Die Darstellung von Kreisen oder Kästen und Linien, die ein Organigramm in der Regel ausmacht, ist bekannt. Es gibt eine Vielzahl von Organigrammen, die unterschiedlich aussehen und unterschiedliche Zwecke erfüllen. Ein Organigramm ist im Optimalfall aber weit mehr als ein buntes Durcheinander von Linien. Es ist dazu bestimmt, einen Überblick über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu schaffen. Heutzutage sind Organigramme auch nicht mehr zwangsläufig linear und starr, sondern passen sich modernen und agilen Strukturen an. Auch für kleinere, moderne und digitale Unternehmen übernimmt ein Organigramm wichtige Funktionen.

Was ist ein Organigramm?

Der Begriff Organigramm setzt sich aus den Wörtern «Organisation» und «Diagramm» zusammen. Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Organisation und Struktur eines Unternehmens. Es zeigt auf, wie ein Unternehmen aufgebaut ist, welche organisatorischen Einheiten es gibt, wer für welche Bereiche verantwortlich ist und wie die Beziehungen zwischen den einzelnen Bereichen sind. Man kann das Organigramm auch als Landkarte des Unternehmens bezeichnen. Es soll einen schnellen Überblick geben und Verantwortlichkeiten klar abbilden.

Verschiedene Funktionen von Organigrammen

Ein Organigramm soll grundsätzlich einen Überblick geben: über die Struktur eines Unternehmens, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Zuständigkeiten. Es soll auf einfache und visuelle Art darstellen, wie ein Unternehmen funktioniert. Die verschiedenen Formen von Organigrammen haben unterschiedliche Schwerpunkte.

Abläufe und Zuständigkeiten klären

Das Organigramm für Unternehmen zeigt auf, in welche Bereiche ein Unternehmen aufgeteilt ist und wie diese zueinander stehen. Daraus lässt sich ableiten, ob ein bestimmter Bereich, wie zum Beispiel Marketing, einem anderen Bereich untergeordnet oder selbstständig ist. So werden die unterschiedlichen Geschäftsbereiche zu einander abgegrenzt. Ein Organigramm enthält auch immer zu jedem Punkt die verantwortliche Person. Bei größeren Unternehmen ist es meist nötig, zu vereinfachen und sich auf die Bereichsleitung zu beschränken, weil nicht mehr jeder Mitarbeiter abgebildet werden kann.

Organigramme können auch auf Projekte oder Prozesse bezogen angelegt werden. Dabei liegt der Fokus eher auf den Aufgaben und verschiedenen Etappen der Prozesse. Dadurch werden Abläufe sichtbar und Abhängigkeiten von verschiedenen Aufgaben können ebenfalls erkannt werden. Diese klare Darstellung von Zuständigkeiten in einem Organigramm vereinfacht die Kommunikation und Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Der Informationsaustausch wird so viel effizienter.

Restrukturierung unterstützen

Ein Organigramm Unternehmen kann sehr hilfreich sein im Falle einer Umstrukturierung innerhalb des Unternehmens. Die visuelle Darstellung der Strukturen ist eine gute Ausgangslage, wenn darüber beratschlagt werden soll, wo Veränderungen und Anpassungen nötig sind. Das Organigramm zeigt auf, welche Bereiche wie stark ausgebaut und wie Strukturen und Hierarchien festgelegt sind. Dadurch wird teilweise sehr schnell sichtbar, wo Zuständigkeiten verschoben werden können. Der Prozess der Umstrukturierung lässt sich anhand eines Organigramms sehr leicht erklären und rechtfertigen. Organigramme können auch grundsätzlich in jeglicher Form im Rahmen von Change Management unterstützen.

Ansprechpersonen an Externe kommunizieren

Das Organigramm für Unternehmen erleichtert nicht nur die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, sondern kann auch äußerst nützlich sein in der Kommunikation mit externen Stakeholdern. So können Sie zum Beispiel dem externen Dienstleister ein Organigramm von Ihrer Kommunikationsabteilung zukommen lassen und dieser sieht so auf einen Blick, welche Person für welchen Bereich zuständig ist. So können komplizierte Kommunikationswege vermieden werden, indem sich Externe immer direkt an die zuständige Person wenden können, die auch die Verantwortung tragen und Entscheidungen treffen können.

Erstellung eines Organigramms

Es gibt keine vorgeschriebenen Regeln, nach denen ein Organigramm erstellt werden muss. Trotzdem gibt es einige gängige Praktiken, die sich durchgesetzt haben. Meistens besteht ein Organigramm aus diversen horizontalen und vertikalen Linien, Kästen und Kreisen. Ohne eine geeignete Software ist die Erstellung sehr zeitintensiv.

