In Zeiten der Ungewissheit in der globalen Unternehmenslandschaft sind die Organisationen, die die sich schnell anpassen und auf Veränderungen reagieren sind diejenigen, die Krisen wie die Pandemien oder Verrückte Zoll-Politiken überleben. In den letzten Jahren und insbesondere während der Pandemie standen globale Organisationen unter enormem Druck, die digitale Transformation einzuführen, um zu überleben. Die Wahrheit ist, dass ein Unternehmen den Wandel “managen” muss, wenn es ein digitales Betriebsmodell erfolgreich umsetzen will. Ohne die Erstellung und Einbeziehung eines Plans für das Änderungsmanagement wird eine Initiative zur digitalen Transformation wahrscheinlich scheitern. Darum ist die Erstellung eines Change Management Plans essenziell für den geplanten Erfolg.
Die Bedeutung eines Change-Management-Plans für die digitale Transformation
Für diejenigen, die sich mit digitaler Transformation und Change Management noch nicht auskennen, hier ein kurzer Überblick über beide Konzepte:
Die digitale Transformation umfasst die Nutzung digitaler Ressourcen wie digitale Technologien und Tools, um bestehende Geschäftsprozesse und -systeme zu verändern. Die digitale Transformation ist also nur schwer zu erreichen, wenn man zunächst versteht, wie Unternehmen von digitalen Technologien profitieren können.
Das Änderungsmanagement ist der dokumentierte Prozess für die Umsetzung jeder größeren oder kleineren Änderung an einem bestehenden Geschäftsprozess oder System. Gut durchgeführte Schritte des Änderungsmanagements können die digitalen Ergebnisse erheblich verbessern.
Change Management und digitale Transformation: Beides notwendig für Business Transformation
Veränderungsmanagement und digitale Transformation sind zwar nicht dasselbe, bedingen sich aber oft gegenseitig für die erfolgreiche digitale Transformation eines Unternehmens.
In einem modernen Unternehmen können Veränderungen oder Umgestaltungen nicht ohne den Einsatz von Daten und digitalen Technologien erfolgen. Bei einer digitalen Transformation werden digitale Technologien und Tools eingesetzt, um das Geschäftsmodell zu verändern. Und das Änderungsmanagement unterstützt durch seinen systematischen Ansatz für das Management von Veränderungen den digitalen Transformationsprozess bei der Planung, Ausführung und Implementierung der erforderlichen Änderungen im gesamten Unternehmen.
Die Idee hinter dem Änderungsmanagement ist es, Probleme vorherzusehen, Fehler abzumildern, Widerstände zu bewältigen, Auswirkungen zu messen und die Einführung zu koordinieren, damit der Übergang für alle Nutzer nahtlos verläuft. Ein Plan für das Änderungsmanagement stellt sicher, dass die negativen Auswirkungen der digitalen Transformation minimal sind.
Unter digitalen Transformation werden digitale Technologien in grossem Umfang in allen Geschäftsbereichen eingesetzt, was zu grundlegenden Veränderungen in der Art und Weise führt, wie Unternehmen geführt werden und ihren Kunden einen Mehrwert bieten.
Die Digitalisierung hat tiefere und umfassendere Auswirkungen auf die Menschen, die mit den Veränderungen verbunden sind, und nicht nur mit den neuen Systemen und Prozessen, die eingeführt werden. Wenn Unternehmen Initiativen zur digitalen Transformation ergreifen, engagieren sie in der Regel organisatorisches Änderungsmanagement (OCM)-Experten zur Unterstützung ein. OCM kann bei der Bewältigung der menschlichen Seite der mit den vorgeschlagenen Änderungen verbundenen Risiken helfen.
Change Management ist eine Kernkomponente der digitalen Transformation
Änderungsmanagement Plan erfüllt die folgenden Schritte in einer Initiative zur digitalen Transformation:
- Bewertung der aktuellen Geschäftslage, um Lücken in Prozessen und Systemen zu ermitteln
- Definiert die beabsichtigten Ziele und den Zweck der digitalen Transformation
- Hilft bei der Erstellung eines Plans oder Fahrplans für die Durchführung aller Schritte der Umgestaltung
- Hilft bei der Verwaltung (Überwachung) und Umsetzung der Transformation (Veränderung) in jeder Phase
Veränderungsmanagement, durch den sinnvollen Einsatz von bewährter Verfahren trägt dazu bei, erkannte Risiken zu minimieren und Änderungen auf sichere Weise umzusetzen.
