8 Tools, die zu einer Effizienzsteigerung in Unternehmen führen

Damit man als Unternehmen langfristig erfolgreich ist und sich am Wettbewerb gegen die Konkurrenz behaupten kann, darf man sich auf bisher zufriedenstellenden Ergebnissen nie ausruhen, sondern sollte stets nach Verbesserungen streben. Gerade wenn es zu Prozessabläufen kommt, ist ein hohes Maß an Effizienz gefragt, da man dadurch viel Zeit und weitere Ressourcen sparen und anderweitig einsetzen kann. Vor allem im Zuge der stetig zunehmenden Digitalisierung können bestimmte Tools zu einer Effizienzsteigerung in Unternehmen beitragen. Welche das genau sind, wie sie dies umsetzen und weshalb man sie in einen Betrieb unbedingt einbinden sollte, erfährt man im Anschluss.

8 Tools, die zu einer Effizienzsteigerung in Unternehmen führen

Es gibt eine fülle an Tools, welche Ihnen helfen können Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern, Effizienzsteigerung in Unternehmen  erwirken und die Zusammenarbeit zu verbessern. Wir stellen Ihnen diese hier im Detail vor:

#1. Zoho: Der starke Allrounder

Zoho zeichnet sich allen voran durch die große Vielfalt und den gebotenen Umfang an Dienstleistungen aus, welche sich mittlerweile auf über 45 Anwendungen belaufen. Dadurch wird nicht nur die Verwaltung verschiedener Aufgaben und Abteilungen unterstützt, sondern auch das Erreichen langfristiger Ziele und Visionen. Der große Vorteil an Zoho ist, dass die Softwaresuite diverse Applikationen wie E-Mail-Plattformen, End-to-End-CRM-Lösungen und viele weitere bietet, wodurch sich eine hohe Effizienzsteigerung im Handumdrehen erreichen lässt.  

#2. Moss: Das smarte Ausgabenmanagement

Für ein Unternehmen ist es essentiell, stets über sämtliche Zahlungsflüsse und Kontostände Bescheid zu wissen. Doch leider verliert man dabei, aufgrund der Menge an Informationen, nicht zu selten den Überblick, was manchmal zu fatalen Konsequenzen führen kann. Um dies zu verhindern, kann die Verwendung von Moss, dem digitalen Ausgabenmanagement, helfen, da es die folgenden Vorteile bietet:

• Auflistung aller getätigten Zahlungen basierend auf Echtzeitdaten
• Hohe Transparenz und Rückverfolgbarkeit von Transaktionen
• Digitale Belegverwaltung
• Lückenlose und ordnungsgemäße Buchführung

Somit ergeben sich durch Moss nicht nur ganz neue Möglichkeiten, wie das digitale Hochladen von Dokumenten, sondern auch eine merkbare Arbeitsentlastung der Finanzabteilung, sowie eine starke Reduzierung der Fehlerquote, die sich bei buchhalterischen Aufgaben häufig, aufgrund von Tippfehlern oder Zeitdruck, einschleicht. 

#3. Slack: Die einfache Art der Kommunikation

Eine einwandfreie Kommunikation ist sowohl für erfolgreiche Zusammenarbeiten innerhalb eines Unternehmens als auch für externe Kooperationen und Partnerschaften notwendig. Leider stellt sich dies heutzutage, aus Gründen wie Homeoffice oder Dienstreisen im Ausland, als nicht immer so einfach heraus. Deshalb ist es sinnvoll, für sämtliche Informationsaustausche auf ein Messengertool wie Slack zurückzugreifen. Zum einen ist es nämlich wesentlich schneller und effizienter als der bisherige E-Mail-Verkehr und zum anderen erweist sich die standortübergreifende Kommunikation um ein Vielfaches unkomplizierter, wovon wiederum die Zusammenarbeit und in Folge auch die Ergebnisse profitieren können. Ein weiterer großer Vorteil dabei ist, dass man auf Slack sogenannte Channels erstellen kann, zu denen ausgewählte Teammitglieder ausgewählt werden können und man sich auf diesem Wege zu gemeinsamen Projekten austauschen kann, ohne jeder Person einzeln schreiben zu müssen. Zoho One Nutzer haben mit Zoho Cliq bereits eine solche Anwendung.

#4. Evernote: Das moderne Notizbuch

Mit Evernote war es noch nie so einfach, seine Gedanken, Ideen und Anregungen festzuhalten. Denn hinter diesem Tool verbirgt sich sozusagen ein digitales Notizbuch, welches einen stets durch den Arbeitsalltag begleitet und jederzeit von einem technischen Gerät aufrufbar ist. Der große Vorteil dabei ist zum einen, dass man so keine Notizen und Schmierzettel mehr verliert und die Aufzeichnungen zugleich sorgfältig, mittels der Verwendung verschiedener Ordner, Notizbücher und Tags, archivieren kann. Noch dazu lassen sich unterschiedliche Dateitypen in Evernote integrieren, beispielsweise Sprachmemos, PDFs, JPGs und viele mehr. Dank integrierter Volltextsuche lässt sich zudem über mehrere Dateien hinweg nach bestimmten Inhalten suchen, was so manche Arbeit um einiges erleichtern kann. Zoho Notebook ist das Pendent von Zoho und Teil von Zoho One.