In modernen Organigrammen werden nicht mehr so sehr Machtstrukturen abgebildet wie früher. Entsprechend sind sie auch nicht unbedingt linear in der Darstellung, sondern müssen eine gewisse Agilität, Kundenorientierung, Innovation und Schnelligkeit abbilden. Das kann ein Organigramm aber komplex und anspruchsvoll machen.

Verschiedene Formen:

• Funktional: Das Diagramm bildet verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben ab und ist hierarchisch strukturiert. In diese Kategorie gehört meist auch das Organigramm für Unternehmen, welches die Belegschaft eines Unternehmens abbildet.
• Sparten: Hier bestimmen die Produkte, Produktkategorien, Kunden oder Regionen die Ausrichtung des Diagramms. Es orientiert sich in diesem Fall an Prozessen.
• Matrix: Dabei handelt es sich um eine Mischform der ersten beiden Formen. Ein Matrixdiagramm ist prozessorientiert, hierarchisch aufgebaut, aber flexibel anpassbar.
• Projektorganisation: Organigramme können auch für einen Auftrag oder ein Projekt angelegt werden. Darin werden vor allem die Funktionen und Aufgaben innerhalb des Projektes festgelegt und jeweils auf das spezifische Projekt angepasst.

Welche Form von Organigramm zu einem Unternehmen passt, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, wie Größe, Art des Unternehmens, Struktur, Geschäftsmodell und vielen anderen. Bei größeren Unternehmen kann es sich lohnen, auch einzelne Unterabteilungen in Organigrammen anzulegen.

Was ist wichtig, wenn man ein Organigramm erstellt?

Legen Sie vorab die Ziele und Funktionen fest, die das Organigramm erfüllen soll. Dies kann zum Beispiel sein, dass intern die Kommunikation verbessert werden soll, indem die Zuständigkeiten und Ansprechpersonen klar festgelegt und dargestellt werden. Es kann aber auch zur Neuorganisation des Unternehmens dienen und neue Strukturen festlegen.

Es ist eine gute Idee, die Mitarbeitenden mit Fotos abzubilden. Das kann die Hemmschwelle senken, jemanden tatsächlich anzusprechen, und fördert die Identifikation der Einzelnen mit ihrem Bereich. Ein Organigramm ist nie statisch, sondern lebt und muss ständig angepasst werden können. Nur ein aktuelles Organigramm kann seinen Zweck erfüllen. Um Ihre Organigramme stets aktuell zu halten, brauchen Sie eine digitale Lösung.

Unterstützung durch KMU Digitalisierung

Wer nützliche Organigramme erstellen will, ohne dabei viel Zeit zu verlieren, braucht das passende digitale Tool. Da es so viele unterschiedliche Möglichkeiten gibt, ist es ratsam, sich Unterstützung von Experten zu holen. Die Schweizer Agentur KMU Digitalisierung ist Experte für Digitalisierungsprozesse bei KMU und kann Sie bei der Wahl der richtigen Tools beraten und unterstützen. Im Rahmen eines Audits blickt KMU Digitalisierung mit Ihnen auf Ihr Unternehmen und entwickelt mit Ihnen gemeinsam eine Strategie, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.

Überblick behalten mit Zoho HR Tool

KMU Digitalisierung arbeitet vorwiegend mit der All-in-One Software Zoho. Zoho vereint eine Vielzahl von wichtigen Funktionen, die alle optimal aufeinander abgestimmt sind. Über das HR Tool von Zoho können Sie sehr einfach den Überblick über Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und den aktuellen Stand Ihrer Organisationsstruktur behalten. Indem Sie Ihre HR Prozesse direkt mit Zoho managen, bleiben Ihre Daten stets aktuell. Durch die Verknüpfung mit anderen Funktionen müssen Sie nur an einer Stelle die Daten erneuern und alles andere passt sich automatisch an, wenn zum Beispiel Mitarbeitende die Position ändern oder jemand Neues eingestellt wird. So können Sie einfach und unkompliziert Ihre Organigramme erstellen, die auf diesem Weg immer aktuell bleiben.

Projekt-Organigramm erstellen mit Zoho Blueprint

Für die einzelnen Projekte hat Zoho Projects verschiedene Funktionen, um Zuständigkeiten übersichtlich und flexibel darzustellen. Blueprint ist zudem eine einfach Zusatzfunktion, die ebenfalls das Erstellen von Diagrammen ermöglicht. Diese Diagramme beziehen sich auf die verschiedenen anstehenden Aufgaben, zeigt ihre Abhängigkeiten und wie diese in Beziehung zueinander stehen. Die Prozesse können ganz einfach über Drag and Drop visualisiert werden. Die einzelnen Aufgaben und Zuständigkeiten werden anschließend zugewiesen. Sie können Erinnerungen einstellen, damit die zuständigen Mitarbeitenden automatisch eine Erinnerungsmail erhalten, wenn ihre Aufgabe ansteht. Damit sparen Sie sich auch mühsame Follow-Up Nachrichten. Zoho Blueprint wird vorwiegend für die Automatisierung von einzelnen Prozessen verwendet.

