Kostenmanagement spielt im Alltag eines Betriebes eine zentrale Rolle. Ihr Kostenplan KMU ist bereits entscheidend, wenn Sie erst dabei sind, den Businessplan für Ihre Unternehmensgründung zu schreiben oder auch bei der Planung von einzelnen Projekten im Unternehmen. Der Kostenplan gibt einen Überblick über die laufenden Kosten, beeinflusst den Umsatzplan und zeigt sowohl Sparpotenzial wie auch Wachstumsmöglichkeiten auf.

Warum gutes Kostenmanagement so wichtig ist

Die Herausforderung für KMU im Vergleich zu großen Unternehmen ist, dass sie mit deutlich geringeren personellen und finanziellen Ressourcen auskommen müssen. Da ist es besonders wichtig, dass die einzelnen Prozesse wie Kostenmanagement möglichst effizient laufen. Gerade bei kleinen Unternehmen ist häufig noch großes Sparpotenzial vorhanden, weil nicht genug darauf geachtet wird und viele verdeckte Kosten vorhanden sein können.

Die Kosten wirken sich direkt auf den Profit aus. Wer also wachsen will und seinen Profit stetig steigern will, braucht eine gute Kostenplanung. Eine konsequente Kostenauswertung zeigt klar auf, wo die Kosten zu hoch sind. Dies unterstützt Sie erheblich in unternehmerischen Entscheidungen, wenn es zum Beispiel darum geht, wo der Rotstift angesetzt werden soll.

Die entscheidende Frage ist nun, wie Sie einen guten Kostenplan für Ihr Unternehmen erstellen. Dafür muss erst geklärt werden, welche Kostenarten es gibt, die in den Kostenplan KMU gehören und welches die besten Werkzeuge für ein erfolgreiches Kostenmanagement sind.

Welche Kostenarten gibt es?

Der Kostenplan ist Teil des Finanzplans eines Unternehmens und enthält alle Kosten, die während des Geschäftsbetriebes regelmäßig anfallen. Entscheidend für die Kostenplanung sind die sogenannten primären Kostenarten.

Primäre Kostenarten

Unter Primärkosten versteht man alle Kosten von Gütern und Dienstleistungen, die ein Unternehmen nicht selbst produziert, sondern extern bezieht. Sie werden der Kostenstelle zugeordnet, wo die Kosten entstanden sind. Zu den primären Kostenarten zählen auch die Betriebsmittelkosten, die für den Entstehungsprozess der produzierten Produkte notwendig sind.

Die primären Kosten sind also die laufenden Kosten wie zum Beispiel Personalaufwand, Büromaterial, Werbung oder Mietkosten. Beim Personalaufwand sollten Sie die Sozialabgaben auf den Gehältern nicht vergessen. Hier können auch Überstunden, Fahrgeld, Urlaubsansprüche, Weihnachtsgeld und Ähnliches eingerechnet werden. Das Gegenstück zu den primären Kostenarten sind die Sekundärkosten. Diese bezeichnet man auch als innerbetriebliche Leistungen, da es sich um die Güter und Dienstleistungen handelt, welche ein Unternehmen selbst produziert.

Fixkosten und variable Kosten

Des Weiteren lassen sich die Kosten, die im Kostenplan KMU aufgenommen werden müssen, in zwei Kategorien aufteilen: Fixkosten und variable Kosten. Zu den Fixkosten zählen alle jene, die regelmäßig anfallen und monatlich weitgehend gleich sind. Dazu gehören zum Beispiel Miete, Personalkosten, Versicherungen, Telefon und Internet. Die Höhe der variablen Kosten hängt hingegen von der Produktionsmenge ab. Sie beinhalten unter anderem Strom und Heizung, Wareneinsatz, Versandkosten, Reisekosten und Ähnliches.

Kosten Plan KMU costs

Einen Kostenplan KMU erstellen

Ein Kostenplan wird in der Regel als Matrix dargestellt mit der Projektstruktur für die vertikale Gliederung und dem zeitlichen Ablauf für die horizontale Gliederung. Natürlich können Sie Ihren Kostenplan KMU als einfache Excel Tabelle anlegen. Microsoft Office stellt dafür sogar Vorlagen zur Verfügung. Einfacher wird es aber, wenn Sie ein digitales Tool verwenden, das mit sämtlichen anderen relevanten Anwendungen direkt verknüpft ist.

Digitale Finanzbuchhaltung

Das Herzstück der Finanzkontrolle einer KMU ist die Buchhaltungssoftware. Die Auswahl an verschiedenen Buchhaltungssoftwares ist groß, was es für eine KMU nicht einfach macht, die richtige zu wählen. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie sich professionell beraten lassen, um sicherzugehen, dass Sie die richtige Softwarelösung wählen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist. Mehr Informationen zur Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware finden Sie auch auf unserer Webseite.

