Die Darstellung von Kreisen oder Kästen und Linien, die ein Organigramm in der Regel ausmacht, ist bekannt. Es gibt eine Vielzahl von Organigrammen, die unterschiedlich aussehen und unterschiedliche Zwecke erfüllen. Ein Organigramm ist im Optimalfall aber weit mehr als ein buntes Durcheinander von Linien. Es ist dazu bestimmt, einen Überblick über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu schaffen. Heutzutage sind Organigramme auch nicht mehr zwangsläufig linear und starr, sondern passen sich modernen und agilen Strukturen an. Auch für kleinere, moderne und digitale Unternehmen übernimmt ein Organigramm wichtige Funktionen.

Was ist ein Organigramm?

Der Begriff Organigramm setzt sich aus den Wörtern «Organisation» und «Diagramm» zusammen. Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Organisation und Struktur eines Unternehmens. Es zeigt auf, wie ein Unternehmen aufgebaut ist, welche organisatorischen Einheiten es gibt, wer für welche Bereiche verantwortlich ist und wie die Beziehungen zwischen den einzelnen Bereichen sind. Man kann das Organigramm auch als Landkarte des Unternehmens bezeichnen. Es soll einen schnellen Überblick geben und Verantwortlichkeiten klar abbilden.

Verschiedene Funktionen von Organigrammen

Ein Organigramm soll grundsätzlich einen Überblick geben: über die Struktur eines Unternehmens, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Zuständigkeiten. Es soll auf einfache und visuelle Art darstellen, wie ein Unternehmen funktioniert. Die verschiedenen Formen von Organigrammen haben unterschiedliche Schwerpunkte.

Abläufe und Zuständigkeiten klären

Das Organigramm für Unternehmen zeigt auf, in welche Bereiche ein Unternehmen aufgeteilt ist und wie diese zueinander stehen. Daraus lässt sich ableiten, ob ein bestimmter Bereich, wie zum Beispiel Marketing, einem anderen Bereich untergeordnet oder selbstständig ist. So werden die unterschiedlichen Geschäftsbereiche zu einander abgegrenzt. Ein Organigramm enthält auch immer zu jedem Punkt die verantwortliche Person. Bei größeren Unternehmen ist es meist nötig, zu vereinfachen und sich auf die Bereichsleitung zu beschränken, weil nicht mehr jeder Mitarbeiter abgebildet werden kann.

Organigramme können auch auf Projekte oder Prozesse bezogen angelegt werden. Dabei liegt der Fokus eher auf den Aufgaben und verschiedenen Etappen der Prozesse. Dadurch werden Abläufe sichtbar und Abhängigkeiten von verschiedenen Aufgaben können ebenfalls erkannt werden. Diese klare Darstellung von Zuständigkeiten in einem Organigramm vereinfacht die Kommunikation und Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Der Informationsaustausch wird so viel effizienter.

Restrukturierung unterstützen

Ein Organigramm Unternehmen kann sehr hilfreich sein im Falle einer Umstrukturierung innerhalb des Unternehmens. Die visuelle Darstellung der Strukturen ist eine gute Ausgangslage, wenn darüber beratschlagt werden soll, wo Veränderungen und Anpassungen nötig sind. Das Organigramm zeigt auf, welche Bereiche wie stark ausgebaut und wie Strukturen und Hierarchien festgelegt sind. Dadurch wird teilweise sehr schnell sichtbar, wo Zuständigkeiten verschoben werden können. Der Prozess der Umstrukturierung lässt sich anhand eines Organigramms sehr leicht erklären und rechtfertigen. Organigramme können auch grundsätzlich in jeglicher Form im Rahmen von Change Management unterstützen.

Ansprechpersonen an Externe kommunizieren

Das Organigramm für Unternehmen erleichtert nicht nur die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, sondern kann auch äußerst nützlich sein in der Kommunikation mit externen Stakeholdern. So können Sie zum Beispiel dem externen Dienstleister ein Organigramm von Ihrer Kommunikationsabteilung zukommen lassen und dieser sieht so auf einen Blick, welche Person für welchen Bereich zuständig ist. So können komplizierte Kommunikationswege vermieden werden, indem sich Externe immer direkt an die zuständige Person wenden können, die auch die Verantwortung tragen und Entscheidungen treffen können.

Erstellung eines Organigramms

Es gibt keine vorgeschriebenen Regeln, nach denen ein Organigramm erstellt werden muss. Trotzdem gibt es einige gängige Praktiken, die sich durchgesetzt haben. Meistens besteht ein Organigramm aus diversen horizontalen und vertikalen Linien, Kästen und Kreisen. Ohne eine geeignete Software ist die Erstellung sehr zeitintensiv.

In modernen Organigrammen werden nicht mehr so sehr Machtstrukturen abgebildet wie früher. Entsprechend sind sie auch nicht unbedingt linear in der Darstellung, sondern müssen eine gewisse Agilität, Kundenorientierung, Innovation und Schnelligkeit abbilden. Das kann ein Organigramm aber komplex und anspruchsvoll machen.