#5. Box: Die digitale Dokumentenablage

Wie bereits zuvor erwähnt, etablieren sich Geschäftsreisen und Co. immer mehr zum Usus im Arbeitsalltag. Doch zum Ausüben der täglichen Tätigkeiten benötigt man häufig einen Zugriff auf Unterlagen, Projektstände und weitere Daten. Damit man diese aber nicht immer mühsam anfragen oder sie vorab auf einen Datenträger spielen muss, kann Box die Lösung sein. Dadurch wird nämlich folgendes ermöglicht:

1. Zugang auf freigegebene Daten zu jedem Zeitpunkt
2. Automatisches Speichern von Überarbeitungen
3. Zeitgleiches Arbeiten mehrerer Personen an einem Dokument 

Wie man also sieht, trägt Box zu einer starken Effizienzverbesserung bei. Zudem entsprechen alle gespeicherten Dokumente den Datenschutzvorgaben, weshalb man sich diesbezüglich ebenfalls keine Sorgen machen muss. Falls Sie Zoho One nutzen, können Sie Zoho Workdrive nutzen um Ihre Datenfiles abzulegen und immer und überall nutzen zu können.

#6. Asana: Die durchdachte Organisation hinter Projekten

Ohne eine gute Organisation, Aufgabenverteilung und Zeitmanagement würden mit Sicherheit die meisten Projekte scheitern. Denn für zufriedenstellende Ergebnisse und eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen internen Angestellten und ebenso mit externen Partnern braucht es eine gewisse Struktur und Vorgaben. Um dies zu erreichen, kann Asana als Unterstützung dienen. Dabei werden unter anderem die Aufgaben klar zugeteilt, To-Do-Listen erstellt, Meilensteine geplant, aber es lassen sich genauso auch Projektfortschritte genauestens verfolgen und Abweichungen feststellen. Dadurch wird das Projektmanagement digitalisiert und zugleich kommt es zu einer Steigerung der Effizienz. Zoho Projects ist das Projektmanagement Tool von Zoho und teil von Zoho One.

#7. Hootsuite: Die zentrale Social Media Verwaltung

Immer mehr Unternehmen binden in der heutigen Zeit diverse Social Media Plattformen, wie Facebook, Instagram, TikTok, Twitter und Co., ein. Denn damit kann zum einen nicht nur die Bekanntheit samt Reichweite gesteigert werden, sondern ebenfalls lassen sich so bestehende Kundenbindungen pflegen und im besten Fall neue akquirieren. Um jedoch so effizient wie möglich alle genutzten Kanäle zu verwalten und zu bedienen, bietet sich Hootsuite an. Dadurch wird nämlich eine abteilungs- und plattformübergreifende Zusammenarbeit geboten, was unter anderem zu den folgenden Vorzüge führt:

• Gleichzeitiges Veröffentlichen von Inhalten und Content auf mehreren Social Media Plattformen
• Automatisch erstellte Insights und Vergleiche zwischen den einzelnen Unternehmensprofilen
• Einbindung von weiteren externen Anbietern, wie zum Beispiel Asana

Außerdem ist man mit Hootsuite stets auf dem neuesten technologischen Stand, da auch alle verfügbaren Updates und rechtliche Vorschriften berücksichtigt werden. Auch hier kann Zoho One mit der Anwendung Zoho Social auftrumpfen und helfen, ohne Mehrkosten. den Zoho Social ist ebenfalls teil von Zoho One.

#8. Time Out: Die ausschlaggebende Pauseneinlage

Leider nimmt mit den stetig steigenden Anforderungen auch der Leistungsdruck stark zu, weshalb man oft das Gefühl hat, in Arbeit zu versinken. In weiterer Folge wird jedoch auf das regelmäßige Einlegen von Pausen vergessen. Allerdings kann darunter die Konzentration leiden, wodurch sich Fehler leichter einschleichen können und man schlussendlich sogar noch mehr Arbeit hat. Daher sollte man, egal wie viel Arbeit noch auf einen wartet, nie auf eine Pause verzichten. Damit man darauf nicht vergisst und die Abstände nicht zu groß werden, erinnert das Tool Time Out an das Einlegen einer Unterbrechung. So bekommt man regelmäßig eine Verschnaufpause, verbessert die Arbeitsleistung und außerdem kann man dadurch das Verhältnis zu Arbeitskollegen stärken. 

Fazit

Digitale Tools bringen so einige Vorzüge mit sich, wie unter anderem Prozessbeschleunigungen und Arbeitserleichterungen, was sich alles grundlegend positiv auf die Effizienz auswirkt. Noch dazu kann daraus die Finanzabteilung, das Projektmanagement, aber auch ein einzelner Mitarbeiter an sich einen Nutzen schlagen. Ebenfalls bieten sich abteilungs- und plattformübergreifende Tools für effizientere Arbeitsabläufe an. Mittlerweile ist die Auswahl an solchen Anwendungen bereits so groß, dass sich bestimmt für jeden Zweck eine passende Applikation finden lässt. Effizienzsteigerung in Unternehmen sind absolut möglich, mit den richtigen Tools und dem Einsatz dieser!