KMU Digitalisierung hat sich darauf spezialisiert, kleine und mittlere Unternehmen im Prozess der Digitalisierung zu beraten und unterstützen. Wir setzen dabei am liebsten auf Zoho One, weil es flexibel anpassbar und ausbaubar ist. So kann es auf die individuellen Bedürfnisse einer KMU abgestimmt werden. Da sämtliche Anwendungen in einer Software integriert sind, sparen Sie den mühsamen Transfer von Daten. Zudem müssen Sie so nicht den Überblick über eine Vielzahl von Abos behalten, sondern können alles im Kostenpunkt Zoho zusammenfassen.

Zoho Books

Zoho Books ist die cloud-basierte Buchhaltungslösung von Zoho, die besonders gut für KMU geeignet ist. Die Software überzeugt vor allem damit, dass sie benutzerfreundlich ist und man sich schnell darin zurechtfindet. Des Weiteren bietet Books verschiedene grafische Darstellungsmöglichkeiten und viel Flexibilität in der Handhabung. Zudem lässt sich Zoho Books direkt mit Ihrem CRM und anderen relevanten Anwendungen verknüpfen.

Über Books können Sie nicht nur Ihren Kostenplan KMU erstellen, sondern auch sehr einfach auswerten. Das Tool bietet verschiedene Analysemöglichkeiten, die sich zudem grafisch darstellen lassen. Ihr Kostenplan Unternehmen ist somit mehr als nur Zahlen, sondern wird visuell deutlich. Somit können Sie auf einen Blick erkennen, wie es um Ihre Kosten steht und wo Sie möglicherweise noch Potenzial herausholen können.

Investition Digitalisierung – Kostenplan KMU

Die Digitalisierung Ihrer KMU ist eine Investition, aber eine die sich langfristig auszahlen wird. Es lohnt sich von Anfang an, Ihre KMU digital zu planen und ein klares Konzept zu haben. Wählen Sie die Tools, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind und das Wachstum Ihres Unternehmens begünstigen. All-in-One Lösungen haben den großen Vorteil, dass sämtliche Anwendungen aufeinander abgestimmt und voll integriert sind.

Ressourcen freisetzen durch Automatisierung

Durch die erfolgreiche Digitalisierung werden Ressourcen freigesetzt und Kosten können umgeplant werden. Das Entscheidende hier ist, dass die Digitalisierung eine Automatisierung von Prozessen und Abläufen ermöglicht. Zu Beginn ist das sicher eine große zeitliche und personelle Investition. Die einzelnen Customer Journeys müssen geplant, die einzelnen Elemente erstellt und im System angelegt werden.

Diese Investition lohnt sich allerdings langfristig. Sind die Prozesse erst einmal automatisiert, können sie die entsprechenden personellen Ressourcen umverteilen. Mitarbeiter, die vorher vielleicht mit manuellen Datenexporten und E-Mail Versand beschäftigt waren, können sich nun auf andere Aufgaben konzentrieren.

Kostenplan KMU im Projektmanagement

Gutes Kostenmanagement spielt nicht nur für den Kostenplan Unternehmen eine wichtige Rolle, sondern auch in jedem einzelnen Projekt, das Ihre KMU plant. Zoho Projects ist eine optimale Lösung für Ihr Projektmanagement und, um den Kostenplan Ihrer Projekte im Blick zu behalten. Der große Vorteil von Zoho Projects ist, dass es direkt mit Ihrem CRM, der Buchhaltung und anderen wichtigen Anwendungen verknüpft wird.

Zoho Projects bietet gleich wie Zoho Books eine Vielzahl von Analysemöglichkeiten, die grafisch übersichtlich dargestellt werden können. Es ist somit ein äußerst benutzerfreundliches Tool, das Ihnen sehr praktisch hilft, Ihren Kostenplan KMU im Blick zu behalten.

Vermarkter, die sich mit Kundenbeziehungsmanagement (CRM) beschäftigen, ist so ziemlich das, was wir tun. Wir wollen wissen, wie sich unsere Kunden fühlen, was sie wollen und was sie von unseren Unternehmen halten, und das wollen wir ALLEZEIT wissen.

Aber seit dem Aufkommen des Internets, der Suchmaschinen und der sozialen Medien haben sich die Kanäle dafür grundlegend verändert.

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E-Mail Marketing ist ein sehr beliebtes und weit verbreitetes Marketing Werkzeug. Eine Mehrheit der Unternehmen verschickt Werbemailings und bewertet diese als erfolgreich. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es ist preiswert und praktisch jeder und jede hat heute mindestens eine E-Mail Adresse. Diese brauchen wir regelmäßig für Online-Shopping und gehen entsprechend frei damit um.

Professionelles E-Mail Marketing

Die klassischen Ziele von E-Mail Marketing sind Loyalität und Vertrauen aufbauen oder Markenbewusstsein zu stärken. Dabei lohnt es sich, ein professionelles Tool zur Hilfe zu nehmen, da diese viele nützliche Funktionen bieten. So kann unter anderem das Risiko eingedämmt werden, dass Ihre Mails im Spamordner der Empfänger enden. Das wollen Sie auf jeden Fall vermeiden. Die Auswahl der verschiedenen Anbieter ist groß. Zoho Campaigns ist eine Option, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen möchten.

