Back to Work – Die Software für sichere Arbeitsplätze

Langsam aber sicher stellt sich Normalität ein. Die Massnahmen aus der Pandemie werden gelockert und so wurde auch die Home-Office Pflicht aufgehoben und die Rückkehr an sichere Arbeitsplätze beginnt. Klar ist, so wie vor der Pandemie wird es nicht mehr. Wir haben gelernt und gesehen, dass man auch im Homeoffice arbeiten kann – respektive das nur Homeoffice auch nicht für jeden das Richtige ist. Wir werden also in der Zukunft ein neues normal erleben, wo Homeoffice, Remote Arbeiten und Digitalisierung ein wichtiger Bestandteil ist. Zugleich bereiten wir uns darauf vor nach den Sommerferien wieder zurück ins Büro zu gehen. Dabei soll die Sicherheit der Mitarbeiter, der Arbeitsplätze aber auch des Unternehmerischen Erfolgs nicht gefährdet werden. Zurück ins Büro, zurück zur Arbeit – aber sicher.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein wie sich Unternehmen kostengünstig und effizient darauf vorbereiten und Ihre Mitarbeiter unterstützen.

Zoho BackToWork für sichere Arbeitsplätze

Während wir uns weiterhin mit der COVID-19-Pandemie und ihren Folgen auseinandersetzen, sind Organisationen bestrebt, ihre Arbeitsplätze wieder zu öffnen und sich auf die Rückkehr von Mitarbeitern vorzubereiten. Da jedoch keine langfristige Lösung für das Coronavirus in Sicht ist, haben Unternehmen auf der ganzen Welt Schwierigkeiten. Zwar scheint es aktuell in der Schweiz als abgeschlossen in der Wahrnehmung vieler – aber weder die Impfquote ist erreicht, noch sind die Zeichen in ganz Europa auf grün. Hier und da Lockerungen stehen genau so vielen neuen Schliessungen und lokalen Lockdowns gegenüber und wie sich der Herbst entwickelt ist ungewiss.

Um wieder auf den richtigen Weg zu kommen, werden Unternehmen gezwungen sein, viel Zeit und Mühe auf die Gewährleistung von Compliance und Sicherheit zu verwenden, anstatt sich auf ihre Stärken im Kerngeschäft zu konzentrieren. Getreu der Vision bei Zoho, der CRM Lösung welche wird über 3’800 KMU in der Schweiz einsetzen, wurde eine umfassende Anwendung entwickelt, um Unternehmen bei diesem Übergang zu unterstützen. Zoho BackToWork ermöglicht es Unternehmen, respektive Ihren Mitarbeiter*innen sicher und geschützt an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren.

Was sollten Unternehmen sicherstellen, bevor sie wieder ins Büro zurückkehren?

Für viele Unternehmen bedeutet die Rückkehr zum normalen Betrieb die Rückkehr in ein physisches Büro oder an einen Standort – ob mit allen Mitarbeitern oder einem kleinen Prozentsatz der Belegschaft. Dies jedoch ohne ein System zu tun, das die Sicherheit von Mitarbeitern, Kunden und anderen Beteiligten gewährleistet, kann zu einer Katastrophe führen. Es gibt vier wichtige Aspekte für einen erfolgreichen Wiedereinstieg in das Büro:

• Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter
• Veröffentlichung von Compliance-Richtlinien
• Effektive Kommunikation
• Verwaltung von Vermögenswerten und Einrichtungen

Große Herausforderungen bei der Wiedereröffnung

• Sicherheit der Mitarbeiter: Regelmäßige Selbstbewertungen, Kontaktverfolgung, berührungsloses Betreten und Verfügbarkeit der erforderlichen Ausrüstung und Sicherheitsausrüstung
• Einhaltung: Einhaltung der Richtlinien der Regierung und entsprechender Entwurf der Unternehmenspolitik
• Reaktionsfähigkeit: Ein detaillierter Aktionsplan, um auf neue Fälle zu reagieren, wenn sie auftreten, wie z.B. die Desinfektion von Böden und die Quarantäne von Mitarbeitern, die mit infizierten Personen in Kontakt kamen.

