In einer zunehmend digitalen und wettbewerbsorientierten Geschäftswelt ist die Automatisierung von Arbeitsprozessen kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die sich nicht aktiv mit der Optimierung ihrer Workflows befassen, laufen Gefahr, ineffizient zu arbeiten und wertvolle Ressourcen zu verschwenden. Der vorherige Artikel hat bereits gezeigt, wie Workflows dazu beitragen, Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) effizienter zu gestalten und gleichzeitig Kosten und Zeit zu sparen. Eine Studie von McKinsey & Company zeigt nun, welche strategischen Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Automatisierung entscheidend sind.
Diese Analyse bekräftigt, dass Workflows nicht nur als technologische Lösung betrachtet werden sollten, sondern als ganzheitliche unternehmerische Strategie. Unternehmen müssen Automatisierungsinitiativen gezielt implementieren, um nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne zu erzielen, sondern langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
Automatisierung als strategische Priorität
Die McKinsey-Studie zeigt, dass Unternehmen, die Automatisierung erfolgreich einsetzen, sie als zentrales strategisches Element ihrer Unternehmensführung begreifen. Anstatt Automatisierung nur punktuell oder reaktiv zu implementieren, setzen führende Unternehmen gezielt darauf, ihre Geschäftsprozesse umfassend zu optimieren.
Für KMU bedeutet dies, dass die Einführung von Workflows nicht als isolierte Maßnahme betrachtet werden sollte, sondern als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie. Wenn Automatisierung von der Unternehmensführung als strategische Priorität behandelt wird, werden Ressourcen gezielt eingesetzt und die Erfolgschancen steigen. Beispielsweise kann ein KMU, das stark auf Kundenbeziehungen setzt, seine CRM-Workflows automatisieren, um die Kundenkommunikation zu verbessern. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass potenzielle Kunden nicht durch lange Bearbeitungszeiten verloren gehen.
Ein weiteres Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung. Unternehmen, die Workflows zur Automatisierung von Zahlungseingängen und Rechnungserstellung nutzen, reduzieren nicht nur den manuellen Arbeitsaufwand, sondern verbessern auch ihre Liquiditätsplanung. Anstatt sich mit fehleranfälligen Tabellenkalkulationen zu beschäftigen, ermöglicht ein strukturierter Workflow eine transparente und effiziente Rechnungsabwicklung.
Menschen in den Automatisierungsprozess einbinden
Während sich viele Unternehmen auf die technologische Seite der Automatisierung konzentrieren, betont McKinsey die entscheidende Rolle der Mitarbeiter. Workflows können noch so gut optimiert sein – wenn die Belegschaft nicht mitzieht, bleibt der Erfolg aus. Die Studie zeigt, dass Unternehmen, die ihre Mitarbeiter aktiv in den Automatisierungsprozess einbinden, deutlich bessere Ergebnisse erzielen.
Daher ist es für KMU entscheidend, nicht nur in die Technologie, sondern auch in Schulungen und Weiterbildungen zu investieren. Ein Mitarbeiter, der genau versteht, wie automatisierte Prozesse seine Arbeit erleichtern, wird Automatisierung nicht als Bedrohung, sondern als Unterstützung wahrnehmen. Unternehmen sollten zudem sicherstellen, dass Workflows flexibel anpassbar sind. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Automatisierung im Kundenservice: Ein Workflow kann Kundenanfragen automatisiert an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten, aber das Fachwissen der Mitarbeiter bleibt weiterhin entscheidend für die Qualität des Services.
Ein weiteres Beispiel ist das Personalwesen. Die Automatisierung von Onboarding-Prozessen kann neue Mitarbeiter schneller und effizienter in das Unternehmen integrieren. Dies bedeutet nicht nur weniger administrativen Aufwand für die HR-Abteilung, sondern auch eine bessere Erfahrung für neue Mitarbeiter, die sich von Anfang an gut betreut fühlen.