Projektmanagement gehört zum Alltag eines Unternehmens. Es ist von zahlreichen Risiken und Herausforderungen begleitet, die es zu meistern gilt. Es kann vorkommen, dass die Beteiligten ganz unterschiedliche Ideen und Vorstellungen haben, die nicht immer zusammenpassen. Der Zeitplan kann leicht durcheinander geraten oder man verliert den Überblick. Wenn das Reporting nicht stimmt, kann das zu Fehlentscheidungen führen und teuer werden. Wie können nun solche Risiken vermieden und reduziert werden, damit dem Erfolg des Projekts nichts mehr im Wege steht?

Das Briefing als Grundlage für Projektmanagement

Ein entscheidender Faktor ist, dass die richtige Grundlage gelegt wird. Ein gutes Briefing legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Ein erfahrener Projektmanager weiß, wie wichtig das Briefing zum Start ist, um alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen. Er hat wahrscheinlich auch schon seine eigene Briefing Checkliste entwickelt und kennt seine bevorzugten Briefing Tools. Wenn man aber nun das Projektmanagement nicht vom Wissen einer einzelnen Person abhängig machen will, hilft es, ein passendes Tool dafür zu haben.

Digitale Lösungen erhöhen Flexibilität

Da heutzutage vermehrt auch verschiedene Beteiligte an verschiedenen Standorten an einem Projekt zusammenarbeiten, sind digitale Tools besonders hilfreich. Durch eine Projektmanagement Software können Mitarbeiter, Agenturen oder Freiberufler alle auf die gleiche Plattform zugreifen und haben Zugang zu den für sie relevanten Informationen. KMU Digitalisierung hilft Ihnen als Unternehmen, die richtigen Tools für die digitale Zusammenarbeit zu finden und unterstützt Sie in dem Prozess.

Was ist ein Briefing?

Der Fachbegriff “Briefing” wurde aus dem Englischen übernommen und bedeutet übersetzt so viel wie Kurzanweisung oder Lagebesprechung. Ein Briefing soll kurz, knapp und übersichtlich sein. Es sollte alle wichtigen und relevanten Punkte für eine Aufgabe enthalten. Dazu gehört die Aufgabenstellung, die Ziele und Zielgruppen, Vorstellungen und Wünsche für das Projekt. Das Briefing legt damit das Fundament für jedes Konzept und Projekt. Ein klares Briefing vorab sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind und nach den gleichen Angaben an dem Projekt arbeiten.

Was gehört auf eine Briefing Checkliste?

Es gibt einige allgemeine Punkte, die auf einer Briefing Checkliste immer vorkommen sollten. Im Folgenden finden Sie zur Veranschaulichung einige Beispiele, was ein Briefing enthalten soll.

• Ist- Zustand

Hier wird zum Beispiel das Unternehmen kurz dargestellt, wenn das Briefing an eine externe Agentur gehen soll. Dazu gehören auch bisherige Maßnahmen, die bereits getroffen wurden, sowie eine Erläuterung der Problemstellung.

• Zielsetzungen

Zu den Zielsetzungen gehört die Definition der Zielgruppe, sowie die Festlegung von Terminen und Zeiträumen. An der Stelle wird auch festgehalten, was mit dem Projekt erreicht werden soll: zum Beispiel die erstrebten Absatzzahlen, Wissen, Bekanntheit der KMU, ein verbessertes Image und dergleichen.

• Strategie und Vorgehen

Nach welchen Richtlinien soll das Projekt durchgeführt werden? Zum Beispiel im Fall von Werbekampagnen wird an der Stelle auch festgelegt, was die zentrale Werbebotschaft sein soll und in welche Medien die Werbung ausgespielt werden soll.

• Maßnahmen

Legen Sie bereits vorab fest, welche Massnahmen ergriffen werden sollen. Welche Bereiche der IT sollen umgerüstet werden? Sollen Anzeigen geschaltet werden? Sie können hier auch Beispiele von anderen Unternehmen einbringen, die als Illustration dienen können.

• Budget

Legen Sie vorab einen klaren Rahmen für das Budget fest. Wie viel Geld kann oder darf für das Projekt ausgegeben werden?

• Kontrollen

Damit Sie bei Ihrem Projekt nicht die Kontrolle verlieren, ist es entscheidend, dass bereits im Briefing die Kontrollmechanismen festgelegt werden. Hier wird die Frage geklärt, wie oft Berichte erstellt werden oder in welchem Intervall Treffen stattfinden sollen.