Verschiedene Formen:

  • Funktional: Das Diagramm bildet verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben ab und ist hierarchisch strukturiert. In diese Kategorie gehört meist auch das Organigramm für Unternehmen, welches die Belegschaft eines Unternehmens abbildet.
  • Sparten: Hier bestimmen die Produkte, Produktkategorien, Kunden oder Regionen die Ausrichtung des Diagramms. Es orientiert sich in diesem Fall an Prozessen.
  • Matrix: Dabei handelt es sich um eine Mischform der ersten beiden Formen. Ein Matrixdiagramm ist prozessorientiert, hierarchisch aufgebaut, aber flexibel anpassbar.
  • Projektorganisation: Organigramme können auch für einen Auftrag oder ein Projekt angelegt werden. Darin werden vor allem die Funktionen und Aufgaben innerhalb des Projektes festgelegt und jeweils auf das spezifische Projekt angepasst.

Welche Form von Organigramm zu einem Unternehmen passt, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, wie Größe, Art des Unternehmens, Struktur, Geschäftsmodell und vielen anderen. Bei größeren Unternehmen kann es sich lohnen, auch einzelne Unterabteilungen in Organigrammen anzulegen.

Was ist wichtig, wenn man ein Organigramm erstellt?

Legen Sie vorab die Ziele und Funktionen fest, die das Organigramm erfüllen soll. Dies kann zum Beispiel sein, dass intern die Kommunikation verbessert werden soll, indem die Zuständigkeiten und Ansprechpersonen klar festgelegt und dargestellt werden. Es kann aber auch zur Neuorganisation des Unternehmens dienen und neue Strukturen festlegen.

Es ist eine gute Idee, die Mitarbeitenden mit Fotos abzubilden. Das kann die Hemmschwelle senken, jemanden tatsächlich anzusprechen, und fördert die Identifikation der Einzelnen mit ihrem Bereich. Ein Organigramm ist nie statisch, sondern lebt und muss ständig angepasst werden können. Nur ein aktuelles Organigramm kann seinen Zweck erfüllen. Um Ihre Organigramme stets aktuell zu halten, brauchen Sie eine digitale Lösung.

Ziele erreichen mit Organigramm

Unterstützung durch KMU Digitalisierung

Wer nützliche Organigramme erstellen will, ohne dabei viel Zeit zu verlieren, braucht das passende digitale Tool. Da es so viele unterschiedliche Möglichkeiten gibt, ist es ratsam, sich Unterstützung von Experten zu holen. Die Schweizer Agentur KMU Digitalisierung ist Experte für Digitalisierungsprozesse bei KMU und kann Sie bei der Wahl der richtigen Tools beraten und unterstützen. Im Rahmen eines Audits blickt KMU Digitalisierung mit Ihnen auf Ihr Unternehmen und entwickelt mit Ihnen gemeinsam eine Strategie, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.

Überblick behalten mit Zoho HR Tool

KMU Digitalisierung arbeitet vorwiegend mit der All-in-One Software Zoho. Zoho vereint eine Vielzahl von wichtigen Funktionen, die alle optimal aufeinander abgestimmt sind. Über das HR Tool von Zoho können Sie sehr einfach den Überblick über Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und den aktuellen Stand Ihrer Organisationsstruktur behalten. Indem Sie Ihre HR Prozesse direkt mit Zoho managen, bleiben Ihre Daten stets aktuell. Durch die Verknüpfung mit anderen Funktionen müssen Sie nur an einer Stelle die Daten erneuern und alles andere passt sich automatisch an, wenn zum Beispiel Mitarbeitende die Position ändern oder jemand Neues eingestellt wird. So können Sie einfach und unkompliziert Ihre Organigramme erstellen, die auf diesem Weg immer aktuell bleiben.

Projekt-Organigramm erstellen mit Zoho Blueprint

Für die einzelnen Projekte hat Zoho Projects verschiedene Funktionen, um Zuständigkeiten übersichtlich und flexibel darzustellen. Blueprint ist zudem eine einfach Zusatzfunktion, die ebenfalls das Erstellen von Diagrammen ermöglicht. Diese Diagramme beziehen sich auf die verschiedenen anstehenden Aufgaben, zeigt ihre Abhängigkeiten und wie diese in Beziehung zueinander stehen. Die Prozesse können ganz einfach über Drag and Drop visualisiert werden. Die einzelnen Aufgaben und Zuständigkeiten werden anschließend zugewiesen. Sie können Erinnerungen einstellen, damit die zuständigen Mitarbeitenden automatisch eine Erinnerungsmail erhalten, wenn ihre Aufgabe ansteht. Damit sparen Sie sich auch mühsame Follow-Up Nachrichten. Zoho Blueprint wird vorwiegend für die Automatisierung von einzelnen Prozessen verwendet.