 

Was ist wichtig bei der Wahl eines Dienstleisters?

Es gibt ein paar grundsätzliche Punkte, die beim E-Mail-Marketing zu beachten sind. Zoho Campaigns berücksichtigt alle von ihnen. Um sich das Leben nicht unnötig schwer zu machen, sollte das Tool über eine einfache und intuitive Bedienung sowie eine große Auswahl von responsiven Templates verfügen. Dies ist besonders wichtig, da Sie den Newsletter wahrscheinlich auf dem Computer erstellen, aber viele Empfänger ihn auf ihrem mobilen Gerät öffnen werden. Eine responsive Designvorlage stellt sicher, dass das Endprodukt auf allen Geräten automatisch angepasst wird und gut aussieht. Der Datenschutz sollte auf jeden Fall in allen Aspekten gesichert sein. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Berichte. Durch detaillierte Analysen hilft Ihnen die Software, Ihre Kampagnen auszuwerten und entsprechend zu verbessern.

Zoho Campaigns Pricing

Ein großer Vorteil bei einem digitalen Mailing sind die deutlich geringeren Kosten. Die Druck – und Versandkosten fallen hier weg. Ganz kostenlos ist aber auch ein digitaler Newsletter nicht. Je nach den Kapazitäten, die Sie inhouse haben, müssen Sie Kosten für die Erstellung einberechnen. Bei professionellen, zuverlässigen Programmen fallen zudem Kosten an, für die es in der Regel unterschiedliche Preismodelle gibt. Zoho Campaigns Pricing bietet ebenfalls verschiedene Abrechnungsmodelle maßgeschneidert auf die Größe des Unternehmens. Diese richten sich zum einen danach, wie viele Kontakte Sie anschreiben möchten oder wie viele Newsletter Sie regelmäßig verschicken möchten. Der Preis hängt aber auch davon ab, welche zusätzliche Funktionen Sie nutzen.

Zoho Campaigns Email Marketing

Was ist Zoho Campaigns?

Zoho Campaigns ist die E-Mail-Marketing Anwendung von Zoho. Mit ihrer Hilfe können Sie E-Mail Kampagnen erstellen, die Ihnen wiederum helfen, Ihren Umsatz zu steigern. Zoho Campaigns unterstützt sie dabei, einen starken Kundenstamm aufzubauen und zu verwalten. Das Tool bietet eine Vielzahl von ansprechenden, modernen Layout-Vorlagen, die Sie anpassen und mit Inhalt füllen können. Der Editor ist sehr benutzerfreundlich und funktioniert über ein Drag-and-Drop System. Zusätzlich bietet Zoho ein praktisches Automatisierungstool, welches Ihnen hilft, viele Prozesse zu automatisieren. Echtzeitanalysen und detaillierte Performanceberichte dürfen selbstverständlich auch nicht fehlen.

Folgende Vorteile von Zoho Campaigns möchten wir genauer betrachten:

  • Design
  • Kundenstamm pflegen und ausbauen
  • Automatisierung
  • Erfolg sichern durch Auswertungen
  • Mobil verwalten

Design:

Zoho Campaigns bietet Ihnen eine Auswahl von kostenlosen Vorlagen, die Sie für Ihr Design übernehmen oder anpassen können. Diese sind selbstverständlich responsiv. Natürlich können Sie auch Ihre eigene Vorlage entwerfen, die perfekt auf Ihr Corporate Design abgestimmt ist. Sie haben vielfältige Möglichkeiten, verschiedene Elemente in Ihre E-Mails zu integrieren.

Ziehen Sie Bilder, Logo, Grafiken einfach per Drag-and-Drop an die richtige Stelle. Die Einbindung von kurzen Video-Clips ist ebenfalls sehr beliebt und problemlos mit Zoho Campaigns. Die Anwendung ist zum Beispiel ganz einfach mit YouTube verknüpfbar. Das Gleiche gilt für sämtliche anderen Social Media Kanäle, die Ihre KMU verwendet. Eine weitere Option ist die Verknüpfung zu Survey Monkey, ein Tool, dass Ihnen ermöglicht, Umfragen zu erstellen.

Kundenstamm pflegen und ausbauen:

Zoho Campaigns ermöglicht Ihnen, nicht nur E-Mails an bestehende Kunden zu verschicken, sondern auch, Ihren Kundenstamm auszubauen. Interessierte können sich selbst für Ihre Kampagnen anmelden, wodurch Sie Ihre Reichweite vergrößern können. Da sich die Adressaten auch per Mausklick wieder abmelden können, nimmt Ihnen das Arbeit ab und Ihre Datenbank wird somit stets aktuell gehalten.

Die Bounce-Rate sagt zudem einiges über die Qualität Ihrer Daten aus und hilft, diese zu bereinigen. Zoho Campaigns ermöglicht Ihnen, verschiedene Zielgruppen für gezielte Kampagnen anzulegen. Durch die Integration mit Zoho CRM müssen Sie die Daten auch nur an einer Stelle pflegen. Der direkte Import von Kundendaten ermöglicht zudem, dass Sie Ihre Nachrichten personalisieren können, wodurch die Kunden jeweils mit Ihrem Namen direkt angesprochen werden. Dies erhöht nachweislich die Erfolgschancen und kostet Sie lediglich ein paar weitere Klicks.

