Catchball zur Zielsetzung und für Feedback nutzen, um die Akzeptanz des Plans zu fördern

Die Hoshin-Kanri-Kaskadierungstheorie des Catchball wird allgemein als der beste Weg angesehen, um die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung zu schliessen und die Akzeptanz Ihres Plans zu fördern. Durch die Anpassung Ihrer Zielkaskade mit dem Catchball-Prozess können Sie Feedback sammeln, die Qualität verbessern und Ihre Erfolgschancen erhöhen. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen und wie Sie es umsetzen können.

Catchball zur Zielsetzung und für Feedback nutzen, um die Akzeptanz des Plans zu fördern

Die Catchball-Methode ist Teil einer Kaskadierungstheorie, die in Hoshin Kanri verwendet wird.

Dieses Tool zur Zielsetzung, Kommunikation und Akzeptanz wird in der Regel in einem Hoshin Kanri-/Policy-Deployment-Framework eingesetzt, aber seine Anwendung geht über diesen Bereich hinaus.

Diese Technik wird oft als „treibende Kraft für die Abstimmung, Klärung und Einbindung der Mitarbeiter” in Unternehmen wie Toyota beschrieben und ist die Lösung, um die Lücke zu schließen, die in den meisten Analysen zur Strategieumsetzung besteht – das Sammeln von Feedback zu Ihren Zielen.

Hier erfahren Sie, was Sie über die Catchball-Technik wissen müssen und wie Sie sie umsetzen können.

Was ist der Catchball-Prozess?

Eine logische Frage für den Anfang, die jedoch leicht zu übersehen ist und man schnell zum Prozess selbst übergeht.

Stellen Sie sich strategische Planung als etwas typischerweise Exklusives vor. Die Unternehmensleitung legt einen Plan fest, der dann im gesamten Unternehmen umgesetzt wird. Beim Catchball-Prozess wird jedoch bewusst versucht, Ziele weiterzugeben und Teams zu befähigen, daraus ihre eigenen Pläne zu entwickeln.

Warum? Weil die lokalen Geschäftseinheiten und Mitarbeiter ihre Märkte besser kennen als jeder andere.

Diese Theorie der Zielweitergabe ist, ähnlich wie die X-Matrix, ein Kernpunkt des Hoshin-Kanri-Rahmenwerks.

Catchball ist der Prozess, bei dem die Vision eines Unternehmens in einzelne Ziele unterteilt wird. Diese werden dann in einer Reihe von konstruktiven Gesprächen zwischen verschiedenen Organisationsebenen und Einheiten weitergegeben, sodass am Ende jeder versteht, wie er zu dieser Vision beiträgt.

Oft wird dies mit einem Ballspiel verglichen. Von oben nach unten weitergegeben, kann jeder, der an diesem Prozess beteiligt ist, seine Ansichten und Meinungen zu dem Ziel äußern und den Ball zurückwerfen, wenn er nicht ankommt.

Als Element des Hoshin-Kanri-Ansatzes ist es ein Entscheidungsfindungssystem, das zu engagierten, hochwertigen Plänen führt, die die notwendige Zustimmung finden, um Ihre Ziele zu erreichen.

Durch den Einsatz des Catchball-Prozesses befindet sich Ihr Unternehmen in einer Position, in der strategische Informationen auf mehreren Ebenen ausgetauscht, überprüft und verfeinert werden, wodurch die Lücke zwischen Unternehmens-, Geschäfts- und Funktionsstrategien verringert wird.

Anders ausgedrückt: Es ist wie bei einem Baseballspiel, bei dem es nicht unbedingt das Ziel ist, einen Homerun zu schlagen. Stattdessen gibt es einen systematischen Ansatz, bei dem der Ball von einer Base zur nächsten weitergegeben wird und, sollte das Ziel nicht erreicht werden, zurückgeworfen wird, um ihn zu verfeinern.

Prozessdesign für Catchball

Die Essenz von Catchball besteht in einer kollektiven Vereinbarung, jedoch müssen Sie festlegen, wie diese erreicht werden kann. Dies wird als Prozessdesign bezeichnet.

Es gibt drei verschiedene Methoden, die verwendet werden können, um eine Einigung zu erzielen:

1) Ringi-System

Dieser aus Japan stammende Ansatz läuft auf Einstimmigkeit hinaus, in dem Sinne, dass alle an Catchball beteiligten Mitglieder in jeder Phase eine Einigung erzielen müssen.

Dies eignet sich hervorragend, um Herdenmentalität zu überwinden, bei der unsere Fähigkeit, zu verstehen und uns eine eigene Meinung zu bilden, durch den Druck zur Konformität eingeschränkt wird.