Update Januar 2022:

Leider musste Sparbatzen auf den Beginn des Jahres 2022 den Betrieb einstellen. Wir bedauern es sehr, verstehen aber das nicht jede Finanzierungsrunde erfolgreich sein kann, auch wenn es Kunden und eine Nachfrage gibt. Schade. Zugleich auch eine Wahnsinns tolle Erfahrung für uns gewesen dieses Start up so nahe begleiten zu dürfen. Und Respekt vor den Gründern, welche viel Riskiert haben und Mut bewiesen haben. Nur wer nichts wagt verliert nie.

Sparbatze: die moderne Schweizer Altersvorsorge

Das Startup setzt auf KMU Digitalisierung bei der Betriebssoftware

Die Altersvorsorge ist für Schweizerinnen und Schweizer ein wichtiges Thema. Die 3. Säule oder auch Säule 3a ist die freiwillige private Altersvorsorge. Sie ermöglicht eine individuelle und steuerbegünstigte zusätzliche Vorsorge für Erwerbstätige. Das Startup Sparbatze setzt hier an und bietet seinen Kundinnen und Kunden eine individuelle und digitale Altersvorsorge mit attraktiven Zusatzleistungen. Die Idee dahinter ist, die Altersvorsorge so modern, flexibel und unkompliziert zu gestalten wie möglich. Read more

Projektmanagement gehört zum Alltag eines Unternehmens. Es ist von zahlreichen Risiken und Herausforderungen begleitet, die es zu meistern gilt. Es kann vorkommen, dass die Beteiligten ganz unterschiedliche Ideen und Vorstellungen haben, die nicht immer zusammenpassen. Der Zeitplan kann leicht durcheinander geraten oder man verliert den Überblick. Wenn das Reporting nicht stimmt, kann das zu Fehlentscheidungen führen und teuer werden. Wie können nun solche Risiken vermieden und reduziert werden, damit dem Erfolg des Projekts nichts mehr im Wege steht?

Das Briefing als Grundlage für Projektmanagement

Ein entscheidender Faktor ist, dass die richtige Grundlage gelegt wird. Ein gutes Briefing legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Ein erfahrener Projektmanager weiß, wie wichtig das Briefing zum Start ist, um alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen. Er hat wahrscheinlich auch schon seine eigene Briefing Checkliste entwickelt und kennt seine bevorzugten Briefing Tools. Wenn man aber nun das Projektmanagement nicht vom Wissen einer einzelnen Person abhängig machen will, hilft es, ein passendes Tool dafür zu haben.

Digitale Lösungen erhöhen Flexibilität

Da heutzutage vermehrt auch verschiedene Beteiligte an verschiedenen Standorten an einem Projekt zusammenarbeiten, sind digitale Tools besonders hilfreich. Durch eine Projektmanagement Software können Mitarbeiter, Agenturen oder Freiberufler alle auf die gleiche Plattform zugreifen und haben Zugang zu den für sie relevanten Informationen. KMU Digitalisierung hilft Ihnen als Unternehmen, die richtigen Tools für die digitale Zusammenarbeit zu finden und unterstützt Sie in dem Prozess.

Was ist ein Briefing?

Der Fachbegriff “Briefing” wurde aus dem Englischen übernommen und bedeutet übersetzt so viel wie Kurzanweisung oder Lagebesprechung. Ein Briefing soll kurz, knapp und übersichtlich sein. Es sollte alle wichtigen und relevanten Punkte für eine Aufgabe enthalten. Dazu gehört die Aufgabenstellung, die Ziele und Zielgruppen, Vorstellungen und Wünsche für das Projekt. Das Briefing legt damit das Fundament für jedes Konzept und Projekt. Ein klares Briefing vorab sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind und nach den gleichen Angaben an dem Projekt arbeiten.

Was gehört auf eine Briefing Checkliste?

Es gibt einige allgemeine Punkte, die auf einer Briefing Checkliste immer vorkommen sollten. Im Folgenden finden Sie zur Veranschaulichung einige Beispiele, was ein Briefing enthalten soll.

  • Ist- Zustand

Hier wird zum Beispiel das Unternehmen kurz dargestellt, wenn das Briefing an eine externe Agentur gehen soll. Dazu gehören auch bisherige Maßnahmen, die bereits getroffen wurden, sowie eine Erläuterung der Problemstellung.

  • Zielsetzungen

Zu den Zielsetzungen gehört die Definition der Zielgruppe, sowie die Festlegung von Terminen und Zeiträumen. An der Stelle wird auch festgehalten, was mit dem Projekt erreicht werden soll: zum Beispiel die erstrebten Absatzzahlen, Wissen, Bekanntheit der KMU, ein verbessertes Image und dergleichen.

  • Strategie und Vorgehen

Nach welchen Richtlinien soll das Projekt durchgeführt werden? Zum Beispiel im Fall von Werbekampagnen wird an der Stelle auch festgelegt, was die zentrale Werbebotschaft sein soll und in welche Medien die Werbung ausgespielt werden soll.