Automatisierung:

Die Verknüpfung von Zoho Campaigns und Zoho CRM unterstützt zudem auch die verschiedenen Möglichkeiten für eine Automatisierung. Legen Sie E-Mail-Ketten an, die nach bestimmten Kriterien verschickt werden sollen und überlassen Sie den automatischen Versand Zoho. Sie können auf bestimmte Anfragen automatische Antworten anlegen, damit Sie diese nicht mehr manuell versenden müssen. Oder schicken Sie eine automatische Follow-Up E-Mail an alle, welche die vorangehende E-Mail geöffnet haben. Das sind nur zwei einfache Beispiele.

Erfolg sichern durch Auswertungen:

Testen Sie verschiedene Inhalte und Designelemente und finden Sie heraus, welche am besten performen! Zoho Campaigns liefert aufschlussreiche Echtzeit- Berichte und Details zu der Performance Ihrer Kampagnen. Diese beinhalten Informationen über eindeutige Öffnungen, wie viele Empfänger auf welche Links geklickt haben oder wie oft die Mail weitergeleitet wurde. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr länger spekulieren, was Ihren Kunden am besten gefällt und am erfolgreichsten ist. Sie können Ihre Entscheidungen auf handfeste Tatsachen bauen und so Ihre Kampagnen stets verbessern.

Mobil verwalten:

Damit Sie immer und von überall aus den Überblick behalten, gibt es Zoho Campaigns auch als App. So können Sie bequem jederzeit auch von unterwegs E-Mails bearbeiten und versenden. Des Weiteren können Sie über die App auf die Berichte zugreifen, Anpassungen vornehmen und Kontakte verwalten. Selbst wenn Sie offline sind, können Sie Änderungen vornehmen. Diese werden, sobald Sie wieder mit einem Netzwerk verbunden sind, automatisch im System aktualisiert.

KMU Digitalisierung begleitet Sie auf dem Weg

Die Möglichkeiten von Digitalisierungs-Tools scheinen heutzutage unendlich zu sein, sodass die Wahl der richtigen Anbieter nicht einfach ist. Die Agentur KMU Digitalisierung unterstützt Sie bei der Zusammenstellung eines digitalen Kommunikationskonzepts. Dieses beinhaltet sämtliche Funktionen, die heutzutage unerlässlich sind für eine erfolgreiche Kommunikation. Neben der Website, dem CRM und einem Planungstool für Social Media gehört ein Tool zum Versand von Newslettern dazu. Hier setzt KMU Digitalisierung auf Zoho, weil es so konzipiert wurde, dass sämtliche Funktionen perfekt zusammenarbeiten.

Zoho hat zudem den Vorteil, dass es beliebig ausgebaut und an die individuellen Bedürfnisse einer KMU angepasst werden kann. Wie bei den Zoho Campaigns Pricing Modellen gibt es auch bei sämtlichen weiteren Zoho Anwendungen flexible Möglichkeiten, die aufeinander abgestimmt werden können.

Ein Telekommunikationssystem, das alle Anforderungen Ihrer Geschäftskommunikation erfüllt, ist ein Muss für Ihr Kleinunternehmen (KMU). Und ein VoIP (Voice Over Internet Protocol)-Dienst hilft Ihnen dabei, und zwar zu Kosten, die niedriger sind als die, die Sie vielleicht bei Ihrem örtlichen Telefonanbieter bezahlen. Darüber hinaus kann die Telephonie via Internet Ihr Team produktiver machen. In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile und geben Ihnen 7 Tipps zur Auswahl des richtigen VoIP Dienstes für Ihr KMU.

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Die Darstellung von Kreisen oder Kästen und Linien, die ein Organigramm in der Regel ausmacht, ist bekannt. Es gibt eine Vielzahl von Organigrammen, die unterschiedlich aussehen und unterschiedliche Zwecke erfüllen. Ein Organigramm ist im Optimalfall aber weit mehr als ein buntes Durcheinander von Linien. Es ist dazu bestimmt, einen Überblick über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu schaffen. Heutzutage sind Organigramme auch nicht mehr zwangsläufig linear und starr, sondern passen sich modernen und agilen Strukturen an. Auch für kleinere, moderne und digitale Unternehmen übernimmt ein Organigramm wichtige Funktionen.

Was ist ein Organigramm?

Der Begriff Organigramm setzt sich aus den Wörtern «Organisation» und «Diagramm» zusammen. Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Organisation und Struktur eines Unternehmens. Es zeigt auf, wie ein Unternehmen aufgebaut ist, welche organisatorischen Einheiten es gibt, wer für welche Bereiche verantwortlich ist und wie die Beziehungen zwischen den einzelnen Bereichen sind. Man kann das Organigramm auch als Landkarte des Unternehmens bezeichnen. Es soll einen schnellen Überblick geben und Verantwortlichkeiten klar abbilden.