Dadurch wird individuelles Denken gefördert, das dann auf eine Ebene aggregiert wird, auf der alle zustimmen können.

2) Soziales Urteilsvermögen

Die Theorie des sozialen Urteilsvermögens besagt, dass wir Schlussfolgerungen auf der Grundlage der verfügbaren Informationen ziehen.

Wenn ein Marketingleiter die Aufnahme eines neuen Kommunikationskanals in seinen Kampagnenmix aufgrund dessen Fähigkeit zur Verstärkung der Botschaft für wertvoll hält, sieht der Finanzleiter darin möglicherweise weniger Wert, anstatt sich auf die negativen Aspekte wie die Kosten und den unmittelbaren ROI zu konzentrieren.

Beim Catchball müssen wir sicherstellen, dass wir die Standpunkte, die zu Urteilen führen, verstehen und die Theorie des sozialen Urteilsvermögens nutzen, um sie zu bündeln und so einen Konsens und eine Zustimmung zu ermöglichen.

3) Delphi

Dieser Ansatz, der aus einem US-amerikanischen Verteidigungsforschungsprojekt aus den 1950er Jahren hervorgegangen ist, stellt sicher, dass Einzelpersonen ihre eigenen Urteile in einer Weise äußern können, die zum Erreichen eines Konsenses beiträgt.

Wie? Individuelle Beiträge können durch „strukturierte Kommunikation” wie beispielsweise eine Umfrage geleistet werden.

Dadurch werden Vorurteile hinsichtlich der Rolle, des Hintergrunds oder der Autorität einer Person beseitigt und stattdessen der Fokus auf das vorliegende Thema gelegt, wodurch ein Raum für Zusammenarbeit und das Vorantreiben der richtigen Ziele geschaffen wird.

Natürlich besteht dabei auch die Gefahr, dass sich der Prozess endlos hinzieht. Daher ist es entscheidend, eine ausreichende Anzahl von Teilnehmern auszuwählen, um zu einer Einigung zu gelangen.

Nachdem Sie nun die Methode für eine angemessene Kommunikation und Bewertung entwickelt haben, ist es an der Zeit, sich der Herausforderung zu stellen und unser Catchball-Spiel zu beginnen.

Kommunikation und Einholen von Feedback zu den Zielen

Wenn das Team das Spielfeld betritt, sollten Sie sicherstellen, dass die wichtigsten Spieler ihre Position einnehmen können.

Von der Geschäftsleitung bis hin zu den Mitarbeitern an der Front geht es darum, die Stärken jedes einzelnen Spielers im Team zu nutzen, um ein klassisches Ballspiel zu spielen, wenn es um Ihre Strategie geht.

Die erste Phase des Feedbacks

Sobald der Pitcher (die Geschäftsleitung) den Ball geworfen hat, ist das Ziel nun in der Luft und auf dem Weg zum ersten Empfänger – dem Batter (der Geschäftsleitung).

Nun ist das erste Feedback der Geschäftsleitung von entscheidender Bedeutung.

Ihre Reaktion, oder ihr Schlag, ist entscheidend, um die nächste logische Person in diesem Prozess zu finden, den Fänger (mittlere Führungsebene). Dessen Aufgabe ist es, das ursprüngliche Ziel zu übernehmen und zu prüfen, ob es für die Funktion geeignet ist, wobei er die verfügbaren Ressourcen, Fähigkeiten und andere potenziell konkurrierende Arbeitsabläufe berücksichtigt.

Nicht jedes Ziel wird in dieser Phase funktionieren, aber genau deshalb ist der Fänger hier so wichtig. Es geht um die soziale Validierung des ursprünglichen Ziels.

Sie müssen in der Lage sein, den Ball (oder das Ziel) zu überprüfen und dann zur ersten Base, zur zweiten Base usw. zu werfen.

Während der Ball von jeder Base zur nächsten weitergegeben wird und schließlich die Mitarbeiter an der Front erreicht, wird das Ziel verfeinert und verbessert, sodass es sich immer mehr der Home Plate (dem Endziel) nähert.

Das Ziel verhandeln und anpassen

Was aber, wenn das Ziel auf einer bestimmten Ebene keine Zustimmung findet (oder der Fänger den Ball nicht ganz erreichen kann)?

In diesem Fall muss der Ball an den vorherigen Spieler zurückgeworfen werden, der dann das Ziel so anpasst, dass es vom nächsten Spieler korrekt aufgenommen (als akzeptable Idee akzeptiert) werden kann.