  • Maßnahmen

Legen Sie bereits vorab fest, welche Massnahmen ergriffen werden sollen. Welche Bereiche der IT sollen umgerüstet werden? Sollen Anzeigen geschaltet werden? Sie können hier auch Beispiele von anderen Unternehmen einbringen, die als Illustration dienen können.

  • Budget

Legen Sie vorab einen klaren Rahmen für das Budget fest. Wie viel Geld kann oder darf für das Projekt ausgegeben werden?

  • Kontrollen

Damit Sie bei Ihrem Projekt nicht die Kontrolle verlieren, ist es entscheidend, dass bereits im Briefing die Kontrollmechanismen festgelegt werden. Hier wird die Frage geklärt, wie oft Berichte erstellt werden oder in welchem Intervall Treffen stattfinden sollen.

  • weitere Eckdaten

Ein Briefing sollte auch alle wichtige Ansprechpersonen und Verantwortliche festlegen. Sämtliche Abgabetermine und Fristen, die eingehalten werden müssen, gehören ebenfalls in ein Briefing.

Entscheidend ist natürlich, dass Sie für Ihre Projekte eine eigene Briefing Checkliste haben, die alle wichtigen Details abbildet. Mit dem richtigen Briefing Tool können Sie die Checkliste einfach anpassen und weiterentwickeln.

Briefing Projektmanagement Software

Die Wahl des richtigen Briefing Tools

Was Teil eines Briefings sein soll, ist unter anderem abhängig von der Art und Größe des Projektes. Es gibt verschiedenste Angebote von Briefing Tools, die Ihnen mit Vorlagen und Briefing Checklisten helfen. Bei der Wahl des richtigen Tools ist aber entscheidend, dass dieses flexibel und unkompliziert ist und sich auf die Bedürfnisse Ihrer KMU anpassen lässt. Ein teures Tool, welches auf Großprojekte ausgelegt ist, mag nicht die beste Wahl für Ihre KMU sein. Es enthält vermutlich Briefing Checklisten, die nur bedingt für Sie anwendbar sind.

KMU Digitalisierung bietet maßgeschneiderte Angebote

Auf der Suche nach den richtigen Tools, um Ihre KMU zu digitalisieren, sind Sie nicht auf sich alleine gestellt. Die Agentur KMU Digitalisierung ist auf die Bedürfnisse von KMU spezialisiert und bietet deshalb maßgeschneiderte Angebote, die Ihr Budget nicht überstrapazieren. KMU Digitalisierung achtet dabei besonders darauf, dass die angebotenen Tools zur Digitalisierung möglichst benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sind, damit eine kurze Einführung ausreicht und Sie nicht noch Geld für teure Schulungen oder geschultes Personal ausgeben müssen. Das Anliegen von KMU Digitalisierung ist es, Sie dabei zu unterstützen, dass Sie noch effizienter arbeiten können.

Zoho Projects: Das Tool für erfolgreiches und unkompliziertes Projektmanagement

Zoho Projects ist ein Online Tool, das über alle wichtigen Funktionen verfügt und zudem gut mit anderen relevanten Programmen und Funktionen Ihrer digitalen KMU verknüpft ist. Über Zoho Projects können sie Projekte planen, Briefings und Berichte erstellen und mit den beteiligten Personen kommunizieren. Das Tool ist sehr intuitiv und unkompliziert in der Bedienung. Sie brauchen keine lange Schulung dafür, denn eine kurze Einführung reicht. Sie können in Zoho Projects Ihre Projekte in übersichtliche Einzelteile zerlegen, ganz egal, wie komplex und groß es ist. Die einzelnen Aufgaben werden den zuständigen Personen zugewiesen und in den Aufgabenbeschreibungen können Sie alle relevanten Informationen hinterlegen. Auch Dokumente können direkt hinterlegt und zugänglich gemacht werden.

Briefing mit Zoho erstellen

Über Zoho können Sie auch für sämtliche Projekte und Projektkategorien spezifische Briefing Checklisten erstellen. Diese können Sie online zugänglich machen, damit alle, die Projekte planen, stets darauf zugreifen können. Eine Briefing Checkliste stellt sicher, dass ein gutes, solides Briefing erstellt wird und nichts vergessen geht. So müssen Sie sich nicht jedes Mal neu überlegen, was alles bedacht werden muss. Zoho macht Ihnen damit als Briefing Tool das Leben deutlich leichter und trägt zum Erfolg Ihres Projektmanagements bei.

Reibungslose Übergänge durch Cloud Tool

Durch die Dokumentation in einem Cloud Tool wird es auch einfacher, wenn jemand ausfällt und eine andere Person die Aufgabe weiterführen soll. Es ist alles an einem Ort hinterlegt. Die neu zuständige Person kann zurück zum Briefing gehen, kann verfolgen, was schon erledigt wurde, und setzt da an, wo er oder sie muss. Das erleichtert einen reibungslosen Übergang zwischen zuständigen Personen erheblich.

