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Eine moderne Buchführungssoftware gehört heutzutage in jedes Unternehmen, vollkommen unabhängig davon, wie gross oder klein es ist. Sie ermöglicht es, zahlreiche Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Es gibt deswegen bereits zahlreiche verschiedene Buchführungsprogramme am Markt, die unterschiedlichste Anforderungen für jedes Unternehmen abdecken können. Doch was gibt es beim Einsatz einer solch leistungsstarken Software zu beachten?

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was ein Buchführungsprogramm ist und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bieten kann. Von der Buchführung hin zu CRM und Projektmanagement – alle Bereiche können ganz erheblich davon profitieren.

Was ist ein Buchführungsprogramm?

In der Schweiz ist die Buchführung gesetzlich vorgeschrieben, damit jedes Unternehmen seinen Gewinn ermitteln kann. Schliesslich ist dieser die Grundlage für die Besteuerung und bildet somit eine tragende Säule der Wirtschaft und des Staatshaushalts. Doch auch der Unternehmer selbst sollte ein hohes Eigeninteresse daran haben, zu wissen, wie viel er umsetzt und wie viel er ausgibt. Genau damit beschäftigt sich die Buchführung.

Vor dem digitalen Zeitalter geschah das alles noch schriftlich, heute erledigen das hingegen ausschliesslich moderne Buchführungsprogramme. Diese vereinfachen den Prozess, indem alle Einnahmen und Ausgaben schnell, präzise und korrekt erfasst werden können. Die Software hilft einem Unternehmen also dabei, im Hinblick auf alle gesetzlichen Anforderungen den sonst aufwendigen Buchführungsprozess zu digitalisieren und zu vereinfachen.

Hinweis: Die Begriffe Buchführung und Buchhaltung werden oftmals verwechselt oder als Synonym füreinander gebraucht. Ihre Definitionen klingen zwar zunächst fast identisch, doch es bestehen wichtige Unterschiede. Die Buchführung beschäftigt sich mit der geordneten Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge für die Bilanzerstellung, während die Buchhaltung (oft als Abteilung) alle Geschäftsfälle dokumentiert und analysiert.


Welche Arten von Buchführungsprogrammen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Programmen zur Buchführung, die alle ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile haben. So gibt es unter anderem Software, die versucht, alle Bereiche und Prozesse umfassend miteinander zu verknüpfen. Andere Programme spezialisieren sich hingegen auf einen Teilbereich, um dann darin als Marktführer auftreten zu können. Im besten Fall bieten moderne Buchführungsprogramme natürlich das Beste aus beiden Welten, was heutzutage manchen Anbietern hervorragend gelingt.

Ein weiterer grosser Unterschied mit der zunehmenden Digitalisierung der Unternehmenswelt ist die Art, wie die Software angeboten wird. Im Wesentlichen kann man heute auf eine klassische lokale Installation zurückgreifen oder die Software gleich online als Cloud-Lösung nutzen. Buchführungsprogramme für Kleinunternehmen aus der Cloud haben etwa den riesigen Vorteil, dass keine teure Einzellizenz oder Installation notwendig ist.

Sie greifen nach der Zahlung einer oft monatlichen Gebühr stets auf die aktuelle Version des Programms zu. Der Anbieter kümmert sich dabei sowohl um die Hardware als auch um die Software, wodurch die oftmals hohen Kosten für Server und Wartungen entfallen. Zudem vereinfacht die Cloud-Option das einfache Skalieren von zusätzlichen Lizenzen, die bei Bedarf und je nach Tarif kurzfristig bereitstehen und ebenso kurzfristig wieder abgebaut werden können.

Welche Funktionen sollten enthalten sein?

Buchführungsprogramme sollten einige grundlegende Funktionen beinhalten, damit sie auch alle Anforderungen der modernen Geschäftswelt erfüllen. Dazu gehören unter anderem die folgenden wichtigen Aspekte:

  • Einfache Erfassung des Inventars und aller Belege im Unternehmen
  • Umfassendes Rechnungswesen zur Steigerung der Transparenz
  • Integriertes Online-Banking zum effizienten Verwalten des Kontos
  • Bereitstellung einer modernen App für mobiles Arbeiten
  • Weitreichende Integration mit anderen Bereichen wie CRM und Projektmanagement

Nicht jedes Buchführungsprogramm erfüllt alle diese Anforderungen, weswegen Sie sich vorab immer einen umfassenden Einblick verschaffen sollten. Insbesondere die Integration mit anderen Unternehmensbereichen, Systemen und Prozessen gewinnt dabei rasant an Bedeutung, weil selbst Kleinunternehmen heutzutage von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren möchten.