• weitere Eckdaten

Ein Briefing sollte auch alle wichtige Ansprechpersonen und Verantwortliche festlegen. Sämtliche Abgabetermine und Fristen, die eingehalten werden müssen, gehören ebenfalls in ein Briefing.

Entscheidend ist natürlich, dass Sie für Ihre Projekte eine eigene Briefing Checkliste haben, die alle wichtigen Details abbildet. Mit dem richtigen Briefing Tool können Sie die Checkliste einfach anpassen und weiterentwickeln.

Die Wahl des richtigen Briefing Tools

Was Teil eines Briefings sein soll, ist unter anderem abhängig von der Art und Größe des Projektes. Es gibt verschiedenste Angebote von Briefing Tools, die Ihnen mit Vorlagen und Briefing Checklisten helfen. Bei der Wahl des richtigen Tools ist aber entscheidend, dass dieses flexibel und unkompliziert ist und sich auf die Bedürfnisse Ihrer KMU anpassen lässt. Ein teures Tool, welches auf Großprojekte ausgelegt ist, mag nicht die beste Wahl für Ihre KMU sein. Es enthält vermutlich Briefing Checklisten, die nur bedingt für Sie anwendbar sind.

KMU Digitalisierung bietet maßgeschneiderte Angebote

Auf der Suche nach den richtigen Tools, um Ihre KMU zu digitalisieren, sind Sie nicht auf sich alleine gestellt. Die Agentur KMU Digitalisierung ist auf die Bedürfnisse von KMU spezialisiert und bietet deshalb maßgeschneiderte Angebote, die Ihr Budget nicht überstrapazieren. KMU Digitalisierung achtet dabei besonders darauf, dass die angebotenen Tools zur Digitalisierung möglichst benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sind, damit eine kurze Einführung ausreicht und Sie nicht noch Geld für teure Schulungen oder geschultes Personal ausgeben müssen. Das Anliegen von KMU Digitalisierung ist es, Sie dabei zu unterstützen, dass Sie noch effizienter arbeiten können.

Zoho Projects: Das Tool für erfolgreiches und unkompliziertes Projektmanagement

Zoho Projects ist ein Online Tool, das über alle wichtigen Funktionen verfügt und zudem gut mit anderen relevanten Programmen und Funktionen Ihrer digitalen KMU verknüpft ist. Über Zoho Projects können sie Projekte planen, Briefings und Berichte erstellen und mit den beteiligten Personen kommunizieren. Das Tool ist sehr intuitiv und unkompliziert in der Bedienung. Sie brauchen keine lange Schulung dafür, denn eine kurze Einführung reicht. Sie können in Zoho Projects Ihre Projekte in übersichtliche Einzelteile zerlegen, ganz egal, wie komplex und groß es ist. Die einzelnen Aufgaben werden den zuständigen Personen zugewiesen und in den Aufgabenbeschreibungen können Sie alle relevanten Informationen hinterlegen. Auch Dokumente können direkt hinterlegt und zugänglich gemacht werden.

Briefing mit Zoho erstellen

Über Zoho können Sie auch für sämtliche Projekte und Projektkategorien spezifische Briefing Checklisten erstellen. Diese können Sie online zugänglich machen, damit alle, die Projekte planen, stets darauf zugreifen können. Eine Briefing Checkliste stellt sicher, dass ein gutes, solides Briefing erstellt wird und nichts vergessen geht. So müssen Sie sich nicht jedes Mal neu überlegen, was alles bedacht werden muss. Zoho macht Ihnen damit als Briefing Tool das Leben deutlich leichter und trägt zum Erfolg Ihres Projektmanagements bei.

Reibungslose Übergänge durch Cloud Tool

Durch die Dokumentation in einem Cloud Tool wird es auch einfacher, wenn jemand ausfällt und eine andere Person die Aufgabe weiterführen soll. Es ist alles an einem Ort hinterlegt. Die neu zuständige Person kann zurück zum Briefing gehen, kann verfolgen, was schon erledigt wurde, und setzt da an, wo er oder sie muss. Das erleichtert einen reibungslosen Übergang zwischen zuständigen Personen erheblich.

Einfach Informationen teilen

Über Zoho Projects können Sie auch ein eigenes Wiki für Ihre Projekte anlegen. Richten Sie eine Wissensdatenbank ein, wo alle Informationen, die für die Ausführung des Projektes wichtig sind, hinterlegt werden können. Somit können zum Beispiel neue Angestellte sich schnell und einfach einen Überblick verschaffen. Über das Wiki können die Mitarbeitenden an dem Projekt laufende Informationen sammeln und füreinander zugänglich machen. An der Stelle können auch neue Ideen, Referenzmaterialien und Weiteres hinzugefügt werden.