Einfach Informationen teilen

Über Zoho Projects können Sie auch ein eigenes Wiki für Ihre Projekte anlegen. Richten Sie eine Wissensdatenbank ein, wo alle Informationen, die für die Ausführung des Projektes wichtig sind, hinterlegt werden können. Somit können zum Beispiel neue Angestellte sich schnell und einfach einen Überblick verschaffen. Über das Wiki können die Mitarbeitenden an dem Projekt laufende Informationen sammeln und füreinander zugänglich machen. An der Stelle können auch neue Ideen, Referenzmaterialien und Weiteres hinzugefügt werden.

Projektmanagement gehört zum Alltag eines jeden Unternehmens. Jedes Projekt durchläuft drei entscheidende Projektmanagement Phasen. Diese sind je nach Größe und Umfang des Projektes unterschiedlich ausgeprägt. Läuft nur ein kleines Projekt, an dem nur eine begrenzte Anzahl Mitarbeitenden mitwirkt, so ist es noch einfach, den Überblick zu bewahren.

Die Realität sieht jedoch in der Regel anders aus. Mehrere Projekte unterschiedlicher Größe laufen parallel, befinden sich in unterschiedlichen Phasen und Mitarbeitende aus verschiedenen Teams sind daran beteiligt. An der Stelle ist gutes Projektmanagement gefragt. Das richtige Tool kann Ihnen einiges an Arbeit abnehmen und Sie dabei unterstützen, sämtliche Projekte erfolgreich abzuschließen, ohne den Überblick zu verlieren.

Warum sich digitales Projektmanagement lohnt

Es gibt die verschiedensten Methoden, wie man den Überblick über ein Projekt behalten kann und es erfolgreich durchführt. Ein erfahrener Projektmanager hat sich über die Jahre sicher einige Tricks und Methoden angeeignet. Solange alle Beteiligten im selben Büro arbeiten und nur ein oder zwei Projekte auf einmal laufen, lassen sich die Projekte sicher gut auch mit herkömmlichen Methoden managen. Der Alltag der meisten Unternehmen, und dies schließt auch KMU mit ein, sieht jedoch sehr viel anders aus heutzutage. Projektmanagement ist vielschichtig und komplex geworden und eine Vielzahl unterschiedlichster Akteure sind daran beteiligt.

Unabhängig von Zeit und Ort

Mitarbeitende aus verschiedenen Teams arbeiten an unterschiedlichen Projekten oft auch über Standorte hinweg zusammen. Die Standorte können nicht nur innerhalb von einer Stadt, sondern sogar über Länder und Zeitzonen hinweg verteilt sein. Da wird schnell klar, dass hier nur eine digitale Lösung hilft. Nur digitales Projektmanagement ermöglicht die nötige Flexibilität, um unabhängig von Zeit und Ort zusammen zu arbeiten.

Vereinfachte Kommunikation

Ein weiterer Vorteil von digitalem Projektmanagement ist, dass es die Kommunikation im Team vereinfacht. Die Aufgaben können einzelnen Personen zugewiesen werden. Entsprechende Anweisungen werden in der Aufgabenbeschreibung hinterlegt und es kann direkter Zugriff auf die nötigen Unterlagen gewährt werden. So wissen alle Beteiligten jederzeit, was zu tun ist und wo das Projekt steht. An der gleichen Stelle kann jeweils auch Feedback abgegeben werden oder Aufgaben an andere Personen weiter geleitet werden. Durch digitales Projektmanagement können alle Beteiligten stets auf dem gleichen Wissensstand sein.

Projektmanagement Phasen: ein Überblick

Vorbereitung & Initiierung des Projektes

Zuallererst muss entschieden werden, was für ein Projekt durchgeführt werden soll und warum. Es geht in der ersten Phase darum, die grundlegenden Entscheidungen zu treffen, erwünschte Ziele und Ergebnisse festzulegen.

Nachdem entschieden wurde, dass ein Projekt durchgeführt werden soll, geht es darum, die nötigen Voraussetzungen dafür zu schaffen. An der Stelle ist es entscheidend für den Erfolg des Projektes, dass die richtigen Grundlagen gelegt werden. Die konkreten Projektziele und erwünschten Ergebnisse werden nun klar und messbar definiert. Des Weiteren wird festgehalten, welche Erfolgsfaktoren ausschlaggebend sein werden und welche Risiken mit berücksichtigt werden müssen.

Im Folgenden wird das Projektteam zusammengestellt und falls nötig, werden die entsprechenden Mitarbeiter eingestellt. Möglicherweise werden an der Stelle auch erforderliche Gremien wie zum Beispiel ein Lenkungskreis eingerichtet und Inhalte mit relevanten Stakeholdern abgesprochen.

In einem digitalen Projektmanagement Tool können diese Faktoren bereits eingefügt werden. Sie bilden anschließend den Rahmen für die Verteilung der Aufgaben und die Durchführung des Projektes.