Ein Rahmen für sichere Operationen

Die digitale Transformation ist notwendig, um einen sicheren, nachhaltigen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. BackToWork wird mit sechs vorgefertigten Modulen geliefert, die alle Aspekte der Bedenken abdecken, die ein Unternehmen bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz haben wird:

BackToWork ist eine einsatzbereite App, die sich auf die Bereitschaft der Belegschaft konzentriert:

• Modul Admin Control Center – Begrüßen Sie Ihre Mitarbeiter zurück an einem sichereren Arbeitsplatz. Dieses Dashboard befähigt die oberste Führungsebene, die Bereitschaft der Einrichtungen besser einzuschätzen und den Gesundheitszustand der einzelnen Mitarbeiter einzusehen.
• Wellness-Modul – Mit diesem Dashboard können Sie Formulare zur Selbsteinschätzung und Kontaktverfolgung verteilen und sammeln und unternehmensweite Gesundheitsinformationen überwachen.
• Modul Sicherer Einstieg – Bestimmen Sie, welche Mitarbeiter bereit sind, vom Büro aus zu arbeiten. Mit diesem Modul können Sie Mitarbeiter-Selbsteinschätzungen durchführen, Risikogruppen trennen und Eintrittsanfragen von Mitarbeitern und Besuchern auswerten.
• Mitarbeiter-Selbstbedienungsmodul – Auf diesem Dashboard können Sie Anlagenanforderungen verwalten, die von Büromaterial über Desinfektionsmittel bis hin zur Pflege von Büroräumen reichen.
• Kommunikationsmodul – Korrespondieren Sie mit Mitarbeitern über das Telefon und das Internet und tauschen Sie Richtlinien, bewährte Verfahren, Rahmenbedingungen und Ankündigungen auf koordinierte Weise aus.
• Modul Freiwilligenarbeit – Geben Sie der Gesellschaft (Volunteering) etwas zurück. Dieses Modul ermöglicht es Organisationen, Mitarbeiter zu rekrutieren und freiwillige Aktionen zu organisieren und durchzuführen.

Zoho Back to Work ersetzt Ihr individuelles und auf Ihren Betrieb spezifisch erstelltes Schutzkonzept nicht. Dennoch kann es Sie bei der Umsetzung dieses Schutzkonzeptes unterstützen und zugleich kann es auch individuell auf Ihr Schutzkonzept hin angepasst werden. Sichere Arbeitsplätze können nicht durch eine Software garantiert werden, aber Software und deren Einsatz kann Ihr Unternehmen und die Mitarbeiter best möglichst unterstützen.

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein Kernelement von BackToWork

Organisationen können den Einsatz mit einem einstufigen Onboarding-Prozess nach der Anmeldung durchführen und so sichere Arbeitsplätze wahrscheinlicher machen. Nach der Bereitstellung kann der Administrator Mitarbeiter durch Importieren oder Hochladen aus einer bestehenden Mitarbeiterliste hinzufügen oder Daten über einfache Integrationen mit Zoho People, Active Directory, Zoho Directory und BambooHR abrufen.

Nach der Fertigstellung können die Mitarbeiter auf die Anwendung im Web und von iOS- und Android-Geräten aus zugreifen. Die Anwendung ist praktisch und funktionsreich, um der jeweiligen Situation gerecht zu werden. Um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten, ermöglicht Ihnen BackToWork dies:

• Dynamische Steuerung der Anzahl von Mitarbeitern und Besuchern, die ein Gebäude beherbergen kann
• Entscheiden Sie, wie häufig eine Selbsteinschätzung durchgeführt werden muss, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter den Arbeitsplatz besuchen oder nicht
• Beauftragen Sie die Mitarbeiter, jeden Tag, an dem sie das Büro besuchen, Selbstbeurteilungen auszufüllen
• Beschränken Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln und/oder in Fahrgemeinschaften zum Büro pendeln oder die eine kürzliche Reisegeschichte haben
• Passen Sie die Bedenkzeit für einen Mitarbeiter an, der sich kürzlich von COVID-19 erholt hat
• Steuerung des Genehmigungsprozesses für Anlagen- und Instandhaltungsanforderungen

Insgesamt gibt es wenig bis gar keine Lernkurve, und wir bieten eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Dokumentation sowohl aus der Arbeitgeber- als auch aus der Arbeitnehmerperspektive, um eine nahtlose Einführung zu ermöglichen.

Darüber hinaus ist Zoho BackToWork in mehreren Sprachen verfügbar. Die Anwendung ist skalierbar und modular, so dass sie an die Bedürfnisse des Unternehmens, sprich Ihr Schutzkonzept angepasst werden kann, da die zugrunde liegende Low-Code-Plattform, Zoho Creator, die Lokalisierung der Anwendung in 62 Sprachen, benutzerdefinierte Workflows, KI, Integrationen von Drittanbietern, Portale und vieles mehr unterstützt.

Preisgestaltung und Verfügbarkeit

Für alle Regionen beträgt der Preis 25 USD/Benutzer/Monat. Bei Interesse melden Sie sich ungeniert bei uns, wir helfen Ihnen gerne.