Briefing Checkliste: So briefen Sie ihr Team richtig

Projektmanagement gehört zum Alltag eines Unternehmens. Es ist von zahlreichen Risiken und Herausforderungen begleitet, die es zu meistern gilt. Es kann vorkommen, dass die Beteiligten ganz unterschiedliche Ideen und Vorstellungen haben, die nicht immer zusammenpassen. Der Zeitplan kann leicht durcheinander geraten oder man verliert den Überblick. Wenn das Reporting nicht stimmt, kann das zu Fehlentscheidungen führen und teuer werden. Wie können nun solche Risiken vermieden und reduziert werden, damit dem Erfolg des Projekts nichts mehr im Wege steht?

Das Briefing als Grundlage für Projektmanagement

Ein entscheidender Faktor ist, dass die richtige Grundlage gelegt wird. Ein gutes Briefing legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Ein erfahrener Projektmanager weiß, wie wichtig das Briefing zum Start ist, um alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen. Er hat wahrscheinlich auch schon seine eigene Briefing Checkliste entwickelt und kennt seine bevorzugten Briefing Tools. Wenn man aber nun das Projektmanagement nicht vom Wissen einer einzelnen Person abhängig machen will, hilft es, ein passendes Tool dafür zu haben.

Digitale Lösungen erhöhen Flexibilität

Da heutzutage vermehrt auch verschiedene Beteiligte an verschiedenen Standorten an einem Projekt zusammenarbeiten, sind digitale Tools besonders hilfreich. Durch eine Projektmanagement Software können Mitarbeiter, Agenturen oder Freiberufler alle auf die gleiche Plattform zugreifen und haben Zugang zu den für sie relevanten Informationen. KMU Digitalisierung hilft Ihnen als Unternehmen, die richtigen Tools für die digitale Zusammenarbeit zu finden und unterstützt Sie in dem Prozess.

Was ist ein Briefing?

Der Fachbegriff “Briefing” wurde aus dem Englischen übernommen und bedeutet übersetzt so viel wie Kurzanweisung oder Lagebesprechung. Ein Briefing soll kurz, knapp und übersichtlich sein. Es sollte alle wichtigen und relevanten Punkte für eine Aufgabe enthalten. Dazu gehört die Aufgabenstellung, die Ziele und Zielgruppen, Vorstellungen und Wünsche für das Projekt. Das Briefing legt damit das Fundament für jedes Konzept und Projekt. Ein klares Briefing vorab sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind und nach den gleichen Angaben an dem Projekt arbeiten.

Was gehört auf eine Briefing Checkliste?

Es gibt einige allgemeine Punkte, die auf einer Briefing Checkliste immer vorkommen sollten. Im Folgenden finden Sie zur Veranschaulichung einige Beispiele, was ein Briefing enthalten soll.

• Ist- Zustand

Hier wird zum Beispiel das Unternehmen kurz dargestellt, wenn das Briefing an eine externe Agentur gehen soll. Dazu gehören auch bisherige Maßnahmen, die bereits getroffen wurden, sowie eine Erläuterung der Problemstellung.

• Zielsetzungen

Zu den Zielsetzungen gehört die Definition der Zielgruppe, sowie die Festlegung von Terminen und Zeiträumen. An der Stelle wird auch festgehalten, was mit dem Projekt erreicht werden soll: zum Beispiel die erstrebten Absatzzahlen, Wissen, Bekanntheit der KMU, ein verbessertes Image und dergleichen.

• Strategie und Vorgehen

Nach welchen Richtlinien soll das Projekt durchgeführt werden? Zum Beispiel im Fall von Werbekampagnen wird an der Stelle auch festgelegt, was die zentrale Werbebotschaft sein soll und in welche Medien die Werbung ausgespielt werden soll.

• Maßnahmen

Legen Sie bereits vorab fest, welche Massnahmen ergriffen werden sollen. Welche Bereiche der IT sollen umgerüstet werden? Sollen Anzeigen geschaltet werden? Sie können hier auch Beispiele von anderen Unternehmen einbringen, die als Illustration dienen können.

• Budget

Legen Sie vorab einen klaren Rahmen für das Budget fest. Wie viel Geld kann oder darf für das Projekt ausgegeben werden?

• Kontrollen

Damit Sie bei Ihrem Projekt nicht die Kontrolle verlieren, ist es entscheidend, dass bereits im Briefing die Kontrollmechanismen festgelegt werden. Hier wird die Frage geklärt, wie oft Berichte erstellt werden oder in welchem Intervall Treffen stattfinden sollen.