Projektmanagement Phase: Durchführung

Während der gesamten Laufzeit des Projektes wird geplant und gesteuert. Diese mittlere Phase ist die entscheidende für das Projektmanagement, denn in dieser Phase ist alles in Bewegung.

Zu Beginn werden weiterhin verschiedene Faktoren definiert und festgehalten. Es werden die verschiedenen Aufgaben, Termine, Kosten, Kapazitäten, Ergebnisse und Meilensteine geplant. Diese werden in einem Projektplan festgehalten. Aufgabenlisten, Aufgaben und Meilensteine helfen, das komplexe Gesamtprojekt in überschaubare kleinere Einheiten herunterzubrechen. Ein gutes Planungs-Tool hilft Ihnen, in dieser Projektmanagement Phase den Überblick zu behalten über die vielen Aufgaben, Unteraufgaben und auch ihre Abhängigkeiten zueinander. Sollte es bei einer Aufgabe zu Verzögerungen kommen, wird dies klar abgebildet und auch weitere davon abhängige Aufgaben können entsprechend verschoben werden, wenn es nötig wird.

Ein digitales Projektmanagement Tool verbindet nicht nur die Mitarbeiter eines Unternehmens, sondern ermöglicht darüber hinaus auch die Zusammenarbeit mit Freelancern, Kunden, Lieferanten und Beratern, die über unterschiedliche Standorte verteilt sind. Das Collaboration-Tool, welches zum Beispiel KMU Digitalisierung anbietet, ermöglicht darüber hinaus auch die perfekte Integration von Buchhaltung, CRM oder externen Lösungen wie Dropbox oder Slack.

Eine agile Projektmanagement Software unterstützt Sie dabei, pünktlich die richtigen Produkte abzuliefern und stets auf Veränderungen im Prozess zu reagieren. Da in jedem Projekt jederzeit etwas Unerwartetes eintreten und es zu Verzögerungen kommen kann, ist es wichtig, dass Sie schnell und flexibel darauf reagieren und die entsprechenden Anpassungen machen können, ohne dass das Projekt dadurch gefährdet wird.

Projektabschluss

Nachdem alle vorgesehenen Aufgaben eines Projektes abgeschlossen sind, kann es final abgenommen und abgeschlossen werden. Dazu gehört auch immer die Überprüfung, ob Ergebnisse und Qualität am Ende auch den Erwartungen entsprachen. Für zukünftige Projekte ist es wichtig, dass Erfahrungen dokumentiert werden und daraus Lehren gezogen werden können.

Entsprechende Tools machen es möglich, dass Ergebnisse präzise analysiert werden können. Erstellen Sie Diagramme und Berichte, die Ihnen helfen Prozesse weiter zu optimieren, damit sie beim nächsten Projekt davon profitieren können.

Projektmanagement Phasen Unterteilung in verschiedene Abschnitte

Die Wahl des richtigen Projektmanagement Tools

Das richtige Planungstool kann Ihnen als Unternehmen helfen, Prozeses innerhalb von Projektmanagement Phasen zu optimieren. Mittlerweile gibt es eine große Fülle von verschiedenen Projektmanagement Tools. Teurer ist hier nicht unbedingt besser. Gerade auch für KMU gibt es verschiedene kostengünstige Lösungen, die durchaus ausreichen. Entscheidend ist dabei, dass das Tool auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Zum Einstieg gibt es zum Beispiel Asana, ein Projektmanagement Tool, dass ich vor allem aufgrund seiner einfachen, intuitiven Bedienung großer Beliebtheit erfreut und für Teams bis zu 15 Personen kostenlos verfügbar ist.

Projektmanagement Phasen mit Zoho Projects überblicken

KMU Digitalisierung unterstützt Sie bei der Wahl und der Umsetzung der digitalen Projektplanung, damit sie in Zukunft Ihre Projektmanagement Phasen noch besser im Blick behalten können. KMU Digitalisierung empfiehlt hierfür in der Regel die Softwarelösung Zoho Projects. Dabei handelt es sich um eine cloudbasierte Online-Anwendung mit der Projekte einfach verwaltet und gesteuert werden können. Sie haben die Möglichkeit, Benutzer zu verwalten, Aufgaben zu verteilen und dabei auch die Zeit zu erfassen. Zoho hilft Ihnen auch in den einzelnen Projektmanagement Phasen Probleme zu erfassen, den Workflow zu analysieren und Diagramme wie auch Berichte zu erstellen.

Der Fortschritt eines Projektes kann auch jederzeit visuell dargestellt werden. Durch Gantt-Diagramme erhalten Sie einen Gesamtüberblick über den Projektplan. So können Sie zum Beispiel auch auf einen Blick Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Fortschritt erkennen.

Zoho Projects ermöglicht darüber hinaus auch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben, wodurch Sie Zeit einsparen. Da Zoho Projects von der Handhabung sehr benutzerfreundlich und leicht verständlich aufgebaut ist, passt es zu den Bedürfnissen von KMU.

