Kostenmanagement spielt im Alltag eines Betriebes eine zentrale Rolle. Ihr Kostenplan KMU ist bereits entscheidend, wenn Sie erst dabei sind, den Businessplan für Ihre Unternehmensgründung zu schreiben oder auch bei der Planung von einzelnen Projekten im Unternehmen. Der Kostenplan gibt einen Überblick über die laufenden Kosten, beeinflusst den Umsatzplan und zeigt sowohl Sparpotenzial wie auch Wachstumsmöglichkeiten auf.
Warum gutes Kostenmanagement so wichtig ist
Die Herausforderung für KMU im Vergleich zu großen Unternehmen ist, dass sie mit deutlich geringeren personellen und finanziellen Ressourcen auskommen müssen. Da ist es besonders wichtig, dass die einzelnen Prozesse wie Kostenmanagement möglichst effizient laufen. Gerade bei kleinen Unternehmen ist häufig noch großes Sparpotenzial vorhanden, weil nicht genug darauf geachtet wird und viele verdeckte Kosten vorhanden sein können.
Die Kosten wirken sich direkt auf den Profit aus. Wer also wachsen will und seinen Profit stetig steigern will, braucht eine gute Kostenplanung. Eine konsequente Kostenauswertung zeigt klar auf, wo die Kosten zu hoch sind. Dies unterstützt Sie erheblich in unternehmerischen Entscheidungen, wenn es zum Beispiel darum geht, wo der Rotstift angesetzt werden soll.
Die entscheidende Frage ist nun, wie Sie einen guten Kostenplan für Ihr Unternehmen erstellen. Dafür muss erst geklärt werden, welche Kostenarten es gibt, die in den Kostenplan KMU gehören und welches die besten Werkzeuge für ein erfolgreiches Kostenmanagement sind.
Welche Kostenarten gibt es?
Der Kostenplan ist Teil des Finanzplans eines Unternehmens und enthält alle Kosten, die während des Geschäftsbetriebes regelmäßig anfallen. Entscheidend für die Kostenplanung sind die sogenannten primären Kostenarten.
Primäre Kostenarten
Unter Primärkosten versteht man alle Kosten von Gütern und Dienstleistungen, die ein Unternehmen nicht selbst produziert, sondern extern bezieht. Sie werden der Kostenstelle zugeordnet, wo die Kosten entstanden sind. Zu den primären Kostenarten zählen auch die Betriebsmittelkosten, die für den Entstehungsprozess der produzierten Produkte notwendig sind.
Die primären Kosten sind also die laufenden Kosten wie zum Beispiel Personalaufwand, Büromaterial, Werbung oder Mietkosten. Beim Personalaufwand sollten Sie die Sozialabgaben auf den Gehältern nicht vergessen. Hier können auch Überstunden, Fahrgeld, Urlaubsansprüche, Weihnachtsgeld und Ähnliches eingerechnet werden. Das Gegenstück zu den primären Kostenarten sind die Sekundärkosten. Diese bezeichnet man auch als innerbetriebliche Leistungen, da es sich um die Güter und Dienstleistungen handelt, welche ein Unternehmen selbst produziert.
Fixkosten und variable Kosten
Des Weiteren lassen sich die Kosten, die im Kostenplan KMU aufgenommen werden müssen, in zwei Kategorien aufteilen: Fixkosten und variable Kosten. Zu den Fixkosten zählen alle jene, die regelmäßig anfallen und monatlich weitgehend gleich sind. Dazu gehören zum Beispiel Miete, Personalkosten, Versicherungen, Telefon und Internet. Die Höhe der variablen Kosten hängt hingegen von der Produktionsmenge ab. Sie beinhalten unter anderem Strom und Heizung, Wareneinsatz, Versandkosten, Reisekosten und Ähnliches.
Einen Kostenplan KMU erstellen
Ein Kostenplan wird in der Regel als Matrix dargestellt mit der Projektstruktur für die vertikale Gliederung und dem zeitlichen Ablauf für die horizontale Gliederung. Natürlich können Sie Ihren Kostenplan KMU als einfache Excel Tabelle anlegen. Microsoft Office stellt dafür sogar Vorlagen zur Verfügung. Einfacher wird es aber, wenn Sie ein digitales Tool verwenden, das mit sämtlichen anderen relevanten Anwendungen direkt verknüpft ist.