Verschiedene Funktionen von Organigrammen

Ein Organigramm soll grundsätzlich einen Überblick geben: über die Struktur eines Unternehmens, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Zuständigkeiten. Es soll auf einfache und visuelle Art darstellen, wie ein Unternehmen funktioniert. Die verschiedenen Formen von Organigrammen haben unterschiedliche Schwerpunkte.

Abläufe und Zuständigkeiten klären

Das Organigramm für Unternehmen zeigt auf, in welche Bereiche ein Unternehmen aufgeteilt ist und wie diese zueinander stehen. Daraus lässt sich ableiten, ob ein bestimmter Bereich, wie zum Beispiel Marketing, einem anderen Bereich untergeordnet oder selbstständig ist. So werden die unterschiedlichen Geschäftsbereiche zu einander abgegrenzt. Ein Organigramm enthält auch immer zu jedem Punkt die verantwortliche Person. Bei größeren Unternehmen ist es meist nötig, zu vereinfachen und sich auf die Bereichsleitung zu beschränken, weil nicht mehr jeder Mitarbeiter abgebildet werden kann.

Organigramme können auch auf Projekte oder Prozesse bezogen angelegt werden. Dabei liegt der Fokus eher auf den Aufgaben und verschiedenen Etappen der Prozesse. Dadurch werden Abläufe sichtbar und Abhängigkeiten von verschiedenen Aufgaben können ebenfalls erkannt werden. Diese klare Darstellung von Zuständigkeiten in einem Organigramm vereinfacht die Kommunikation und Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Der Informationsaustausch wird so viel effizienter.

Restrukturierung unterstützen

Ein Organigramm Unternehmen kann sehr hilfreich sein im Falle einer Umstrukturierung innerhalb des Unternehmens. Die visuelle Darstellung der Strukturen ist eine gute Ausgangslage, wenn darüber beratschlagt werden soll, wo Veränderungen und Anpassungen nötig sind. Das Organigramm zeigt auf, welche Bereiche wie stark ausgebaut und wie Strukturen und Hierarchien festgelegt sind. Dadurch wird teilweise sehr schnell sichtbar, wo Zuständigkeiten verschoben werden können. Der Prozess der Umstrukturierung lässt sich anhand eines Organigramms sehr leicht erklären und rechtfertigen. Organigramme können auch grundsätzlich in jeglicher Form im Rahmen von Change Management unterstützen.

Ansprechpersonen an Externe kommunizieren

Das Organigramm für Unternehmen erleichtert nicht nur die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, sondern kann auch äußerst nützlich sein in der Kommunikation mit externen Stakeholdern. So können Sie zum Beispiel dem externen Dienstleister ein Organigramm von Ihrer Kommunikationsabteilung zukommen lassen und dieser sieht so auf einen Blick, welche Person für welchen Bereich zuständig ist. So können komplizierte Kommunikationswege vermieden werden, indem sich Externe immer direkt an die zuständige Person wenden können, die auch die Verantwortung tragen und Entscheidungen treffen können.

Erstellung eines Organigramms

Es gibt keine vorgeschriebenen Regeln, nach denen ein Organigramm erstellt werden muss. Trotzdem gibt es einige gängige Praktiken, die sich durchgesetzt haben. Meistens besteht ein Organigramm aus diversen horizontalen und vertikalen Linien, Kästen und Kreisen. Ohne eine geeignete Software ist die Erstellung sehr zeitintensiv.

In modernen Organigrammen werden nicht mehr so sehr Machtstrukturen abgebildet wie früher. Entsprechend sind sie auch nicht unbedingt linear in der Darstellung, sondern müssen eine gewisse Agilität, Kundenorientierung, Innovation und Schnelligkeit abbilden. Das kann ein Organigramm aber komplex und anspruchsvoll machen.

Verschiedene Formen:

  • Funktional: Das Diagramm bildet verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben ab und ist hierarchisch strukturiert. In diese Kategorie gehört meist auch das Organigramm für Unternehmen, welches die Belegschaft eines Unternehmens abbildet.
  • Sparten: Hier bestimmen die Produkte, Produktkategorien, Kunden oder Regionen die Ausrichtung des Diagramms. Es orientiert sich in diesem Fall an Prozessen.
  • Matrix: Dabei handelt es sich um eine Mischform der ersten beiden Formen. Ein Matrixdiagramm ist prozessorientiert, hierarchisch aufgebaut, aber flexibel anpassbar.
  • Projektorganisation: Organigramme können auch für einen Auftrag oder ein Projekt angelegt werden. Darin werden vor allem die Funktionen und Aufgaben innerhalb des Projektes festgelegt und jeweils auf das spezifische Projekt angepasst.

Welche Form von Organigramm zu einem Unternehmen passt, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, wie Größe, Art des Unternehmens, Struktur, Geschäftsmodell und vielen anderen. Bei größeren Unternehmen kann es sich lohnen, auch einzelne Unterabteilungen in Organigrammen anzulegen.

Was ist wichtig, wenn man ein Organigramm erstellt?