Der Vorteil von Zoho ist, dass es als All-in-One Lösung konzipiert ist. Dadurch ist das Projektmanagement Tool perfekt auf alle anderen Funktionen Ihrer digitalen KMU abgestimmt und Sie müssen sich keine Sorgen um Probleme mit Schnittstellen machen.

Die Bedeutung des Internets ist in den letzten 20 Jahren so stark gestiegen, dass es nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken ist. Die Zeit, die wir am Tag durchschnittlich online verbringen, ist auf 196 Minuten gestiegen. Viele Bereiche des Lebens sind nun auch online verfügbar oder haben sich sogar komplett ins World Wide Web verlagert.

Wir kaufen online ein, erledigen unsere Bankgeschäfte oder suchen über Google bequem und schnell die Informationen, die wir brauchen. Daraus wird schnell klar, dass eine erfolgreiche Internetpräsenz auch für Unternehmen ausgesprochen wichtig ist. Wenn die Zielgruppen so viel Zeit im Internet verbringen, dann sind sie auch genau dort zu erreichen. Neben den verschiedenen Social Media Kanälen spielt hier die Webseite eines Unternehmens eine zentrale Rolle. Somit ist auch für KMU Webdesign ein unumgängliches Thema.

Warum ist eine Webseite so wichtig?

Die Webseite steht im Zentrum der digitalen Kommunikation. Sie erfüllt verschiedene wichtige Rollen für ein Unternehmen und hat einige Vorteile.

  • Digitale Visitenkarte
  • Digitale Broschüre
  • Erreichbarkeit
  • Kommunikation mit Kunden

Digitale Visitenkarte

Die Webseite ist die digitale Visitenkarte eines Unternehmens. Sie ist die Möglichkeit für Unternehmen, sich zu präsentieren und zu zeigen, wer man ist und was man bietet. Die Art und Weise, wie die Webseite gestaltet ist, sagt bereits viel über ein Unternehmen aus. Die Gestaltung sollte an der Zielgruppe orientiert sein. Wer vor allem Jugendliche ansprechen möchte, wird die Seite anders gestalten, als ein Unternehmen, dass sich auf Geschäftskunden spezialisiert hat. Eine gut gemachte und erfolgreiche Internetpräsenz zeigt dies oft auf einen Blick.

Digitale Broschüre

Im Vergleich zu traditionellen gedruckten Werbematerialien kann der Link einer Webseite sehr schnell und einfach an Interessenten weitergeleitet werden. Damit kann mit einer guten Webseite auch Werbematerial und somit Druckkosten gespart werden. Im Unterschied zu einer Visitenkarte oder einem Flyer ist allerdings auf einer Webseite deutlich mehr Platz.

Auf der Webseite ist es möglich, ausführliche Informationen über ein Unternehmen zu präsentieren wie zum Beispiel die Geschichte, die Werte, Studien und noch vieles mehr. Somit kann sie auch Broschüren und aufwendige Materialien ersetzen. Der Punkt der Kosteneinsparung dürfte gerade für KMU ein interessanter Faktor sein.

Erreichbarkeit

Während ein Büro, ein Geschäft oder ein Lokal Öffnungszeiten hat, ist die Webseite immer erreichbar, unabhängig von Zeit und Ort. Interessenten oder Kunden haben stets die Möglichkeit, von ihrem Rechner oder ihrem Smartphone aus Informationen über ihr Unternehmen abzurufen.

Online Shops geben den Kunden eine größere Flexibilität, dann einzukaufen, wann es ihnen passt. Das Gleiche gilt für das Dienstleistungsunternehmen, welches die Option zur Online-Terminbuchung anbietet. Wer tagsüber auf der Arbeit nicht dazu kommt, anzurufen und einen Termin auszumachen, kann dies auch bequem abends nach der Arbeit noch nachholen. Dadurch verlieren Sie die Kunden nicht und können sogar über Nacht neue Kunden dazu gewinnen.

Kommunikation mit Kunden

Über die Webseite haben Sie die Option, wichtige Informationen mit wenig Aufwand an ein breites Publikum zu kommunizieren. Haben sich Ihre Geschäftszeiten geändert oder planen Sie eine Sonderaktion? Lassen Sie es ihre Kunden über die Webseite wissen. Desgleichen können Ihre Kunden mit Ihnen Kontakt aufnehmen oder Feedback geben. Diese Kommunikation erfolgt ebenfalls unabhängig von Zeit und Ort. Dies macht es für Kunden deutlich einfacher, die Kommunikation aufzunehmen und nimmt oft auch Hemmungen.

Merkmale einer erfolgreiche Internetpräsenz

Das wichtigste Ziel einer erfolgreichen Internetpräsenz ist, dass die Webseite von Kunden und potenziellen Kunden gefunden wird. Wer im Internet zum Beispiel über eine Google-Suche nicht zu finden ist, existiert für den User nicht. Deshalb gilt auch für KMU Webdesign, dass die Seite so gestaltet wird, dass sie über Google erscheint und möglichst weit oben angezeigt wird.