Die Schweiz ist ein Land der KMU: 95 % der Wirtschaftsunternehmen sind kleine und mittelständische Unternehmen. Sie spielen somit eine entscheidende Rolle für die Schweizer Volkswirtschaft. Die Schweiz mag ein rohstoffarmes Land sein, dafür ist sie reich an technischem Know How. In Kombination mit hohen Investitionen in Bildung und Innovation sind die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung in der Schweiz gegeben.

Eine Studie von PwC Schweiz, Google Switzerland GmbH und digitalswitzerland zeigt auf, dass der Grad der Digitalisierung Schweiz bei KMU stark variiert. Bei größeren Unternehmen mit junger Geschäftsführung ist die Digitalisierung weiter vorangeschritten. Die Branche ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. KMU in der Telekommunikation oder Medien sind am stärksten digitalisiert.

Worum geht es bei der Digitalisierung?

Laut Meinung von Experten muss die Schweiz mehr tun, um das Wachstum und den Wohlstand nachhaltig zu sichern. Um dies zu erreichen, muss vor allem die Arbeitsproduktivität gesteigert werden. Beim Prozess der Digitalisierung ist das genau das Ziel. Digitalisierung wird auch als Industrie 4.0 oder Industrie 2025 bezeichnet. Zusammengefasst geht es darum, Innovationen aus der Informatik zu nutzen, um die Produktivität eines Unternehmens zu steigern. Im Zentrum stehen dabei die Analyse und bessere Nutzung von Daten.

So können zum Beispiel automatisierte Systeme oder Maschinen in der Produktion eingesetzt werden. Diese können auch durch eine mobile App überwacht werden, wodurch Fehler schneller gefunden und behoben werden können. Daten spielen bei der Digitalisierung auch im Marketing und in der Beziehung zu Kunden eine wichtige Rolle. Durch das Erfassen und Auswerten von verschiedenen Daten können Bedürfnisse von Kunden identifiziert und gezielter adressiert werden.

Herausforderungen für KMU bei der Digitalisierung Schweiz

Digitalisierung ist eine Frage von Ressourcen und diese sind bei KMU limitierter als bei großen Unternehmen. Der Prozess der Digitalisierung fordert finanzielle und personelle Ressourcen, was eine Herausforderung für KMU sein kann. Es kann eine große Umstellung sein, die Anpassungen und Veränderungen fordert. Seien es die Kundenbeziehungen, die interne Kommunikation, Abläufe und Prozesse oder gar die Strategie der KMU – alle sind herausgefordert, den Prozess mitzutragen und zu gestalten.

Die Umsetzung der Digitalisierung ist mit gewissen Risiken verbunden. Sie klappt am besten, wenn die gesamte Belegschaft von ihrer Notwendigkeit überzeugt werden kann und dahinter steht. Die geringe Größe einer KMU kann aber auch eine Stärke sein, da sie das Unternehmen auch agiler macht. Eine weitere Herausforderung ist insbesondere, dass oft das Know How innerhalb des Unternehmens begrenzt ist. Das Angebot von verschiedenen Möglichkeiten und Optionen der Digitalisierung kann überwältigend und abschreckend wirken.

Warum die Digitalisierung für KMU so wichtig ist

Um wettbewerbsfähig zu sein und bleiben, ist der Druck auf Unternehmen groß. Nur wer innovativ ist und kosteneffizient wirtschaftet, kann bestehen. Dieser Druck ist auf KMU besonders hoch, da sie mit begrenzten Mitteln agieren. Die Digitalisierung ermöglicht, kostengünstig die Effizienz zu steigern und dabei sogar Ressourcen einzusparen oder umverteilen. Durch digitale Lösungen können Lücken gefüllt und Prozesse optimiert werden. Daten ermöglichen es, neues Potenzial und Geschäftsmöglichkeiten zu entdecken.

Wer in Bewegung bleibt, kann so das Wachstum auf lange Sicht sichern. Das Entscheidende für KMU ist, dass es für alle eine angepasst und preiswerte Lösung gibt. Um die Vielfalt der Schweizer KMU zu erhalten, ist es wichtig, dass ihre Digitalisierung vorangetrieben wird, damit die einzelnen Unternehmen im internationalen Wettbewerb bestehen und sich behaupten können.

Wichtige Bereiche der Digitalisierung Schweiz:

Bei der Digitalisierung gibt es mehrere zentrale Bereiche für ein Unternehmen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Marketing
• HR Management
• Projektmanagement
• Interne Kommunikation

Marketing:

Ohne Digitalisierung stößt das Marketing heutzutage schnell an seine Grenzen. Hier geht es zum Beispiel darum, die Reaktionen von Kunden auf Anzeigen zu messen und auszuwerten. Daten helfen zu erkennen, ob man die Kunden wirklich wie erwartet erreicht und zu entdecken, wo man die Strategie anpassen sollte oder noch Potenzial für Wachstum ist.

