Asynchrones Arbeiten: Was es ist und wie man es sich zu eigen macht

Es ist kein Geheimnis, dass sich die Arbeitnehmer Flexibilität im Arbeitsalltag wünschen – eine Forderung, die in den letzten Jahren immer lauter geworden ist. Beeindruckende 94 % der Arbeitnehmer geben an, dass sie flexibel sein wollen, wann sie arbeiten, und 80 % wollen flexibel sein, wo sie arbeiten.

Asynchrones Arbeiten: Was es ist und wie man es sich zu eigen macht

Aber den Arbeitnehmern die Kontrolle und Autonomie zu geben, ist nicht so einfach, wie eine gewisse Freiheit bei der Zeiteinteilung oder die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Echte Flexibilität bedeutet, dass asynchrone Arbeit voll und ganz akzeptiert wird, und das erfordert größere Veränderungen in der Art und Weise, wie Teammitglieder kommunizieren und zusammenarbeiten.

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Asynchrones Arbeiten (oft mit “async” abgekürzt) bedeutet, dass Menschen arbeiten können, ohne in Echtzeit miteinander in Kontakt treten zu müssen. Von den Mitarbeitern wird nicht erwartet, dass sie an Besprechungen teilnehmen oder live interagieren – sie können sich nach ihrem eigenen Zeitplan um Aufgaben und Fragen kümmern.

Die Chancen stehen gut, dass Sie bereits viel asynchrone Arbeit leisten. E-Mails, gemeinsame Dokumente und aufgezeichnete Videos sind Beispiele für asynchrone Kommunikation, während Besprechungen, Telefonanrufe und Instant-Messaging-Gespräche in Echtzeit Beispiele für synchrone Kommunikation sind.

Asynchrone Arbeit vs. Fernarbeit: Was ist der Unterschied?

“Async” und “Remote” sind in den letzten Jahren zu gängigen Begriffen geworden, die leicht verwechselt werden können. Die beiden Begriffe gehen oft Hand in Hand – Remote-Arbeit beinhaltet in der Regel eine Menge asynchroner Arbeit und umgekehrt – aber es sind unterschiedliche Konzepte.

Es ist hilfreich, das Ganze so zu betrachten: Remote beschreibt, wo Sie die Arbeit erledigen, und async beschreibt, wie die Arbeit erledigt wird.

Fernarbeit bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit an einem Ort erledigen, an dem Sie nicht mit Ihren Kollegen zusammen sind. Asynchrones Arbeiten bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit erledigen, ohne zur gleichen Zeit wie Ihre Kollegen angemeldet sein zu müssen.

Vor- und Nachteile der asynchronen Arbeit

Da die Mehrheit der heutigen Arbeitnehmer Flexibilität wünscht, ist es nur logisch, dass sie sich auch für asynchrone Kommunikation aussprechen. In der Tat, 52 % der Arbeitnehmer sagen, dass sie es begrüßen würden, wenn ihr Unternehmen auf asynchrone Kommunikation setzen würde.

Das bedeutet aber nicht, dass Asynchronität nur Vorteile und keine Fallstricke hat. Im Folgenden finden Sie einige Vor- und Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie nicht unbedingt entscheiden, ob Ihre Organisation asynchrone Arbeit unterstützt (denn, wie gesagt, sie findet bereits statt), sondern wie viel davon asynchron sein sollte.

Asynchrones Arbeiten Pro’s

• Flexibilität: Arbeitnehmer können nicht die gewünschte Zeitautonomie haben, wenn von ihnen erwartet wird, dass sie zu bestimmten Zeiten eingeloggt und aktiv sind. Asynchrones Arbeiten gibt den Mitarbeitern die Freiheit, zu arbeiten, wann es ihnen am besten passt. Außerdem können verteilte Teams so leichter mit Teammitgliedern in völlig unterschiedlichen Zeitzonen zusammenarbeiten.
• Schwerpunkt: Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter bis zu 15 Mal pro StundeDas macht es schwer, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Asynchrones Arbeiten bedeutet weniger Kommunikation in Echtzeit und weniger dringende Anrufe, Meetings und andere Unterbrechungen, die die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter von ihren eigentlichen Aufgaben ablenken.
• Dokumentation: Da die asynchrone Arbeit auf Kommunikation basiert, die leicht wiederaufgenommen werden kann – E-Mails, aufgezeichnete Videos, Dokumente usw. – gibt es eine eingebaute schriftliche Dokumentation. Die Mitarbeiter müssen sich keine Sorgen machen, dass sie den Überblick über etwas verlieren, das im Vorbeigehen gesagt wurde, oder Zeit in die manuelle Zusammenfassung und Speicherung von Gesprächen investieren.

Nachteile der asynchronen Arbeit

• Abgeschiedenheit: Einsamkeit ist ein wachsendes Problem unter Arbeitnehmern, denn 82 % der Arbeitnehmer geben zu, dass sie sich bei der Arbeit einsam fühlen. Asynchrone Kommunikation bedeutet weniger Echtzeit, persönliche Verbindung zwischen den Mitarbeitern, was dazu führen kann, dass sie sich noch mehr von den Menschen, mit denen sie arbeiten, isoliert fühlen.
• Missverständnisse: Unsere nonverbalen Signale – Mimik, Gestik, Körperhaltung, Augenkontakt, Stimmlage und -lautstärke und vieles mehr – tragen viel zum Kontext der Kommunikation bei. Bei einigen Methoden der asynchronen Zusammenarbeit (z. B. Videoaufzeichnungen) können diese Hinweise durchscheinen, bei anderen Formaten nicht. Das kann zu Missverständnissen und Fehldeutungen führen.
• Schnelligkeit: Asynchrone Kommunikation erfolgt nicht sofort, was bei dringenden Fragen, die schnell beantwortet werden müssen, frustrierend sein kann. Asynchrones Arbeiten erfordert etwas Geduld sowie eine klare Kommunikation darüber, welche Themen einen synchronen Ansatz und eine schnelle Antwort rechtfertigen.

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5 Tipps für eine optimale Nutzung der asynchronen Arbeit

E-Mail gibt es schon seit seit Jahrzehnten. Kein Unternehmen fängt also mit asynchroner Arbeit bei Null an. Aber nur weil Sie es bereits tun, heisst das noch lange nicht, dass Sie es auch gut machen. Hier sind fünf Tipps, die sicherstellen, dass asynchrones Arbeiten ein Vorteil und kein Hindernis ist.

1. Verstehen, welche Kommunikation asynchron sein kann und welche nicht

Obwohl die Mitarbeiter eine asynchrone Kommunikation bevorzugen, bedeutet das nicht, dass sie nur asynchrone Kommunikation wünschen. Die Mehrheit will ein ausgewogenes Verhältnis. Um das zu erreichen, muss man sich genau überlegen, welche Methode man wann einsetzt.

Um herauszufinden, welcher Ansatz für Ihr spezielles Szenario der richtige ist, lohnt es sich zu fragen:

• Wie dringend ist das?
• Wie sensibel ist das?
• Wie kompliziert ist das?

Themen, die besonders dringend, komplex oder vertraulich sind (z. B., Leistungsbeurteilungen oder Gespräche über die berufliche Entwicklung) lassen sich in der Regel besser von Mensch zu Mensch in Echtzeit kommunizieren. Leichtere oder weniger folgenschwere Themen wie Aktualisierungen des Projektstatus oder Brainstorming sind genauso effizient und effektiv (wenn nicht sogar effektiver), wenn sie asynchron erfolgen.

2. Festlegung von Kommunikationsnormen und -leitlinien

Asynchrones Arbeiten funktioniert nicht, wenn einige Teammitglieder weiterhin alles in Echtzeit abwickeln wollen. Bringen Sie die Mitarbeiter auf dieselbe Seite, indem Sie Kommunikationsnormen und -erwartungen festlegen.

So können Sie beispielsweise Sofortnachrichten für schnelle Anfragen via Chat, zum Bsp. Zoho Cliq verwenden, aber alle anderen projektspezifischen Kommentare und Fragen in Ihrer Projektmanagement-Plattform (Zoho Project) abwickeln und aufbewahren. Oder Sie verlangen von den Teammitgliedern, dass sie relevante Ressourcen und Dokumente vor Live-Meetings freigeben, damit die Teilnehmer ausreichend Zeit haben, diese zu überprüfen und asynchron beizutragen, wenn sie dies bevorzugen.

Auch wenn Sie die Art und Weise der Kommunikation nicht zu sehr vorschreiben wollen, können Sie durch die Festlegung einiger Grundregeln Konflikte entschärfen und sicherstellen, dass die asynchrone Arbeit Ihr Team unterstützt, anstatt es zu überfordern.