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Wann lohnt sich die Nutzung eines integrierten Buchführungsprogramms?

Ein Grund, weshalb moderne Buchführungsprogramme heute wichtiger denn je sind, ist die zunehmende Komplexität im Geschäftsalltag. Fragmentierte Bereiche, losgelöste Systeme und globale Lieferketten stellen immer mehr Unternehmen vor eine gewaltige Herausforderung, besonders im Hinblick auf das wichtige Thema der einfachen Kollaboration. Es ist heutzutage unglaublich wichtig, dass alle Mitarbeiter und Systeme firmenweit miteinander arbeiten und funktionieren.

Deswegen lohnt sich ein stark integriertes Buchführungsprogramm für alle Unternehmen, selbst Kleinunternehmen, sobald mehrere Mitarbeiter auf eine optimale Zusammenarbeit angewiesen sind. Denn es erlaubt allen im Unternehmen, stets auf aktuelle und relevante Daten zuzugreifen und diese zu verarbeiten. Von den Vorteilen profitiert jedoch nicht nur die Buchhaltung, sondern auch alle Bereiche, die auf dessen Daten aus der Buchführung angewiesen sind.

Ganzheitliche Prozesse im Geschäftsalltag erfordern heutzutage nämlich oftmals die Zuarbeit von mehreren Mitarbeitern und Abteilungen – genau das wird durch eine integrierte Software für die Buchführung erheblich vereinfacht.

Was sind die Vorteile eines integrierten Buchführungsprogramms?

Durch die bessere Möglichkeit der Kollaboration profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen, die sich im Alltag bestens widerspiegeln. Zum einen sparen alle Mitarbeiter natürlich jeden Tag viel Zeit, weil viele unnötige Einzelschritte schlichtweg wegfallen. So muss der Buchhalter nicht mehr beim Vertrieb anrufen, um sich über einen Verkaufsabschluss zu informieren. Denn er sieht dank des integrierten Buchführungsprogramms auch alle relevanten Daten aus dem CRM-System.

Das wiederum kann menschliche Fehler reduzieren, die bei einer manuellen Absprache früher oder später zwingend anfallen. Weitere häufige Fehler treten beispielsweise oft bei der Stundenerfassung im Projektmanagement auf, insbesondere wenn externe Dienstleister aktiv beteiligt sind. Wenn jedoch das Projektmanagement und die Buchführung zueinander integriert sind, dann kann die Buchhaltung frühzeitig diese Fehler entdecken.

Letztlich hilft eine tiefgehende Integration aber auch, interne und externe (gesetzliche) Anforderungen besser zu erfüllen. Die erhöhte Transparenz und Sichtbarkeit zu anderen Unternehmensbereichen und Geschäftsprozessen erlaubt der Buchhaltung, Probleme zu sehen und Fehler zu korrigieren. Davon kann jedes Unternehmen erheblich profitieren, ob internationaler Konzern oder KMU.

Mit Zoho One zu einer optimierten Buchführung

Buchführungsprogramme für Kleinunternehmen oder KMU haben besondere Anforderungen, die nur die richtige Software gänzlich erfüllen kann. Dabei müssen zunächst alle grundlegenden Funktionen abgedeckt werden, aber auch das Thema Cloud und eine unternehmensweite Integration sind heute wichtiger als jemals zuvor. Denn die zunehmende Globalisierung setzt auch heimische Unternehmen unter Druck, möglichst effizient und damit konkurrenzfähig zu arbeiten.

Genau hier kommt die leistungsstarke Software Zoho One ins Spiel, die alle Bereiche im Unternehmen als integrierte Cloud-Lösung ideal miteinander verbindet. Sie erlaubt Ihnen nicht nur eine moderne Buchführung, sondern stellt auch umfassende Module für CRM, Projektmanagement, Marketing, Kommunikation und viele weitere Bereiche bereit. Die perfekte Integration erlaubt es Ihnen, schon heute alle Vorteile der Digitalisierung von morgen zu geniessen.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf – wir beraten Sie gern zum Einsatz von Zoho One in Ihrem Unternehmen.

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