benutzer für jeden einzelnen Datenschutzaspekt über diese Kanäle einholen und speichern. So können Sie die Zustimmung Ihrer Kunden ganz einfach nachverfolgen und den Nachweis für die Einhaltung der Vorschriften zeitnah erbringen.

Ausserdem können Sie den Datenschutz entsprechend aktualisieren, wenn die Benutzer ihre Zustimmung aktualisieren oder zurückziehen wollen.

3. Datensicherheit

Führende CRM-Systeme wie Zoho CRM sind mit umfassenden Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung, mehrstufiger Sicherheit, Anti-Hacking-Tools und regelmässigen Updates ausgestattet.

So können Sie die höchsten Datensicherheitsstandards einhalten und Datenschutzverletzungen verhindern.

4. Zugriffsrechte für Benutzer

Gute CRM-Systeme ermöglichen es Ihnen, Rollen und Zugriffsrechte zu definieren. So können Sie verschiedene Ebenen des Benutzerzugriffs einrichten und sicherstellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

5. Recht auf Löschung

Das Bundesgesetz über den Datenschutz gewährt Ihren Kunden das Recht, ihre Daten ohne unnötige Verzögerung löschen zu lassen.

Eine zentralisierte Datenbank, wie sie in einem Zoho CRM System zu finden ist, macht es sehr einfach, diese Personen zu identifizieren und ihre Datensätze entsprechend zu aktualisieren oder zu löschen.

Sie können auch sicherstellen, dass nur eine Kopie der Datensätze dieser Person in Ihren Unterlagen vorhanden ist, und sobald sie gelöscht sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie versehentlich mit weiteren unerwünschten Mitteilungen belästigen, höchst unwahrscheinlich.

Sicheren Datenschutz mit CRM Zoho Software bieten

Zoho ist ein Multichannel-CRM, mit dem Unternehmen Kontakte verwalten können, die per E-Mail, Telefon, Chat oder über soziale Medien stattfinden:

• Organisation von E-Mails in der CRM-Pipeline,
• Verbindung von Kundenanrufen per Klick,
• Erfassen von Leads aus sozialen Medien,
• Live-Chat mit Besuchern der Website,
• Portale für Kunden-, Lieferanten- und Partnerzugang,
• Echtzeit-Analysen,
• Kontaktmanagement für die digitale Erfassung von Daten,
• Zia, ein KI-Verkaufsassistent,
• Vertriebsautomatisierung und Pipeline-Management,
• Teamzusammenarbeit und Automatisierung,
• mobile App.

Wie Zoho CRM bei der Einhaltung des Datenschutzes hilft:

• Verfolgung der Datenquelle,
• Kennzeichnung von Feldern mit Daten,
• Zugriffsanfragen für betroffene Personen.

CRM und Datenschutz einrichten mit KMU Digitalisierung

In der heutigen Zeit ist die Besorgnis über personenbezogene Daten und deren Verwendung durch Unternehmen so gross wie nie zuvor und die Angst vor Datenmissbrauch ist nicht unbegründet.

Die DSGVO wird auch in den kommenden Jahren für Unternehmen weltweit höchste Priorität haben, und es ist wichtig, dass Sie darauf vorbereitet sind. Das richtige CRM kann Ihnen dabei helfen, datenschutzrechtliche Herausforderungen zu meistern und gleichzeitig die Chance zu nutzen, bessere Kundenbeziehungen aufzubauen.

KMU Digitalisierung hat bereits weltweit Digitalisierungen für KMU erbracht und sie mit Datenschutz und CRM Anpassungen, Integration, Wartung und Support unterstützt. Machen Sie den ersten Schritt und kontaktieren Sie uns noch heute für eine kostenlose Digitalisierungsberatung!