Es gibt verschiedene Faktoren, die dazu beitragen, dass eine Webseite über Suchmaschinen besser gefunden wird. Ein Schlagwort dabei ist SEO (Search Engine Optimization). Dabei geht es darum, dass die Seite sowohl technisch wie auch inhaltlich so gestaltet wird, dass sie von Suchmaschinen gefunden wird. Verschiedene Aspekte spielen dabei eine wichtige Rolle. Einer davon ist, dass eine erfolgreiche Webseite regelmäßig mit neuen und relevanten Inhalten gefüllt wird. Nur eine lebendige Webseite kann sich im schnelllebigen Internet positionieren.

Ein wichtiger Faktor bei der Gestaltung einer Webseite ist die Orientierung an der Zielgruppe. Die Seite sollte so gestaltet werden, dass sie optimal auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmt ist. Dabei gilt zunehmend der Ansatz “mobile first”, der auf der Tatsache basiert, dass die Nutzung von Smartphones zugenommen hat.

Immer mehr Nutzer rufen Webseiten über das Smartphone und nicht mehr über den Desktop-Computer auf. Dadurch verändert sich der Fokus bei der Gestaltung von Webseiten. Sie werden zunehmend für kleinere Bildschirme optimiert. Ein weiterer Schlüsselbegriff ist an der Stelle “Responsive Design”. Damit gemeint ist die Fähigkeit des dahinter liegenden Systems, Inhalte an unterschiedliche Bildschirmgrößen anzupassen, damit die Seite auf den unterschiedlichen Endgeräten gut aussieht.

KMU Webdesign

KMU Webdesign: Herausforderungen überwinden

Eine erfolgreiche Internetpräsenz fordert das entsprechende Wissen und die Ressourcen. KMU Webdesign steht oft vor der herausfordernden Frage, wie das überhaupt umgesetzt werden kann. Verschiedene Studien haben gezeigt, dass vor allem kleinere Unternehmen teilweise noch keine Webseite haben. Ein wichtiger Grund dafür scheint, dass die Ressourcen und das Wissen für eine Webseite fehlen.

Die gute Nachricht ist, dass die Zeiten, wo Webdesign Tausende von Franken kostete und ausgefeilte Programmierkenntnisse erforderte, vorbei sind. Es gibt mittlerweile eine Auswahl von verschiedenen CMS (Content Management System), die auch ohne Programmierkenntnisse verwendet werden können. Allen voran ist der Marktführer WordPress zu nennen.

Mit einem Marktanteil von 62 % ist es das mit Abstand beliebteste Werkzeug für Webdesign. Gerade für KMU Webdesign spielt WordPress eine wichtige Rolle, weil damit einfach und kostengünstig eine erfolgreiche Webseite gestaltet werden kann. Die Webseite kann ohne große Fachkenntnisse bedient werden und bietet trotzdem alle Möglichkeiten.

KMU Digitalisierung hilft bei der erfolgreichen Internetpräsenz

Da nun auch für KMU Webdesign eine so entscheidende Rolle spielt, unterstützt die Agentur KMU Digitalisierung bei dem Prozess und der Erstellung einer Internetseite. Sie brauchen dafür nur Ihre Ideen und Ziele, was Sie als Unternehmen mit Ihrer Internetpräsenz erreichen wollen. KMU Digitalisierung unterstützt Sie bei der Entwicklung eines Konzepts, der Gestaltung der Webseite und, wenn das erwünscht ist, sogar bei der Erstellung von Inhalten. Durch die Unterstützung der Spezialisten von der Agentur steht der erfolgreichen Internetpräsenz nichts mehr im Weg. Die Agentur KMU Digitalisierung ist auf die Unterstützung von KMU und ihren spezifischen Bedürfnissen spezialisiert und bietet deshalb auch kleineren Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen.

KMU Webdesign: Das sorglos Paket zur Internetpräsenz

KMU Digitalisierung bietet das sogenannte “sorglos Paket” für Webdesign an. Wie der Name bereits sagt, ist darin alles enthalten, was für eine erfolgreiche Webseite nötig ist. Dazu gehören unter anderem die Homepage, ein responsives Webdesign, das Webhosting und verschiedene Tools zur Analyse.

Das Design wird in Absprache mit den Wünschen des Unternehmens gestaltet. Verschiedene Funktionen wie Online Chat zur Kontaktaufnahme mit den Webseiten Besuchern, ein integriertes Kontaktformular oder ein Newsletter Tool mit Abonnement Funktion können ebenfalls integriert werden.

KMU Digitalisierung unterstützt Sie selbstverständlich auch bei der Optimierung für Suchmaschinen. Auf Wunsch können auch verschiedene zusätzliche Funktionen wie ein Webshop hinzugefügt werden. Die Internetseiten von KMU Digitalisierung werden mit WordPress erstellt. Die Gründe dafür wurden bereits aufgeführt: Das CMS ist einfach zu bedienen und mit zahlreichen Plugins individuell ausbaubar.