Automation Tools wie Zoho oder Sales Force helfen, Customer Journeys aufzusetzen, sodass Newsletter automatisch an entsprechende Kundengruppen versendet werden. Gleichzeitig werden dadurch Kundendaten automatisch gespeichert, aktualisiert und verwertet. Dadurch wird die Effizienz erheblich gesteigert und zeitliche Kapazitäten beim Personal freigesetzt.

HR Management:

Mit einer Recruiting Software kann der Einstellungsprozess rationalisiert und vereinfacht werden. Damit können Sie Ihre Stellenausschreibungen gezielt platzieren, Bewerbungen managen, automatische Antwort E-Mails verschicken oder Ihre täglichen Aufgaben organisieren. Die Software hilft Ihnen dabei, sich auf dem Arbeitsmarkt optimal zu positionieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Projektmanagement:

Projektmanagement-Tools unterstützen Sie bei der Planung von Projekten. Sie helfen Ihnen Zeit, Budget und Qualität der einzelnen Aufgaben zu überwachen. Webbasierte Tools ermöglichen einen flexiblen Zugriff auf die Informationen, sodass jederzeit von überall her an den Projekten gearbeitet werden kann. Ein weiterer Vorteil ist die vereinfachte Kommunikation im Team. Aufgaben können erstellt und Mitarbeitenden zugewiesen werden. Sie helfen, den Überblick über die anstehenden Aufgaben und deren Status zu geben. Der Informationsaustausch innerhalb des Teams findet dadurch gesammelt auf einer Plattform statt und alle haben Zugriff auf die für sie relevanten Daten.

Interne Kommunikation:

Unsere tägliche Kommunikation ist bereits stark von der Digitalisierung geprägt. Wir sind uns bereits gewöhnt, je nach Art und Zweck der Kommunikation unterschiedliche Tools zu nutzen. An der Stelle können KMU ihre interne Kommunikation erheblich verbessern und effizienter gestalten. Auch hier ist es wichtig, erst herauszufinden, welche Bedürfnisse das Unternehmen hat, um anschließend das passende Werkzeug zu wählen. Wie gestaltet sich das Miteinander im Büro? Arbeiten Mitarbeitende regelmäßig remote und finden Meetings auch per Videokonferenz statt? Je nach Größe und Agilität des Teams finden sich verschiedenen passende Möglichkeiten.

KMU Digitalisierung aus der Schweiz unterstützt beim Prozess

Der Prozess der Digitalisierung bringt viele Herausforderungen mit sich. Da die Möglichkeiten schlicht unbegrenzt sind und es in KMU häufig am nötigen Wissen fehlt, hilft es, externe Experten als Unterstützung dazuzunehmen. KMU Digitalisierung ist eine Schweizer Agentur, die genau darauf spezialisiert ist. Die Agentur trägt damit zur Digitalisierung Schweizer KMU bei. Bei einem Audit wird erst einmal die Ist-Situation des Unternehmens analysiert. Anhand dieser Analyse wird aufgezeigt, wo es Handlungsbedarf gibt und wo ungenutztes Potenzial ausgeschöpft werden kann. Die Lösungsvorschläge von KMU Digitalisierung werden mit Ihrer Strategie abgeglichen und ein individueller Plan ausgearbeitet, der auf Ihre spezifische Situation abgestimmt ist.

Massgeschneiderte Lösungen für KMU

Theoretisch kann für jeden Bereich des Unternehmens, der digitalisiert werden soll, ein eigenes Tool gefunden werden. Natürlich können verschiedene Lösungen auch kombiniert werden. Dies erfordert jedoch erhebliche personelle Ressourcen, um das gesamte System am Laufen zu halten. Solch komplexe Konstruktionen bleiben aber anfällig für Komplikationen. Viele externe Schnittstellen erhöhen zudem die Kosten erheblich.

KMU Digitalisierung arbeitet deshalb mit Zoho, einem All-in-One Tool. In diesem umfassenden Tool sind 40 integrierte Anwendungen miteinander kombiniert. Je nach Bedürfnisse der KMU können nur einzelne Bereiche übernommen werden oder das Ganze sogar erweitert werden. Dadurch, dass aber alles von Anfang an darauf abgestimmt ist, zusammen zu funktionieren, können Ressourcen gespart werden. Die Anwendung ist intuitiv und erfordert nur eine Einführung. Da das System Cloud basiert ist, ermöglicht es ein flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. So klappt die Digitalisierung Schweiz erfolgreich!