Das Ergebnis ist, dass alle am Prozess der Zieldefinition teilgenommen haben, sich auf die Unternehmens-, Geschäfts- und Funktionsvision abgestimmt und auf deren Erreichung hingearbeitet haben, indem sie ihre Beiträge zu jedem Ziel geleistet haben.

Wenn Sie dies konsequent tun, werden sich die Ergebnisse auszahlen.

So stellen Sie den Erfolg Ihrer Catchball-Zielkaskade sicher

Wir alle lieben es, das perfekte Spiel, den perfekten Pitch und die Wissenschaft dahinter zu analysieren.

Nun, jetzt ist es an der Zeit, genau das mit Catchball zu tun. Hier ist eine Checkliste mit den Schritten, die Sie unternehmen müssen, um qualitativ hochwertiges Feedback und eine bessere Zielsetzung zu gewährleisten.

1) Führung ist der Ausgangspunkt

Eine starke Führung hat einen Trickle-Down-Effekt.

Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle notwendigen Personen am Spiel teilnehmen können.

Ein gesundes, kampfbereites Team ist ein Team, das Ihnen jedes Mal großartige Ergebnisse liefert.

Es ist die Aufgabe einer Führungskraft, im Catchball-Spiel dafür zu sorgen, dass der Schlagmann, der Fänger, die Feldspieler und alle Beteiligten so teilnehmen können, dass ihre Zeit und ihre Fähigkeiten optimal genutzt werden.

Das bedeutet, jedem Spieler Zeit zu geben, den Plan zu prüfen und Feedback zu geben, bevor er den Ball an den nächsten Spieler weitergibt oder zurückwirft.

2) Befähigen Sie Ihr Team

Ihre Mitarbeiter sind aus gutem Grund Teil Ihrer Organisation, daher müssen Sie sicherstellen, dass sie befähigt sind, an diesem Prozess teilzunehmen.

Ebenso müssen Sie sicherstellen, dass Sie sie über die Spielregeln informiert haben und sie ihre Rolle kennen.

Vor allem aber spielen Sie alle für dasselbe Ergebnis – daher sollte jeder konstruktive Kommentar willkommen sein.

Schaffen Sie Orte, an denen Zusammenarbeit und Feedback gefördert werden und keine Meinung falsch ist.

Und das Risiko, den Ball an einen unengagierten, unvorbereiteten Feldspieler weiterzugeben?

Er wird den Prozess stören oder im schlimmsten Fall das Tor einfach hinnehmen, was sich auf die Akzeptanz und den letztendlichen Erfolg des Plans auswirken kann.

3) Heimvorteil

Beim Catchball muss Ihre Organisation an einem Strang ziehen, und es ist entscheidend, dass Sie die Wahl des richtigen Spielorts nicht übersehen.

Es ist Ihre Aufgabe, den perfekten Ort für das Spiel auszuwählen.

Bei der Auswahl des Spielfelds sollten Sie Folgendes beachten:

1. • Fördert Ihre Unternehmenskultur Inklusion und Informationsfreiheit?
   • Wie viel Zeit wird von jedem Spieler im Spiel benötigt?
   • Bevorzugen die Beteiligten Teambesprechungen, an denen alle Spieler teilnehmen, oder erzielen sie bessere Leistungen in Einzelgesprächen, bei denen der Ball in einer strukturierten, konzentrierten und privaten Umgebung von jedem Passgeber zum nächsten weitergegeben wird?

Letztendlich sollten Sie bei der Suche nach dem richtigen Ort darauf achten, dass jeder Spieler seine besten Fähigkeiten entfalten kann und nicht durch die Unternehmenskultur, Zeitbeschränkungen und die Art und Weise, wie das Spiel gespielt wird, gehemmt wird.

Fallstudie zum Catchball

In der Praxis ist es schwierig, Ihre Mitarbeiter in die Umsetzung Ihrer Strategie einzubeziehen, ganz zu schweigen von der Zielsetzung.

Bei korrekter Umsetzung sollte der Catchball-Prozess jedoch Folgendes bewirken:

• Stärkung des Glaubens an die Ziele
• Verbesserung des Verständnisses Ihres Teams für die zur Erreichung dieser Ziele erforderlichen Maßnahmen
• Motivation und Klarheit darüber, wie sie zur Erreichung geschäftskritischer Ergebnisse beitragen.

Während Hoshin Kanri von Unternehmen wie Xerox durchgängig übernommen wurde, wurde auch der Catchball-Prozess modifiziert. Studie von Xerox zum Download.

Der Catchball-Prozess in der Automobilindustrie

Die Rover-Automobilgruppe mit Sitz in Grossbritannien war Gegenstand einer Fallstudie von Charles Tennant und Paul Roberts aus dem Jahr 2001 und veranschaulicht eine beeindruckende Weiterentwicklung des Prozesses.

