Die Darstellung von Kreisen oder Kästen und Linien, die ein Organigramm in der Regel ausmacht, ist bekannt. Es gibt eine Vielzahl von Organigrammen, die unterschiedlich aussehen und unterschiedliche Zwecke erfüllen. Ein Organigramm ist im Optimalfall aber weit mehr als ein buntes Durcheinander von Linien. Es ist dazu bestimmt, einen Überblick über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu schaffen. Heutzutage sind Organigramme auch nicht mehr zwangsläufig linear und starr, sondern passen sich modernen und agilen Strukturen an. Auch für kleinere, moderne und digitale Unternehmen übernimmt ein Organigramm wichtige Funktionen.

Was ist ein Organigramm?

Der Begriff Organigramm setzt sich aus den Wörtern «Organisation» und «Diagramm» zusammen. Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Organisation und Struktur eines Unternehmens. Es zeigt auf, wie ein Unternehmen aufgebaut ist, welche organisatorischen Einheiten es gibt, wer für welche Bereiche verantwortlich ist und wie die Beziehungen zwischen den einzelnen Bereichen sind. Man kann das Organigramm auch als Landkarte des Unternehmens bezeichnen. Es soll einen schnellen Überblick geben und Verantwortlichkeiten klar abbilden.

Verschiedene Funktionen von Organigrammen

Ein Organigramm soll grundsätzlich einen Überblick geben: über die Struktur eines Unternehmens, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Zuständigkeiten. Es soll auf einfache und visuelle Art darstellen, wie ein Unternehmen funktioniert. Die verschiedenen Formen von Organigrammen haben unterschiedliche Schwerpunkte.

Abläufe und Zuständigkeiten klären

Das Organigramm für Unternehmen zeigt auf, in welche Bereiche ein Unternehmen aufgeteilt ist und wie diese zueinander stehen. Daraus lässt sich ableiten, ob ein bestimmter Bereich, wie zum Beispiel Marketing, einem anderen Bereich untergeordnet oder selbstständig ist. So werden die unterschiedlichen Geschäftsbereiche zu einander abgegrenzt. Ein Organigramm enthält auch immer zu jedem Punkt die verantwortliche Person. Bei größeren Unternehmen ist es meist nötig, zu vereinfachen und sich auf die Bereichsleitung zu beschränken, weil nicht mehr jeder Mitarbeiter abgebildet werden kann.

Organigramme können auch auf Projekte oder Prozesse bezogen angelegt werden. Dabei liegt der Fokus eher auf den Aufgaben und verschiedenen Etappen der Prozesse. Dadurch werden Abläufe sichtbar und Abhängigkeiten von verschiedenen Aufgaben können ebenfalls erkannt werden. Diese klare Darstellung von Zuständigkeiten in einem Organigramm vereinfacht die Kommunikation und Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Der Informationsaustausch wird so viel effizienter.

Restrukturierung unterstützen

Ein Organigramm Unternehmen kann sehr hilfreich sein im Falle einer Umstrukturierung innerhalb des Unternehmens. Die visuelle Darstellung der Strukturen ist eine gute Ausgangslage, wenn darüber beratschlagt werden soll, wo Veränderungen und Anpassungen nötig sind. Das Organigramm zeigt auf, welche Bereiche wie stark ausgebaut und wie Strukturen und Hierarchien festgelegt sind. Dadurch wird teilweise sehr schnell sichtbar, wo Zuständigkeiten verschoben werden können. Der Prozess der Umstrukturierung lässt sich anhand eines Organigramms sehr leicht erklären und rechtfertigen. Organigramme können auch grundsätzlich in jeglicher Form im Rahmen von Change Management unterstützen.

Ansprechpersonen an Externe kommunizieren

Das Organigramm für Unternehmen erleichtert nicht nur die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, sondern kann auch äußerst nützlich sein in der Kommunikation mit externen Stakeholdern. So können Sie zum Beispiel dem externen Dienstleister ein Organigramm von Ihrer Kommunikationsabteilung zukommen lassen und dieser sieht so auf einen Blick, welche Person für welchen Bereich zuständig ist. So können komplizierte Kommunikationswege vermieden werden, indem sich Externe immer direkt an die zuständige Person wenden können, die auch die Verantwortung tragen und Entscheidungen treffen können.

Erstellung eines Organigramms

Es gibt keine vorgeschriebenen Regeln, nach denen ein Organigramm erstellt werden muss. Trotzdem gibt es einige gängige Praktiken, die sich durchgesetzt haben. Meistens besteht ein Organigramm aus diversen horizontalen und vertikalen Linien, Kästen und Kreisen. Ohne eine geeignete Software ist die Erstellung sehr zeitintensiv.

In modernen Organigrammen werden nicht mehr so sehr Machtstrukturen abgebildet wie früher. Entsprechend sind sie auch nicht unbedingt linear in der Darstellung, sondern müssen eine gewisse Agilität, Kundenorientierung, Innovation und Schnelligkeit abbilden. Das kann ein Organigramm aber komplex und anspruchsvoll machen.

Verschiedene Formen:

• Funktional: Das Diagramm bildet verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben ab und ist hierarchisch strukturiert. In diese Kategorie gehört meist auch das Organigramm für Unternehmen, welches die Belegschaft eines Unternehmens abbildet.
• Sparten: Hier bestimmen die Produkte, Produktkategorien, Kunden oder Regionen die Ausrichtung des Diagramms. Es orientiert sich in diesem Fall an Prozessen.
• Matrix: Dabei handelt es sich um eine Mischform der ersten beiden Formen. Ein Matrixdiagramm ist prozessorientiert, hierarchisch aufgebaut, aber flexibel anpassbar.
• Projektorganisation: Organigramme können auch für einen Auftrag oder ein Projekt angelegt werden. Darin werden vor allem die Funktionen und Aufgaben innerhalb des Projektes festgelegt und jeweils auf das spezifische Projekt angepasst.

Welche Form von Organigramm zu einem Unternehmen passt, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, wie Größe, Art des Unternehmens, Struktur, Geschäftsmodell und vielen anderen. Bei größeren Unternehmen kann es sich lohnen, auch einzelne Unterabteilungen in Organigrammen anzulegen.

Was ist wichtig, wenn man ein Organigramm erstellt?

Legen Sie vorab die Ziele und Funktionen fest, die das Organigramm erfüllen soll. Dies kann zum Beispiel sein, dass intern die Kommunikation verbessert werden soll, indem die Zuständigkeiten und Ansprechpersonen klar festgelegt und dargestellt werden. Es kann aber auch zur Neuorganisation des Unternehmens dienen und neue Strukturen festlegen.

Es ist eine gute Idee, die Mitarbeitenden mit Fotos abzubilden. Das kann die Hemmschwelle senken, jemanden tatsächlich anzusprechen, und fördert die Identifikation der Einzelnen mit ihrem Bereich. Ein Organigramm ist nie statisch, sondern lebt und muss ständig angepasst werden können. Nur ein aktuelles Organigramm kann seinen Zweck erfüllen. Um Ihre Organigramme stets aktuell zu halten, brauchen Sie eine digitale Lösung.

Unterstützung durch KMU Digitalisierung

Wer nützliche Organigramme erstellen will, ohne dabei viel Zeit zu verlieren, braucht das passende digitale Tool. Da es so viele unterschiedliche Möglichkeiten gibt, ist es ratsam, sich Unterstützung von Experten zu holen. Die Schweizer Agentur KMU Digitalisierung ist Experte für Digitalisierungsprozesse bei KMU und kann Sie bei der Wahl der richtigen Tools beraten und unterstützen. Im Rahmen eines Audits blickt KMU Digitalisierung mit Ihnen auf Ihr Unternehmen und entwickelt mit Ihnen gemeinsam eine Strategie, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.

Überblick behalten mit Zoho HR Tool

KMU Digitalisierung arbeitet vorwiegend mit der All-in-One Software Zoho. Zoho vereint eine Vielzahl von wichtigen Funktionen, die alle optimal aufeinander abgestimmt sind. Über das HR Tool von Zoho können Sie sehr einfach den Überblick über Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und den aktuellen Stand Ihrer Organisationsstruktur behalten. Indem Sie Ihre HR Prozesse direkt mit Zoho managen, bleiben Ihre Daten stets aktuell. Durch die Verknüpfung mit anderen Funktionen müssen Sie nur an einer Stelle die Daten erneuern und alles andere passt sich automatisch an, wenn zum Beispiel Mitarbeitende die Position ändern oder jemand Neues eingestellt wird. So können Sie einfach und unkompliziert Ihre Organigramme erstellen, die auf diesem Weg immer aktuell bleiben.

Projekt-Organigramm erstellen mit Zoho Blueprint

Für die einzelnen Projekte hat Zoho Projects verschiedene Funktionen, um Zuständigkeiten übersichtlich und flexibel darzustellen. Blueprint ist zudem eine einfach Zusatzfunktion, die ebenfalls das Erstellen von Diagrammen ermöglicht. Diese Diagramme beziehen sich auf die verschiedenen anstehenden Aufgaben, zeigt ihre Abhängigkeiten und wie diese in Beziehung zueinander stehen. Die Prozesse können ganz einfach über Drag and Drop visualisiert werden. Die einzelnen Aufgaben und Zuständigkeiten werden anschließend zugewiesen. Sie können Erinnerungen einstellen, damit die zuständigen Mitarbeitenden automatisch eine Erinnerungsmail erhalten, wenn ihre Aufgabe ansteht. Damit sparen Sie sich auch mühsame Follow-Up Nachrichten. Zoho Blueprint wird vorwiegend für die Automatisierung von einzelnen Prozessen verwendet.

Projektmanagement gehört zum Alltag eines Unternehmens. Es ist von zahlreichen Risiken und Herausforderungen begleitet, die es zu meistern gilt. Es kann vorkommen, dass die Beteiligten ganz unterschiedliche Ideen und Vorstellungen haben, die nicht immer zusammenpassen. Der Zeitplan kann leicht durcheinander geraten oder man verliert den Überblick. Wenn das Reporting nicht stimmt, kann das zu Fehlentscheidungen führen und teuer werden. Wie können nun solche Risiken vermieden und reduziert werden, damit dem Erfolg des Projekts nichts mehr im Wege steht?

Das Briefing als Grundlage für Projektmanagement

Ein entscheidender Faktor ist, dass die richtige Grundlage gelegt wird. Ein gutes Briefing legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Ein erfahrener Projektmanager weiß, wie wichtig das Briefing zum Start ist, um alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen. Er hat wahrscheinlich auch schon seine eigene Briefing Checkliste entwickelt und kennt seine bevorzugten Briefing Tools. Wenn man aber nun das Projektmanagement nicht vom Wissen einer einzelnen Person abhängig machen will, hilft es, ein passendes Tool dafür zu haben.

Digitale Lösungen erhöhen Flexibilität

Da heutzutage vermehrt auch verschiedene Beteiligte an verschiedenen Standorten an einem Projekt zusammenarbeiten, sind digitale Tools besonders hilfreich. Durch eine Projektmanagement Software können Mitarbeiter, Agenturen oder Freiberufler alle auf die gleiche Plattform zugreifen und haben Zugang zu den für sie relevanten Informationen. KMU Digitalisierung hilft Ihnen als Unternehmen, die richtigen Tools für die digitale Zusammenarbeit zu finden und unterstützt Sie in dem Prozess.

Was ist ein Briefing?

Der Fachbegriff “Briefing” wurde aus dem Englischen übernommen und bedeutet übersetzt so viel wie Kurzanweisung oder Lagebesprechung. Ein Briefing soll kurz, knapp und übersichtlich sein. Es sollte alle wichtigen und relevanten Punkte für eine Aufgabe enthalten. Dazu gehört die Aufgabenstellung, die Ziele und Zielgruppen, Vorstellungen und Wünsche für das Projekt. Das Briefing legt damit das Fundament für jedes Konzept und Projekt. Ein klares Briefing vorab sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind und nach den gleichen Angaben an dem Projekt arbeiten.