Ein skalierbares Betriebsmodell entwickeln
Die McKinsey-Studie zeigt, dass erfolgreiche Unternehmen ihre Automatisierungslösungen so gestalten, dass sie mit dem Unternehmen wachsen können. KMU stehen oft vor der Herausforderung, dass ihre Prozesse anfangs noch einfach zu handhaben sind, aber mit zunehmender Größe des Unternehmens immer komplexer werden.
Hier kommen Workflows ins Spiel: Ein gut konzipierter Workflow ist nicht nur für den aktuellen Status eines Unternehmens relevant, sondern kann sich mit der Unternehmensentwicklung weiterentwickeln. Ein Beispiel ist die Vertriebsautomatisierung: Während ein kleines KMU anfangs nur mit manuellen Kontaktlisten arbeitet, kann es mit zunehmender Kundenzahl ein CRM-System mit automatisierten Workflows nutzen.
Auch die Finanzbuchhaltung profitiert von skalierbaren Workflows. Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse frühzeitig automatisieren, haben später weniger Probleme mit steigenden Transaktionsvolumina. Wenn Rechnungen automatisch erfasst, genehmigt und verbucht werden, kann ein KMU problemlos wachsen, ohne die administrative Belastung zu erhöhen.
Ein weiteres Beispiel ist das Lieferkettenmanagement. Unternehmen, die automatisierte Workflows für Bestellungen und Lagerverwaltung nutzen, können ihren Betrieb effizient skalieren. Sobald eine bestimmte Bestandsmenge unterschritten wird, kann ein Workflow automatisch eine neue Bestellung auslösen, ohne dass ein Mitarbeiter dies manuell überwachen muss.
Integration von Workflows in bestehende Unternehmensprozesse
Die erfolgreiche Implementierung von Workflows erfordert eine enge Integration in bestehende Unternehmensprozesse. Ein häufiger Fehler bei der Einführung von Automatisierungslösungen ist es, diese als separate Systeme zu betrachten, die isoliert vom restlichen Geschäftsbetrieb arbeiten.
Stattdessen sollten Unternehmen sicherstellen, dass Workflows mit anderen Softwarelösungen harmonieren. Moderne CRM-, ERP- und Buchhaltungssysteme bieten häufig Integrationsmöglichkeiten, mit denen Workflows über verschiedene Plattformen hinweg automatisiert werden können. Beispielsweise kann eine Bestellung automatisch in das ERP-System übertragen werden, das dann den Lagerbestand aktualisiert und eine Rechnung generiert.
Die Vorteile einer gut integrierten Workflow-Automatisierung sind enorm. Unternehmen können nicht nur Prozesse beschleunigen, sondern auch Fehlerquellen eliminieren und eine einheitliche Datenbasis schaffen. Dies führt zu einer besseren Entscheidungsfindung, da alle relevanten Informationen stets aktuell und verfügbar sind.
Fazit: Workflows als Schlüssel zur nachhaltigen Automatisierung
Die McKinsey-Studie unterstreicht die zentrale Bedeutung einer durchdachten Automatisierung für den langfristigen Unternehmenserfolg. Workflows spielen dabei eine entscheidende Rolle, indem sie Prozesse standardisieren, Fehler reduzieren und Ressourcen effizienter nutzen.
Für KMU ergibt sich daraus eine klare Handlungsempfehlung: Die Einführung von Workflows sollte nicht als kurzfristige Maßnahme betrachtet werden, sondern als strategische Entscheidung, die das Unternehmen langfristig wettbewerbsfähiger macht. Wichtig ist dabei eine enge Verzahnung mit den Unternehmenszielen, die Einbindung der Mitarbeiter sowie die Skalierbarkeit der Lösungen.
Unternehmen, die diesen ganzheitlichen Ansatz verfolgen, werden nicht nur von einer höheren Produktivität profitieren, sondern sich auch besser an Marktveränderungen anpassen können. In einer zunehmend digitalisierten Welt ist Workflow-Automatisierung kein Trend, sondern eine Notwendigkeit – und die Unternehmen, die diesen Schritt frühzeitig gehen, haben die besten Chancen auf langfristigen Erfolg.