• weitere Eckdaten

Ein Briefing sollte auch alle wichtige Ansprechpersonen und Verantwortliche festlegen. Sämtliche Abgabetermine und Fristen, die eingehalten werden müssen, gehören ebenfalls in ein Briefing.

Entscheidend ist natürlich, dass Sie für Ihre Projekte eine eigene Briefing Checkliste haben, die alle wichtigen Details abbildet. Mit dem richtigen Briefing Tool können Sie die Checkliste einfach anpassen und weiterentwickeln.

Die Wahl des richtigen Briefing Tools

Was Teil eines Briefings sein soll, ist unter anderem abhängig von der Art und Größe des Projektes. Es gibt verschiedenste Angebote von Briefing Tools, die Ihnen mit Vorlagen und Briefing Checklisten helfen. Bei der Wahl des richtigen Tools ist aber entscheidend, dass dieses flexibel und unkompliziert ist und sich auf die Bedürfnisse Ihrer KMU anpassen lässt. Ein teures Tool, welches auf Großprojekte ausgelegt ist, mag nicht die beste Wahl für Ihre KMU sein. Es enthält vermutlich Briefing Checklisten, die nur bedingt für Sie anwendbar sind.

KMU Digitalisierung bietet maßgeschneiderte Angebote

Auf der Suche nach den richtigen Tools, um Ihre KMU zu digitalisieren, sind Sie nicht auf sich alleine gestellt. Die Agentur KMU Digitalisierung ist auf die Bedürfnisse von KMU spezialisiert und bietet deshalb maßgeschneiderte Angebote, die Ihr Budget nicht überstrapazieren. KMU Digitalisierung achtet dabei besonders darauf, dass die angebotenen Tools zur Digitalisierung möglichst benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sind, damit eine kurze Einführung ausreicht und Sie nicht noch Geld für teure Schulungen oder geschultes Personal ausgeben müssen. Das Anliegen von KMU Digitalisierung ist es, Sie dabei zu unterstützen, dass Sie noch effizienter arbeiten können.

Zoho Projects: Das Tool für erfolgreiches und unkompliziertes Projektmanagement

Zoho Projects ist ein Online Tool, das über alle wichtigen Funktionen verfügt und zudem gut mit anderen relevanten Programmen und Funktionen Ihrer digitalen KMU verknüpft ist. Über Zoho Projects können sie Projekte planen, Briefings und Berichte erstellen und mit den beteiligten Personen kommunizieren. Das Tool ist sehr intuitiv und unkompliziert in der Bedienung. Sie brauchen keine lange Schulung dafür, denn eine kurze Einführung reicht. Sie können in Zoho Projects Ihre Projekte in übersichtliche Einzelteile zerlegen, ganz egal, wie komplex und groß es ist. Die einzelnen Aufgaben werden den zuständigen Personen zugewiesen und in den Aufgabenbeschreibungen können Sie alle relevanten Informationen hinterlegen. Auch Dokumente können direkt hinterlegt und zugänglich gemacht werden.

Briefing mit Zoho erstellen

Über Zoho können Sie auch für sämtliche Projekte und Projektkategorien spezifische Briefing Checklisten erstellen. Diese können Sie online zugänglich machen, damit alle, die Projekte planen, stets darauf zugreifen können. Eine Briefing Checkliste stellt sicher, dass ein gutes, solides Briefing erstellt wird und nichts vergessen geht. So müssen Sie sich nicht jedes Mal neu überlegen, was alles bedacht werden muss. Zoho macht Ihnen damit als Briefing Tool das Leben deutlich leichter und trägt zum Erfolg Ihres Projektmanagements bei.

Reibungslose Übergänge durch Cloud Tool

Durch die Dokumentation in einem Cloud Tool wird es auch einfacher, wenn jemand ausfällt und eine andere Person die Aufgabe weiterführen soll. Es ist alles an einem Ort hinterlegt. Die neu zuständige Person kann zurück zum Briefing gehen, kann verfolgen, was schon erledigt wurde, und setzt da an, wo er oder sie muss. Das erleichtert einen reibungslosen Übergang zwischen zuständigen Personen erheblich.

Einfach Informationen teilen

Über Zoho Projects können Sie auch ein eigenes Wiki für Ihre Projekte anlegen. Richten Sie eine Wissensdatenbank ein, wo alle Informationen, die für die Ausführung des Projektes wichtig sind, hinterlegt werden können. Somit können zum Beispiel neue Angestellte sich schnell und einfach einen Überblick verschaffen. Über das Wiki können die Mitarbeitenden an dem Projekt laufende Informationen sammeln und füreinander zugänglich machen. An der Stelle können auch neue Ideen, Referenzmaterialien und Weiteres hinzugefügt werden.