Legen Sie vorab die Ziele und Funktionen fest, die das Organigramm erfüllen soll. Dies kann zum Beispiel sein, dass intern die Kommunikation verbessert werden soll, indem die Zuständigkeiten und Ansprechpersonen klar festgelegt und dargestellt werden. Es kann aber auch zur Neuorganisation des Unternehmens dienen und neue Strukturen festlegen.

Es ist eine gute Idee, die Mitarbeitenden mit Fotos abzubilden. Das kann die Hemmschwelle senken, jemanden tatsächlich anzusprechen, und fördert die Identifikation der Einzelnen mit ihrem Bereich. Ein Organigramm ist nie statisch, sondern lebt und muss ständig angepasst werden können. Nur ein aktuelles Organigramm kann seinen Zweck erfüllen. Um Ihre Organigramme stets aktuell zu halten, brauchen Sie eine digitale Lösung.

Ziele erreichen mit Organigramm

Unterstützung durch KMU Digitalisierung

Wer nützliche Organigramme erstellen will, ohne dabei viel Zeit zu verlieren, braucht das passende digitale Tool. Da es so viele unterschiedliche Möglichkeiten gibt, ist es ratsam, sich Unterstützung von Experten zu holen. Die Schweizer Agentur KMU Digitalisierung ist Experte für Digitalisierungsprozesse bei KMU und kann Sie bei der Wahl der richtigen Tools beraten und unterstützen. Im Rahmen eines Audits blickt KMU Digitalisierung mit Ihnen auf Ihr Unternehmen und entwickelt mit Ihnen gemeinsam eine Strategie, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.

Überblick behalten mit Zoho HR Tool

KMU Digitalisierung arbeitet vorwiegend mit der All-in-One Software Zoho. Zoho vereint eine Vielzahl von wichtigen Funktionen, die alle optimal aufeinander abgestimmt sind. Über das HR Tool von Zoho können Sie sehr einfach den Überblick über Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und den aktuellen Stand Ihrer Organisationsstruktur behalten. Indem Sie Ihre HR Prozesse direkt mit Zoho managen, bleiben Ihre Daten stets aktuell. Durch die Verknüpfung mit anderen Funktionen müssen Sie nur an einer Stelle die Daten erneuern und alles andere passt sich automatisch an, wenn zum Beispiel Mitarbeitende die Position ändern oder jemand Neues eingestellt wird. So können Sie einfach und unkompliziert Ihre Organigramme erstellen, die auf diesem Weg immer aktuell bleiben.

Projekt-Organigramm erstellen mit Zoho Blueprint

Für die einzelnen Projekte hat Zoho Projects verschiedene Funktionen, um Zuständigkeiten übersichtlich und flexibel darzustellen. Blueprint ist zudem eine einfach Zusatzfunktion, die ebenfalls das Erstellen von Diagrammen ermöglicht. Diese Diagramme beziehen sich auf die verschiedenen anstehenden Aufgaben, zeigt ihre Abhängigkeiten und wie diese in Beziehung zueinander stehen. Die Prozesse können ganz einfach über Drag and Drop visualisiert werden. Die einzelnen Aufgaben und Zuständigkeiten werden anschließend zugewiesen. Sie können Erinnerungen einstellen, damit die zuständigen Mitarbeitenden automatisch eine Erinnerungsmail erhalten, wenn ihre Aufgabe ansteht. Damit sparen Sie sich auch mühsame Follow-Up Nachrichten. Zoho Blueprint wird vorwiegend für die Automatisierung von einzelnen Prozessen verwendet.

Update Januar 2022: Leider musste Sparbatzen auf den Beginn des Jahres 2022 den Betrieb einstellen. Wir bedauern es sehr, verstehen aber das nicht jede Finanzierungsrunde erfolgreich sein kann, auch wenn es Kunden und eine Nachfrage gibt. Schade. Zugleich auch eine Wahnsinns tolle Erfahrung für uns gewesen dieses Start up so nahe begleiten zu dürfen. Und Respekt vor den Gründern, welche viel riskiert haben und Mut bewiesen haben. Nur wer nichts wagt verliert nie. Dass, das Startup auf CRM von KMU Digitalisierung gesetzt hatte, war eine Tolle Geschichte.

Sparbatze: die moderne Schweizer Altersvorsorge

Das Startup setzt auf KMU Digitalisierung bei der Betriebssoftware

Die Altersvorsorge ist für Schweizerinnen und Schweizer ein wichtiges Thema. Die 3. Säule oder auch Säule 3a ist die freiwillige private Altersvorsorge. Sie ermöglicht eine individuelle und steuerbegünstigte zusätzliche Vorsorge für Erwerbstätige. Das Startup Sparbatze setzt hier an und bietet seinen Kundinnen und Kunden eine individuelle und digitale Altersvorsorge mit attraktiven Zusatzleistungen. Die Idee dahinter ist, die Altersvorsorge so modern, flexibel und unkompliziert zu gestalten wie möglich. Weiterlesen

Projektmanagement gehört zum Alltag eines Unternehmens. Es ist von zahlreichen Risiken und Herausforderungen begleitet, die es zu meistern gilt. Es kann vorkommen, dass die Beteiligten ganz unterschiedliche Ideen und Vorstellungen haben, die nicht immer zusammenpassen. Der Zeitplan kann leicht durcheinander geraten oder man verliert den Überblick. Wenn das Reporting nicht stimmt, kann das zu Fehlentscheidungen führen und teuer werden. Wie können nun solche Risiken vermieden und reduziert werden, damit dem Erfolg des Projekts nichts mehr im Wege steht?