Als Rover seine Version von Hoshin, die strategische Politikumsetzung, einführen wollte, stieß das Unternehmen auf Schwierigkeiten bei der Festlegung der Jahresziele. Es wurden drei Vorschläge zur Definition dieser Ziele gemacht:

1. Ein Forschungsteam identifiziert wichtige Themen und entwickelt einen Plan ohne Konsens der darunter liegenden Teams.
2. Kleine Gruppen von Führungskräften erstellen den Plan und erzielen einen geringen Konsens.
3. Eine repräsentative Auswahl von Führungskräften hilft bei der Definition des Plans und erzielt eine beträchtliche Zustimmung zur Strategie.

Die erste Option wurde als ungeeignet angesehen, da man erkannte, dass das Qualitätsstrategieteam nicht in der Lage sein würde, alle wichtigen Themen intuitiv zu identifizieren, geschweige denn wirksame Abhilfemaßnahmen genau zu bestimmen.

Die zweite Option war zwar der ersten vorzuziehen, würde jedoch nur auf einem geringen Konsens beruhen und die wesentlichen Probleme des Unternehmens sowie die Prozessabhängigkeiten nicht ausreichend berücksichtigen.

Daher wurde die dritte Option ausgewählt, basierend auf der Prämisse, dass, da erhebliche Unternehmensressourcen für die Umsetzung der Qualitätsstrategie aufgewendet würden, es gerechtfertigt sei, einen angemessenen Aufwand an Ressourcen und Zeit für die Entwicklung, Klärung und Kommunikation der Strategie aufzuwenden.“

Zusammenfassung der Anpassung durch Rover

Die Anpassung des Catchball-Prozesses durch Rover umfasste Folgendes:

1. Befragung einer kleinen Anzahl wichtiger Stakeholder aus jedem Geschäftsbereich
2. Entwicklung erster Ziele
3. Funktionsübergreifende Umfrage, um zu erfragen, welche Ziele die Befragten für ihre Bereiche für angemessen hielten (vor jeder Befragung musste jedoch eine Vision vorliegen, bevor die Frage gestellt werden konnte, wie die Lücke zwischen der Vision und dem gewünschten Zustand geschlossen werden kann)
4. Analyse der Ergebnisse und Rückmeldung in den Plan
5. Anschließend wurde der Plan in Workshops in einem breiteren Kontext überprüft
6. Es wurde ein neuer Vorschlag für den Plan unterbreitet
7. Dies wurde mit jedem Bereichsleiter vereinbart
8. Genehmigung durch eine zentrale Stelle (z. B. EPMO oder Strategy Realization Office)

Ihre Anwendung bietet einen einzigartigen Einblick in die Praktikabilität von Catchball, und das Tennant-Papier sollte jedem Leser als Lektüre empfohlen werden.

Und denken Sie daran, dass Hoshins Catchball auch in OKR verwendet werden kann, wie wir in unserem E-Book unten beschreiben:

Wie Catchball Ihre Strategie zur Überbrückung der Lücke zwischen Strategie und Umsetzung beeinflusst

Der Catchball-Prozess ist ein unschätzbares Instrument, um die ständig wachsende Lücke zwischen Strategie und Umsetzung zu überwinden:

• Er hilft Ihnen, ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, wie realisierbar Ihre Pläne sind, und den möglichen Erfolg durch ein motiviertes, engagiertes Team einzuschätzen.
• Er schafft Klarheit darüber, wer die einzelnen Elemente umsetzen kann, und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen einen abgestimmten Spielplan umsetzen kann.
• Er bietet ein 360-Grad-Verständnis und eine Bestätigung dessen, was funktionieren wird, sowie eine ständige Bekräftigung dieser Tatsache.

Beachten Sie daher diese fünf Faktoren, wenn Sie mit dem Catchball-Prozess arbeiten:

1. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und schaffen Sie ein Umfeld, in dem der Prozess erfolgreich sein kann.
2. Fördern Sie Diskussionen und Beteiligung.
3. Befähigen Sie alle am Prozess Beteiligten.
4. Wählen Sie den richtigen Ort für das Spiel.
5. Wiederholen Sie den Prozess für eine kontinuierliche Verbesserung.

Sind Sie bereit, Ihre Zielkaskade zu verbessern?

Nachdem Sie nun bereit sind, den Catchball-Prozess anzuwenden, ist es an der Zeit, mit dem W-Prozess die nächste Stufe zu erreichen.

Sehen Sie sich das folgende Video an, um den 5-stufigen Prozess kennenzulernen, der Sie zu einem Meister des Catchballs macht: