5 wesentliche Schritte beim Benchmarking Prozess

Die wichtigsten Schritte des Benchmarking-Prozesses sind in fünf Phasen unterteilt, die mit der Planungsphase beginnen und sich über Analyse, Integration, Aktion und schließlich Reife entwickeln. In jeder der fünf Phasen gibt es Maßnahmen, die Sie durchführen müssen.

Sie können und sollten diese zwar an Ihr spezielles Umfeld anpassen, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass diese Maßnahmen das Minimum für eine erfolgreiche Umsetzung des gesamten Benchmarking-Prozesses darstellen.

Wenn Sie überlegen, Ihr Benchmarking zu verbessern und neue Wege zu finden, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, haben wir einen ausführlichen Leitfaden mit den wichtigsten Schritten des Benchmarking-Prozesses erstellt.

Definition von Benchmarking und warum es wichtig ist

Während KMU in verschiedenen Branchen einen Benchmarking-Prozess durchführen, vergleichen viele KMU ihre Leistungen mit Organisationen, die über eine hohe Datengenauigkeit verfügen, wie z. B. Banken – das Banken-Benchmarking bietet aufgrund des umfassenden Kundenstamms die besten Daten.

Beim Benchmarking wird die Leistung in verschiedenen Bereichen anhand eines bestimmten Indikators (z. B. Kosten, Zeit oder Produktivität) mit einer anderen Messeinheit verglichen. Wenn Sie Ihre Leistung mit der Ihrer Konkurrenten vergleichen, können Sie zahlreiche Aspekte der Arbeitsprozesse und deren Verhältnis zu den besten Praktiken der Branche bewerten.

Der Benchmarking-Prozess hilft Ihnen, Leistungsniveaus, Arbeitsprozesse oder Strategien im Vergleich zu Konkurrenten zu messen und anzupassen und anhand spezifischer Kennzahlen wie Kundenzufriedenheit, Produktionszeit oder anderer Faktoren zu quantifizieren oder zu bewerten.

Verschiedene Arten

In Bezug auf die Art und Weise, wie wir es durchführen, und den Zweck, dem es dient, kann es entweder intern, strategisch oder wettbewerbsorientiert sein. Beim internen Benchmarking vergleichen Sie in der Regel die Funktionsweise verschiedener Bereiche Ihres Unternehmens, z. B. die Produktivität der verschiedenen Abteilungen oder Sektoren.

Wettbewerbs-Benchmarking, auch als externes Benchmarking bezeichnet, bezieht sich auf den Vergleich der Praktiken und der Ergebnisse zwischen zwei oder mehreren getrennten Organisationen.

Das Leistungs-Benchmarking ist in der Regel der erste Schritt und umfasst die Sammlung und Analyse von Daten sowie die Festlegung von Standardmaßnahmen zur Datenbereitstellung, die Ihnen helfen, Leistungslücken zu erkennen und zu verbessern.

Die Vorteile des Benchmarking-Prozesses

Die Einbeziehung einer Benchmarking-Strategie in Ihre Routineabläufe bringt zahlreiche Vorteile mit sich, z. B. Kostensenkung und Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung und Kundenzufriedenheit, Verbesserung der digitalen Geschäftsprozesse und Feinabstimmung der Verfahren und vieles mehr.

Sie müssen den Benchmarking-Prozess ernst nehmen, wenn Sie die Vorteile einer genauen Quantifizierung der Gesamteffektivität im Vergleich zu früheren Leistungsniveaus, eines allgemein verbesserten Einblicks und eines genaueren Überblicks über Ihre Konkurrenz nutzen wollen.

Es zeigt auf einzigartige Weise objektive Ergebnisse, deren Messungen keinen Raum für fehlerhafte Interpretationen oder Voreingenommenheit lassen, was es zu einem unverzichtbaren Bestandteil jeder aufstrebenden Organisation macht.

Benchmarking Prozess in 5 Schritten

Im Folgenden werden wir die einzelnen Phasen eines Benchmarking Prozesses beschreiben:

Planungsphase

In dieser Phase geht es darum, einen Plan für das Benchmarking zu erstellen. Warum jetzt ein Benchmarking? Was wollen Sie erreichen? Was sind Ihre Ziele? Natürlich müssen diese Ziele S.M.A.R.T. (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Realistisch und Terminiert) sein, wobei der Schwerpunkt darauf liegt, dass sie messbar sind.