Das Briefing als Grundlage für Projektmanagement

Ein entscheidender Faktor ist, dass die richtige Grundlage gelegt wird. Ein gutes Briefing legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Ein erfahrener Projektmanager weiß, wie wichtig das Briefing zum Start ist, um alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen. Er hat wahrscheinlich auch schon seine eigene Briefing Checkliste entwickelt und kennt seine bevorzugten Briefing Tools. Wenn man aber nun das Projektmanagement nicht vom Wissen einer einzelnen Person abhängig machen will, hilft es, ein passendes Tool dafür zu haben.

Digitale Lösungen erhöhen Flexibilität

Da heutzutage vermehrt auch verschiedene Beteiligte an verschiedenen Standorten an einem Projekt zusammenarbeiten, sind digitale Tools besonders hilfreich. Durch eine Projektmanagement Software können Mitarbeiter, Agenturen oder Freiberufler alle auf die gleiche Plattform zugreifen und haben Zugang zu den für sie relevanten Informationen. KMU Digitalisierung hilft Ihnen als Unternehmen, die richtigen Tools für die digitale Zusammenarbeit zu finden und unterstützt Sie in dem Prozess.

Was ist ein Briefing?

Der Fachbegriff “Briefing” wurde aus dem Englischen übernommen und bedeutet übersetzt so viel wie Kurzanweisung oder Lagebesprechung. Ein Briefing soll kurz, knapp und übersichtlich sein. Es sollte alle wichtigen und relevanten Punkte für eine Aufgabe enthalten. Dazu gehört die Aufgabenstellung, die Ziele und Zielgruppen, Vorstellungen und Wünsche für das Projekt. Das Briefing legt damit das Fundament für jedes Konzept und Projekt. Ein klares Briefing vorab sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind und nach den gleichen Angaben an dem Projekt arbeiten.

Was gehört auf eine Briefing Checkliste?

Es gibt einige allgemeine Punkte, die auf einer Briefing Checkliste immer vorkommen sollten. Im Folgenden finden Sie zur Veranschaulichung einige Beispiele, was ein Briefing enthalten soll.

  • Ist- Zustand

Hier wird zum Beispiel das Unternehmen kurz dargestellt, wenn das Briefing an eine externe Agentur gehen soll. Dazu gehören auch bisherige Maßnahmen, die bereits getroffen wurden, sowie eine Erläuterung der Problemstellung.

  • Zielsetzungen

Zu den Zielsetzungen gehört die Definition der Zielgruppe, sowie die Festlegung von Terminen und Zeiträumen. An der Stelle wird auch festgehalten, was mit dem Projekt erreicht werden soll: zum Beispiel die erstrebten Absatzzahlen, Wissen, Bekanntheit der KMU, ein verbessertes Image und dergleichen.

  • Strategie und Vorgehen

Nach welchen Richtlinien soll das Projekt durchgeführt werden? Zum Beispiel im Fall von Werbekampagnen wird an der Stelle auch festgelegt, was die zentrale Werbebotschaft sein soll und in welche Medien die Werbung ausgespielt werden soll.

  • Maßnahmen

Legen Sie bereits vorab fest, welche Massnahmen ergriffen werden sollen. Welche Bereiche der IT sollen umgerüstet werden? Sollen Anzeigen geschaltet werden? Sie können hier auch Beispiele von anderen Unternehmen einbringen, die als Illustration dienen können.

  • Budget

Legen Sie vorab einen klaren Rahmen für das Budget fest. Wie viel Geld kann oder darf für das Projekt ausgegeben werden?

  • Kontrollen

Damit Sie bei Ihrem Projekt nicht die Kontrolle verlieren, ist es entscheidend, dass bereits im Briefing die Kontrollmechanismen festgelegt werden. Hier wird die Frage geklärt, wie oft Berichte erstellt werden oder in welchem Intervall Treffen stattfinden sollen.

  • weitere Eckdaten

Ein Briefing sollte auch alle wichtige Ansprechpersonen und Verantwortliche festlegen. Sämtliche Abgabetermine und Fristen, die eingehalten werden müssen, gehören ebenfalls in ein Briefing.

Entscheidend ist natürlich, dass Sie für Ihre Projekte eine eigene Briefing Checkliste haben, die alle wichtigen Details abbildet. Mit dem richtigen Briefing Tool können Sie die Checkliste einfach anpassen und weiterentwickeln.