Als eine digitale Transformation Initiative in einem Unternehmen kann herausfordernd und schwierig sein, Veränderungsmanagement eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass der gesamte Prozess reibungslos abläuft:
- Die erste Verteidigungslinie gegen organisatorischen Widerstand sein
- Alle identifizierten Ziele der digitalen Transformation fest im Griff haben
- Kommunikation von Fragen, Problemen, Bedenken und auch zukünftigen Vorteilen an alle Beteiligten in jeder Phase
- Sicherstellen, dass der Wandel nicht von heute auf morgen erfolgt, sondern schrittweise, in Etappen
- Angemessene Unterstützung und Schulung der Mitarbeiter des Unternehmens, um den Wandel zu bewältigen.
Vorteile und Nachteile von Change Management
Die Umsetzung eines Änderungsmanagementplans ermöglicht es den Führungsteams, vorgeschlagene Änderungen an Geschäftsprozessen oder Systemen effektiv zu planen und zu verwalten. Hier sind die sichtbaren Vor- und Nachteile des Veränderungsmanagements:
Die Vorteile sind:
- Change Management bietet einen Rahmen für die Unterstützung und das Verständnis von Veränderungen und deren Auswirkungen auf eine Organisation, Lewins Modell des Veränderungsmanagements.
- Wenn man den Mitgliedern des Geschäftsteams Vertrauen entgegenbringt, werden sie ihre eigenen strategischen Veränderungen vorantreiben, anstatt von der Geschäftsleitung gezwungen zu werden, sich auf Veränderungen einzulassen.
- Das Änderungsmanagementteam stellt sicher, dass die Änderungen ordnungsgemäss umgesetzt und die Mitarbeiter des Unternehmens für die Nutzung der neuen Systeme oder Verfahren geschult wurden.
- Im Zuge des organisatorischen Wandels können die Mitarbeiter des Unternehmens neue Fähigkeiten erwerben, neue Möglichkeiten nutzen und ihre Kreativität in einer Weise einsetzen, die letztlich dem Unternehmen zugute kommt.
Zu den Nachteilen gehören:
- Veränderungen können völlig unwirksam sein, wenn eine Strategie entweder unausgegoren oder zu schwach ist.
- Wenn der Widerstand der Belegschaft gegen den Wandel nicht schon in der Anfangsphase wirksam bekämpft wird, kann er jegliche Veränderungsbemühungen zum Scheitern bringen.
- Ohne eine unternehmensweite Zustimmung werden die Mitarbeiter die Änderungen nur als Aktualisierungen oder Ersatzprozesse sehen und nicht als eine völlig neue Ausrichtung des Unternehmens.
- Mit dem Änderungsmanagement können zwar kleinere Änderungen am Status quo vorgenommen werden, aber es kann ein Unternehmen nicht in eine völlig neue Richtung lenken.
- Um die negativen Aspekte des Änderungsmanagements zu minimieren, muss das Änderungsmanagementteam sicherstellen, dass die Pläne gut ausgearbeitet und die Strategien wirksam sind und ständig verbessert werden.
Die wichtigsten Instrumente zum Umgang mit den oben genannten Nachteilen sind eine ehrliche und rechtzeitige Kommunikation über den wahrgenommenen und den tatsächlichen Wert einer Veränderung.
Vorteile und Nachteile der digitalen Transformation
Die digitale Umgestaltung des Unternehmens ist in der heutigen, sich schnell verändernden Welt unerlässlich. Sie kann dazu beitragen, neue Produkte auf den Markt zu bringen, neue Kunden zu erreichen und in verschiedene Marktsegmente zu expandieren. Die Unternehmen haben zwar eine digitale Agenda und wollen die Belegschaft digitalisieren, doch der Grad der Digitalisierungskompetenz ihrer Mitarbeiter und die Motivation für die Veränderungen sind sehr unterschiedlich.