Digitale Finanzbuchhaltung
Das Herzstück der Finanzkontrolle einer KMU ist die Buchhaltungssoftware. Die Auswahl an verschiedenen Buchhaltungssoftwares ist groß, was es für eine KMU nicht einfach macht, die richtige zu wählen. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie sich professionell beraten lassen, um sicherzugehen, dass Sie die richtige Softwarelösung wählen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist. Mehr Informationen zur Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware finden Sie auch auf unserer Webseite.
KMU Digitalisierung hat sich darauf spezialisiert, kleine und mittlere Unternehmen im Prozess der Digitalisierung zu beraten und unterstützen. Wir setzen dabei am liebsten auf Zoho One, weil es flexibel anpassbar und ausbaubar ist. So kann es auf die individuellen Bedürfnisse einer KMU abgestimmt werden. Da sämtliche Anwendungen in einer Software integriert sind, sparen Sie den mühsamen Transfer von Daten. Zudem müssen Sie so nicht den Überblick über eine Vielzahl von Abos behalten, sondern können alles im Kostenpunkt Zoho zusammenfassen.
Zoho Books
Zoho Books ist die cloud-basierte Buchhaltungslösung von Zoho, die besonders gut für KMU geeignet ist. Die Software überzeugt vor allem damit, dass sie benutzerfreundlich ist und man sich schnell darin zurechtfindet. Des Weiteren bietet Books verschiedene grafische Darstellungsmöglichkeiten und viel Flexibilität in der Handhabung. Zudem lässt sich Zoho Books direkt mit Ihrem CRM und anderen relevanten Anwendungen verknüpfen.
Über Books können Sie nicht nur Ihren Kostenplan KMU erstellen, sondern auch sehr einfach auswerten. Das Tool bietet verschiedene Analysemöglichkeiten, die sich zudem grafisch darstellen lassen. Ihr Kostenplan Unternehmen ist somit mehr als nur Zahlen, sondern wird visuell deutlich. Somit können Sie auf einen Blick erkennen, wie es um Ihre Kosten steht und wo Sie möglicherweise noch Potenzial herausholen können.
Investition Digitalisierung – Kostenplan KMU
Die Digitalisierung Ihrer KMU ist eine Investition, aber eine die sich langfristig auszahlen wird. Es lohnt sich von Anfang an, Ihre KMU digital zu planen und ein klares Konzept zu haben. Wählen Sie die Tools, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind und das Wachstum Ihres Unternehmens begünstigen. All-in-One Lösungen haben den großen Vorteil, dass sämtliche Anwendungen aufeinander abgestimmt und voll integriert sind.
Ressourcen freisetzen durch Automatisierung
Durch die erfolgreiche Digitalisierung werden Ressourcen freigesetzt und Kosten können umgeplant werden. Das Entscheidende hier ist, dass die Digitalisierung eine Automatisierung von Prozessen und Abläufen ermöglicht. Zu Beginn ist das sicher eine große zeitliche und personelle Investition. Die einzelnen Customer Journeys müssen geplant, die einzelnen Elemente erstellt und im System angelegt werden.
Diese Investition lohnt sich allerdings langfristig. Sind die Prozesse erst einmal automatisiert, können sie die entsprechenden personellen Ressourcen umverteilen. Mitarbeiter, die vorher vielleicht mit manuellen Datenexporten und E-Mail Versand beschäftigt waren, können sich nun auf andere Aufgaben konzentrieren.
Kostenplan KMU im Projektmanagement
Gutes Kostenmanagement spielt nicht nur für den Kostenplan Unternehmen eine wichtige Rolle, sondern auch in jedem einzelnen Projekt, das Ihre KMU plant. Zoho Projects ist eine optimale Lösung für Ihr Projektmanagement und, um den Kostenplan Ihrer Projekte im Blick zu behalten. Der große Vorteil von Zoho Projects ist, dass es direkt mit Ihrem CRM, der Buchhaltung und anderen wichtigen Anwendungen verknüpft wird.
Zoho Projects bietet gleich wie Zoho Books eine Vielzahl von Analysemöglichkeiten, die grafisch übersichtlich dargestellt werden können. Es ist somit ein äußerst benutzerfreundliches Tool, das Ihnen sehr praktisch hilft, Ihren Kostenplan KMU im Blick zu behalten.