Briefing Projektmanagement Software

Die Wahl des richtigen Briefing Tools

Was Teil eines Briefings sein soll, ist unter anderem abhängig von der Art und Größe des Projektes. Es gibt verschiedenste Angebote von Briefing Tools, die Ihnen mit Vorlagen und Briefing Checklisten helfen. Bei der Wahl des richtigen Tools ist aber entscheidend, dass dieses flexibel und unkompliziert ist und sich auf die Bedürfnisse Ihrer KMU anpassen lässt. Ein teures Tool, welches auf Großprojekte ausgelegt ist, mag nicht die beste Wahl für Ihre KMU sein. Es enthält vermutlich Briefing Checklisten, die nur bedingt für Sie anwendbar sind.

KMU Digitalisierung bietet maßgeschneiderte Angebote

Auf der Suche nach den richtigen Tools, um Ihre KMU zu digitalisieren, sind Sie nicht auf sich alleine gestellt. Die Agentur KMU Digitalisierung ist auf die Bedürfnisse von KMU spezialisiert und bietet deshalb maßgeschneiderte Angebote, die Ihr Budget nicht überstrapazieren. KMU Digitalisierung achtet dabei besonders darauf, dass die angebotenen Tools zur Digitalisierung möglichst benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sind, damit eine kurze Einführung ausreicht und Sie nicht noch Geld für teure Schulungen oder geschultes Personal ausgeben müssen. Das Anliegen von KMU Digitalisierung ist es, Sie dabei zu unterstützen, dass Sie noch effizienter arbeiten können.

Zoho Projects: Das Tool für erfolgreiches und unkompliziertes Projektmanagement

Zoho Projects ist ein Online Tool, das über alle wichtigen Funktionen verfügt und zudem gut mit anderen relevanten Programmen und Funktionen Ihrer digitalen KMU verknüpft ist. Über Zoho Projects können sie Projekte planen, Briefings und Berichte erstellen und mit den beteiligten Personen kommunizieren. Das Tool ist sehr intuitiv und unkompliziert in der Bedienung. Sie brauchen keine lange Schulung dafür, denn eine kurze Einführung reicht. Sie können in Zoho Projects Ihre Projekte in übersichtliche Einzelteile zerlegen, ganz egal, wie komplex und groß es ist. Die einzelnen Aufgaben werden den zuständigen Personen zugewiesen und in den Aufgabenbeschreibungen können Sie alle relevanten Informationen hinterlegen. Auch Dokumente können direkt hinterlegt und zugänglich gemacht werden.

Briefing mit Zoho erstellen

Über Zoho können Sie auch für sämtliche Projekte und Projektkategorien spezifische Briefing Checklisten erstellen. Diese können Sie online zugänglich machen, damit alle, die Projekte planen, stets darauf zugreifen können. Eine Briefing Checkliste stellt sicher, dass ein gutes, solides Briefing erstellt wird und nichts vergessen geht. So müssen Sie sich nicht jedes Mal neu überlegen, was alles bedacht werden muss. Zoho macht Ihnen damit als Briefing Tool das Leben deutlich leichter und trägt zum Erfolg Ihres Projektmanagements bei.

Reibungslose Übergänge durch Cloud Tool

Durch die Dokumentation in einem Cloud Tool wird es auch einfacher, wenn jemand ausfällt und eine andere Person die Aufgabe weiterführen soll. Es ist alles an einem Ort hinterlegt. Die neu zuständige Person kann zurück zum Briefing gehen, kann verfolgen, was schon erledigt wurde, und setzt da an, wo er oder sie muss. Das erleichtert einen reibungslosen Übergang zwischen zuständigen Personen erheblich.

Einfach Informationen teilen

Über Zoho Projects können Sie auch ein eigenes Wiki für Ihre Projekte anlegen. Richten Sie eine Wissensdatenbank ein, wo alle Informationen, die für die Ausführung des Projektes wichtig sind, hinterlegt werden können. Somit können zum Beispiel neue Angestellte sich schnell und einfach einen Überblick verschaffen. Über das Wiki können die Mitarbeitenden an dem Projekt laufende Informationen sammeln und füreinander zugänglich machen. An der Stelle können auch neue Ideen, Referenzmaterialien und Weiteres hinzugefügt werden.

Die Bedeutung des Internets ist in den letzten 20 Jahren so stark gestiegen, dass es nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken ist. Die Zeit, die wir am Tag durchschnittlich online verbringen, ist auf 196 Minuten gestiegen. Viele Bereiche des Lebens sind nun auch online verfügbar oder haben sich sogar komplett ins World Wide Web verlagert.

Wir kaufen online ein, erledigen unsere Bankgeschäfte oder suchen über Google bequem und schnell die Informationen, die wir brauchen. Daraus wird schnell klar, dass eine erfolgreiche Internetpräsenz auch für Unternehmen ausgesprochen wichtig ist. Wenn die Zielgruppen so viel Zeit im Internet verbringen, dann sind sie auch genau dort zu erreichen. Neben den verschiedenen Social Media Kanälen spielt hier die Webseite eines Unternehmens eine zentrale Rolle. Somit ist auch für KMU Webdesign ein unumgängliches Thema.

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