Die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen müssen, sind die Grundelemente eines jeden Plans. Konkret müssen drei allgemeine Fragen beantwortet werden:

• Was soll verglichen werden? Jede Funktion Ihres KMU liefert ein “Produkt”, sodass Sie feststellen müssen, welche dieser “Produkte” verglichen werden müssen.
• Wer ist Ihr bester Konkurrent? Auch wenn Sie wissen, dass Ihre wichtigsten Konkurrenten Ihr Hauptaugenmerk sind, können Sie auch andere KMU, die in einer bestimmten Funktion Maßstäbe setzen, zum Benchmarking heranziehen.
• Wie sollen die Daten erhoben werden? Denken Sie daran, dass es nicht den einen “richtigen” Weg hierfür gibt.

Die Analysephase

Sobald Sie die Daten erfasst haben, müssen Sie sie analysieren. Ziel dieser Phase ist es schließlich, die Stärken Ihrer Konkurrenten zu verstehen und diese Stärken mit Ihren eigenen Leistungen zu vergleichen. Daher ist es wichtig, Antworten auf die folgenden grundlegenden Fragen zu finden:

• Ist die Konkurrenz wirklich besser? Wenn ja, um wie viel?
• Warum sind sie besser?
• Was können wir von ihnen lernen?
• Wie können wir das, was wir gelernt haben, auf unser Unternehmen anwenden?

Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen helfen, die “Lücke” zwischen Ihnen und Ihren Mitbewerbern zu finden.

Phase der Integration

In dieser Phase beginnt der Benchmarking-Prozess, sich wirklich zu bewähren. Die erste Initiative besteht darin, die Akzeptanz der Ergebnisse der Benchmarking-Analyse durch die Geschäftsleitung zu gewinnen und ihr Engagement für die Entwicklung kurzfristiger nützlicher Aktionspläne zu gewinnen.

Sobald die Verantwortlichen die Daten und Schlussfolgerungen verstanden und akzeptiert haben, kann die Entwicklung von Strategien und Aktionsplänen beginnen. Die Problemlösungsmethodik ist in dieser Phase die beste Option. Denken Sie daran, dass das Timing und die Kommunikation entscheidend sind.

Aktionsphase

Nachdem die Integrationsphase abgeschlossen ist und Sie einen Plan auf der Grundlage der Benchmarking-Daten erstellt und spezifische Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit zu handeln.

Befolgen Sie Ihren Benchmarking-Plan, aber vergessen Sie nicht, die Wahrnehmung der Kundenzufriedenheit zu aktualisieren. Das geht am besten mithilfe von Umfragen.

Reifephase

Woher wissen Sie, wann Ihr Benchmarking-Prozess die Reifephase erreicht hat? Die Antwort ist ganz einfach: wenn Sie eine Führungsposition erreicht haben und wenn Leistungsbewertung und Prozessänderung zu wesentlichen, kontinuierlichen Elementen Ihres Managementprozesses für das Überleben Ihres KMU geworden sind.

Auch wenn Sie nicht in allen Bereichen immer führend sind, sollte dies Ihr übergeordnetes Ziel sein. Nur durch das Streben nach Überlegenheit bei der Bereitstellung zuverlässiger Produkte und Dienstleistungen für Ihre Kunden auf die kostengünstigste Art und Weise können Sie die Marktführung erreichen. Die Vorteile dieser Strategie sind erst dann ausgereift, wenn es zu einem integralen Bestandteil Ihrer gesamten Managementpraktiken geworden ist.

Wir helfen bei der Umsetzung

Unabhängig davon, wie unterschiedlich Ihre Zielgruppen sind oder wie Sie Ihre Chancen einschätzen, die Konkurrenz zu schlagen, werden durchdachte Schritte und kalkulierte Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Position immer zu Ihrem Vorteil sein.

Benchmarking kann für KMU in ganz unterschiedlichen Branchen eine außerordentlich aufschlussreiche Praxis sein, und es ist einfacher denn je, Ihre Erfolgschancen zu erhöhen, wenn Sie jeden wichtigen Schritt des Benchmarking-Prozesses richtig umsetzen.

Wir sind Profis in Sachen Digitalisierung von KMU und stehen Ihnen gerne zur erfolgreichen Umsetzung eines Benchmarking Prozess für Ihr Unternehmen zur Verfügung.