Die passende Buchhaltungssoftware für ein Unternehmen auszuwählen ist gar nicht so einfach. Unternehmer in der Schweiz haben die Wahl zwischen einer Vielzahl an Anbietern von Buchhaltungssoftware mit verschiedenen Eigenschaften und Ausrichtungen. Nicht jede Buchhaltungssoftware passt zu jedem Unternehmen gleichermaßen, und nicht immer ist eine möglichst umfangreiche Anwendung mit vielen Funktionen die beste Wahl.

Worauf sollten Unternehmen in der Schweiz bei der Auswahl einer digitalen Buchhaltungssoftware achten und welche Anbieter eignen sich besonders für KMU? Dieser Artikel handelt vom Thema Buchhaltungssoftware Schweiz und bietet Unterstützung bei der Entscheidung. Im Folgenden erfahren Sie, worauf es bei der Auswahl der passenden Software ankommt, welche Anbieter wir Schweizer Unternehmen empfehlen und was eine gute Buchhaltungssoftware ausmacht.

Buchhaltungssoftware Schweiz – worauf es ankommt

Unternehmen in der Schweiz benötigen eine professionelle Buchhaltungssoftware um eine professionelle doppelte Buchhaltung führen, Kosten und Einnahmen zu kontrollieren, Mehrwertsteuer berechnen und zu verwalten, und sowohl Rechnungen als auch Finanzpläne erstellen zu können. Bei der Wahl einer passenden Software sollten sich Unternehmen professionelle Unterstützung suchen und ausführlich beraten lassen.

Buchhaltungssoftware Schweiz – Bedürfnisse und Nutzung im Fokus

Um die richtige Buchhaltungssoftware zu finden, sollten Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter im Blick haben. Große Unternehmen mit einem internationalen Kundenstamm haben andere Ansprüche an eine Buchhaltungssoftware als zum Beispiel KMU. Der Markt bietet eine Vielzahl an passenden Lösungen, einschließlich solcher, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurden.

Neben der Größe und der Struktur Ihres Unternehmens spielt auch die Branche eine Rolle bei der Auswahl. Für einige Branchen, wie zum Beispiel dem Einzelhandel oder dem Restaurantgewerbe, stehen Produkte mit branchenspezifischen Funktionen zur Verfügung. Zu Guter Letzt sollten Sie berücksichtigen, wer in Ihrem Unternehmen die Buchhaltung tätigt und welche Software zu Ihrem Team passt – dies kann je nach Größe des Teams, der Altersstruktur und den Kenntnissen der Mitarbeiter variieren.

Cloud-Anwendungen

Cloud-Anwendungen sind heutzutage Standard und bieten eine Vielzahl von Vorteilen. Sie können von jedem Ort mit einer starken Internetverbindung und von verschiedenen Geräten aus aufgerufen werden und erfordern keine Softwarelizenzen oder eigene Server, um sie auszuführen. Updates und Wartung entfallen und auch um die Sicherheit muss sich das Unternehmen in der Regel keine Gedanken machen – dies ist Ressourcen schonend und praktisch. Einige Cloud-basierte Apps lassen sich zudem in die Software integrieren. Sofern Sie keinen sehr guten Grund haben, auf eine andere Lösung zu setzen, empfiehlt sich eine Cloud basierte Buchhaltungssoftware.

Ihr Budget im Blick

Buchhaltungssoftware für Unternehmen in der Schweiz gibt es in allen Preiskategorien. Von simplen, kostenfreien Anbietern bis zu umfangreichen Softwarelösungen für große Unternehmen stehen Softwarelösungen aller Art zur Verfügung. Generell gilt, dass umso spezialisierter die Software ist, desto teurer wird sie. Hier gilt es also, Kosten und Nutzen abzuwägen. Es lohnt sich aber, vorausschauend zu handeln – haben sie nicht nur Ihre aktuellen Bedürfnisse im Blick, sondern berücksichtigen sie, wie sich das Unternehmen in den kommenden Jahren entwickeln will.

Add-On-Funktionen & Integration von Apps

Add-Ons bieten zusätzliche Funktionen, die den Arbeitsalltag Ihres Buchhaltungsteams stark erleichtern kann. Je nach Software variieren die Möglichkeiten: einige Anbieter ermöglichen es, Online-Zahlungen zu akzeptieren und die Buchhaltungssoftware in Ihre E-Commerce-Software zu integrieren. Auch eine Integration von Steuersoftware oder in Reservierungssysteme ist denkbar.

Excel vs. Digital – Vorteile von Cloud basierten Anwendungen

Der Digitalisierung zum Trotz sind viele Schweizer Unternehmen bei der Buchführung noch nicht auf dem neuesten Stand und verabschieden sich nur langsam von Excel Dateien und Co. Unternehmen, die sich erst seit kurzem mit dem Thema Buchhaltungssoftware Schweiz beschäftigen, haben in der Regel Nachholbedarf bei der Digitalisierung.