Die Vorteile sind:
- Es gibt eine Vielzahl von Vorteile der digitalen Transformation. Dazu gehören bessere Kundenerfahrungen, Geschäftsmodelle und Zusammenarbeit sowie eine höhere Produktivität, Flexibilität, Innovation und Transparenz.
- Der größte Vorteil der digitalen Transformation ist die Automatisierung von Routineaufgaben, die zu viel menschliche Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen.
- Digitale Technologien ermöglichen es Unternehmen, Daten zu nutzen, um verwertbare Erkenntnisse und wettbewerbsrelevante Informationen zu gewinnen, und die unternehmensweite Digitalisierung ermöglicht eine sofortige Zusammenarbeit, Konsultation und Teamarbeit zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen. Die digitale Transformation in der Fertigung führt zur Integration von IoT-Sensoren und -Geräten für die Echtzeitverfolgung der Produktion, zur Automatisierung manueller Prozesse wie Bestandsverwaltung und Lagerhaltung und zur Nutzung von Datenanalysen, um Ineffizienzen in der Lieferkette aufzudecken und zu verbessern.
- Digitale Kommunikationskanäle (Web, Mobile, Social) ermöglichen es Unternehmen, ihre Kunden besser zu verstehen, direkt mit ihnen in Kontakt zu treten und das Kundenerlebnis zu verbessern.
- Im Idealfall (wenn es richtig gemacht wird) bietet jede Initiative zur digitalen Transformation die Möglichkeit, Geschäftssysteme und -prozesse zu bewerten und zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie kompatibel und flexibel genug sind, um solide Geschäftseinblicke zu liefern und ein Unternehmen für zukünftigen Erfolg zu positionieren.
Zu den Nachteilen gehören:
- Da die digitale Transformation in der Regel erfordert, dass Unternehmen bestehende Prozesse und Verfahren überarbeiten, sind mit der Bewertung und Umsetzung von Änderungen erhebliche Kosten verbunden.
- Ein weiterer potenzieller Nachteil der digitalen Transformation ist der Verlust des Kundenvertrauens, der eintreten kann, wenn Unternehmen Änderungen an ihren Systemen oder Prozessen vornehmen.
- Misserfolge bei der Implementierung sind unvermeidlich, daher müssen die Teams für die digitale Transformation nach Wegen suchen, um das Risiko eines Scheiterns zu mindern, indem sie ermitteln, was transformiert werden muss und warum, indem sie die erforderlichen Fähigkeiten ermitteln, indem sie neue Technologien testen, bevor sie eingeführt werden, indem sie das Support-Personal schulen und indem sie im gesamten Unternehmen eine Kultur der digitalen Orientierung fördern.
- Da ständig neue Technologien auftauchen und bestehende Technologien weiterentwickelt werden, müssen Unternehmen flexibel genug sein, um neue Technologien bei Bedarf zu übernehmen.
Handlungsempfehlung für KMU
Ihre Geschäftsziele in Kombination mit einem gut durchdachten Plan für das Veränderungsmanagement und der Hilfe von Experten, die sich auf die digitale Transformation spezialisiert haben, sind die besten Strategien für den Übergang zur Digitalisierung. Nur wer einen Plan hat, weiss was das Ziel ist und wie er dorthin gelangen will, der Change Management Plan ist das Instrument. Wenn Ihr Unternehmen eine grosse digitale Überholung wie z. B. die Einführung einer neuen E-Commerce-Plattform oder die Umstellung auf ein vollständig vernetztes Kundenerlebnis vor sich hat, ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie eine Change-Management-Strategie angehen und umsetzen.
Um Innovation und Leistung zu fördern, brauchen Unternehmen eine digitale Plattform, die die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen des Unternehmens erleichtert. Wenn die interne Kommunikation digitalisiert wird, steigen Produktivität, Verantwortlichkeit und Kreativität, während gleichzeitig der dringend benötigte Wettbewerbsvorteil erhalten bleibt. Mit der Leistungsfähigkeit eines digitalisierten Geschäftsumfelds kann Ihr Unternehmen Herausforderungen vorhersehen und Lösungen im Voraus entwickeln, um auch in den kommenden Jahren lebensfähig zu bleiben.