3. Bewerten Sie Ihre bestehenden Sitzungen

Wir alle kennen die Beschwerden über Sitzungen. Der durchschnittliche Mitarbeiter nimmt an 62 Sitzungen pro Monat und hält die Hälfte von ihnen für Zeitverschwendung. Das sind 31 Arbeitsstunden, die jeden Monat in unproduktiven Besprechungen verbracht werden. Offensichtlich wird dies, wenn Sie die Kosten eines Meetings berechnen. Nutzen Sie zum Beispiel diesen Rechner um die Kosten zu berechnen:

Oder werfen sie einfach einen Blick auf diese Tabelle, welche Kosten von Meetings international vergleicht.

Sitzungen sind eine Investition

Sie sind nicht per se schlecht, aber es lohnt sich zu prüfen, ob die Sitzungen auf dem Terminplan Ihres Teams – insbesondere die wiederkehrenden – produktiv genug sind, um weiterhin Zeit in Anspruch zu nehmen.

Ist die wöchentliche Besprechung Ihres Teams zu einer glorifizierten Statusaktualisierung oder Nachholsitzung geworden? Ziehen Sie in Erwägung, sie in ein asynchrones Dokument zu verschieben. Oder veranstalten Sie ein Echtzeit-Meeting pro Monat mit wöchentlichem Check-In per E-Mail. Das schafft ein Gleichgewicht zwischen asynchron und synchron und verschafft den Mitarbeitern den dringend benötigten Freiraum in ihren Kalendern.

4. Finden Sie andere Wege zur Förderung von Verbindungen

Mitarbeiter wollen das Gefühl haben, dass sie mit anderen Menschen zusammenarbeiten – nicht nur mit anderen E-Mail-Adressen oder Kopfbildern auf Zoho Cliq. Wenn Sie die synchrone Arbeit in Ihrem Team einschränken, kann das die Kameradschaft und den Grad der Vertrautheit beeinträchtigen.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie die Menschen ermutigen, auf einer persönlicheren Ebene in Kontakt zu treten, auch wenn dies asynchron geschieht.

Sie könnten z. B. eine wöchentliche Tradition einführen, bei der Sie die Teammitglieder bitten, persönliche Fotos zu einem bestimmten Thema zu teilen (peinlichstes Schul-Fotos, Haustiere, Urlaube…). Oder Sie richten einen Instant-Messaging-Kanal ein, in dem die Mitarbeiter zu Beginn des Tages das GIF einwerfen können, das ihre aktuelle Stimmung am besten beschreibt.

Diese unbeschwerten Formen der Bindung sind einfach, machen Spaß und ermöglichen es den Teilnehmern, zu einem Zeitpunkt teilzunehmen, der für sie geeignet ist.

5. Vorlagen und andere Ressourcen erstellen

Je einfacher Sie es Ihren Mitarbeitern machen können, ihre Arbeit ohne Echtzeitgespräche zu erledigen, desto eher werden sie dies tun.

Vorlagen können eine große Hilfe bei der Rationalisierung und Systematisierung der Arbeit sein, ohne dass man sich über endlose Nuancen und Änderungen unterhalten muss.

Ganz gleich, ob Sie ein schnelles Formular einrichten, mit dem andere Personen eine Arbeitsanfrage an Ihre Abteilung übermitteln können, oder ob Sie ein Vorlagendokument für Ihr Team erstellen, in dem es seine wöchentlichen Aktualisierungen ablegen kann – dieses Maß an Vorhersehbarkeit integriert async nahtlos in die Routinen Ihres Teams.

Den asynchronen Vorteil ausnutzen

Async gibt Ihrem Team die Möglichkeit, seine Arbeit mit weniger Unterbrechungen und mehr Flexibilität zu erledigen – daher ist es nur logisch, dass dieser Ansatz, gemäss Harvard Business Review, immer mehr an Beliebtheit gewinnt.

Um die Vorteile der asynchronen Arbeit nutzen zu können, muss Ihr Unternehmen möglicherweise seine Infrastruktur ändern. Wenn Sie asynchrone Kommunikations- und Besprechungsrichtlinien einführen, geben Sie Ihren Mitarbeitern Zeit, sich darauf einzustellen. Denken Sie daran, häufig innezuhalten und sich und Ihr Team zu fragen, was gut funktioniert und was nicht. Nutzen Sie diese Informationen, um sich anzupassen, voranzukommen und die asynchrone Kommunikation so einzuführen, dass sie Ihr Team optimal unterstützt.