Dabei hat die Nutzung von moderner Software und insbesondere von Cloud-basierten Werkzeugen weitreichende Vorteile. Das versehentliche Löschen von Daten ist dank Cloud Lösung kein Problem mehr, zudem vermindert die Software die Fehlerquote. Sämtliche Daten werden zentral gespeichert und sind von verschiedenen Geräten jederzeit und von jedem Ort aus abrufbar und kontrollierbar.

Die gespeicherten Daten lassen sich mit wenigen Klicks analysieren und helfen dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und sein Angebot zu optimieren. Auch die Verknüpfung mit anderen Anwendungen dienst der Optimierung von Prozessen und schont die Ressourcen.

Was ist Zoho Books?

Zoho Books ist eine cloud-basierte Buchhaltungslösung, die besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist. Mit Zoho Books können Kundendaten aus dem Zoho CRM und Informationen aus dem Zoho Projektmanagement in Rechnungen umgewandelt und verbucht werden.

Zoho umfasst eine Vielzahl an Funktionen:

• Kontaktverwaltung
• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
• Dokumentation von Ausgaben
• Dokumentation von Verkäufen und Bestellungen
• Projektzeiterfassung
• Bestandsverwaltung
• Automatische Bank Feeds
• Kundenportal
• Verwaltung von Online-Zahlungen
• Rechnungsvorlagen
• Analysebericht.

Unternehmen können wiederholende Aktivitäten wie Abrechnung, Zahlungserinnerungen, automatische Buchung und Zahlung automatisieren und somit Zeit sparen.

Digitalisierung und Prozessoptimierung

Die Nutzung von digitaler Buchhaltungssoftware ist seit langem Standard, dennoch tun sich viele Unternehmen bei der kompletten Digitalisierung ihrer Prozesse schwer – besonders bei KMU besteht weiterhin ein Bedarf an Digitalisierung und Unterstützung beim Einsatz und der optimalen Integration verschiedener tools.

Die große Menge an Daten mit denen Unternehmen umgehen, der internationale Wettbewerb und die fortschreitende Digitalisierung, erfordern eine Integration verschiedener Anwendungen und bieten die Möglichkeit, Prozesse zu verschlanken und die Ressourcen von KMU zu schonen.

KMU Digitalisierung – Experte für Digitales

KMU Digitalisierung ist eine Schweizer Agentur, welche kleinen und mittelständigen Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt, berät und begleitet. Hierzu gehören zum Beispiel Dienstleistungen rund um die Themen Projektmanagement, Lagerbewirtschaftung, HR, Prozessoptimierung und digitale Interaktion und Kommunikation. Einer unserer Schwerpunkte ist der Einsatz von digitaler Buchhaltungssoftware für Unternehmen in der Schweiz.

Unser Fokus liegt dabei stets in der Prozessoptimierung und dem Einsatz von digitalen Werkzeugen mit dem Ziel, KMU bei der Digitalisierung zu unterstützen. Wir setzen besonders auf den Einsatz von Zoho als All-in-One Software, sowie Lösungen für einzelne Services, wie zum Beispiel Zoho Books.

Zoho Books in der Praxis

Unternehmen, die sich zum Thema Buchhaltungssoftware Schweiz informieren und für eine Software entscheiden wollen, haben die Wahl zwischen einer Vielzahl an Anbietern. Professionelle Beratung und Unterstützung bei der Einführung zahlt sich langfristig aus.

Zoho Books ist eine Lösung, die sich besonders für kleine Unternehmen anbietet. Zoho Nutzer schätzen vor allem, dass die Software leicht zu bedienen und schnell zu erlernen ist, grafische Darstellungen ermöglicht und viel Flexibilität bietet. Die Bedienung von Zoho Books ist intuitiv und erfordert wenig Training.

Unternehmen schätzen den im Vergleich zu anderen Anbietern günstigen Preis und den geringen Aufwand bei der Einführung der Software, sowie die große Auswahl an Standardfunktionen. Da die Software cloudbasiert ist, erfordert sie keine Wartung oder aufwendige Installation. Unternehmen die auf Zoho als Anbieter für ihr Kundenmanagement setzen, können die verschiedenen Anwendungen leicht verknüpfen.

QR Rechnung in Zoho

• Update Sept. 2021

Ab Herbst 2022 wird die QR Rechnung in der Schweiz zur Pflicht. Wir haben dies zum Anlass genommen um eine Lösung für Zoho zu entwickeln, welche zur Zeit eingereicht ist bei Zoho zur Prüfung und hoffentlich in wenigen Wochen im Zoho Marketplace verfügbar ist. Bei Fragen können sie uns ungeniert kontaktieren.