Was gehört auf eine Briefing Checkliste?

Es gibt einige allgemeine Punkte, die auf einer Briefing Checkliste immer vorkommen sollten. Im Folgenden finden Sie zur Veranschaulichung einige Beispiele, was ein Briefing enthalten soll.

• Ist- Zustand

Hier wird zum Beispiel das Unternehmen kurz dargestellt, wenn das Briefing an eine externe Agentur gehen soll. Dazu gehören auch bisherige Maßnahmen, die bereits getroffen wurden, sowie eine Erläuterung der Problemstellung.

• Zielsetzungen

Zu den Zielsetzungen gehört die Definition der Zielgruppe, sowie die Festlegung von Terminen und Zeiträumen. An der Stelle wird auch festgehalten, was mit dem Projekt erreicht werden soll: zum Beispiel die erstrebten Absatzzahlen, Wissen, Bekanntheit der KMU, ein verbessertes Image und dergleichen.

• Strategie und Vorgehen

Nach welchen Richtlinien soll das Projekt durchgeführt werden? Zum Beispiel im Fall von Werbekampagnen wird an der Stelle auch festgelegt, was die zentrale Werbebotschaft sein soll und in welche Medien die Werbung ausgespielt werden soll.

• Maßnahmen

Legen Sie bereits vorab fest, welche Massnahmen ergriffen werden sollen. Welche Bereiche der IT sollen umgerüstet werden? Sollen Anzeigen geschaltet werden? Sie können hier auch Beispiele von anderen Unternehmen einbringen, die als Illustration dienen können.

• Budget

Legen Sie vorab einen klaren Rahmen für das Budget fest. Wie viel Geld kann oder darf für das Projekt ausgegeben werden?

• Kontrollen

Damit Sie bei Ihrem Projekt nicht die Kontrolle verlieren, ist es entscheidend, dass bereits im Briefing die Kontrollmechanismen festgelegt werden. Hier wird die Frage geklärt, wie oft Berichte erstellt werden oder in welchem Intervall Treffen stattfinden sollen.

• weitere Eckdaten

Ein Briefing sollte auch alle wichtige Ansprechpersonen und Verantwortliche festlegen. Sämtliche Abgabetermine und Fristen, die eingehalten werden müssen, gehören ebenfalls in ein Briefing.

Entscheidend ist natürlich, dass Sie für Ihre Projekte eine eigene Briefing Checkliste haben, die alle wichtigen Details abbildet. Mit dem richtigen Briefing Tool können Sie die Checkliste einfach anpassen und weiterentwickeln.

Die Wahl des richtigen Briefing Tools

Was Teil eines Briefings sein soll, ist unter anderem abhängig von der Art und Größe des Projektes. Es gibt verschiedenste Angebote von Briefing Tools, die Ihnen mit Vorlagen und Briefing Checklisten helfen. Bei der Wahl des richtigen Tools ist aber entscheidend, dass dieses flexibel und unkompliziert ist und sich auf die Bedürfnisse Ihrer KMU anpassen lässt. Ein teures Tool, welches auf Großprojekte ausgelegt ist, mag nicht die beste Wahl für Ihre KMU sein. Es enthält vermutlich Briefing Checklisten, die nur bedingt für Sie anwendbar sind.

KMU Digitalisierung bietet maßgeschneiderte Angebote

Auf der Suche nach den richtigen Tools, um Ihre KMU zu digitalisieren, sind Sie nicht auf sich alleine gestellt. Die Agentur KMU Digitalisierung ist auf die Bedürfnisse von KMU spezialisiert und bietet deshalb maßgeschneiderte Angebote, die Ihr Budget nicht überstrapazieren. KMU Digitalisierung achtet dabei besonders darauf, dass die angebotenen Tools zur Digitalisierung möglichst benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sind, damit eine kurze Einführung ausreicht und Sie nicht noch Geld für teure Schulungen oder geschultes Personal ausgeben müssen. Das Anliegen von KMU Digitalisierung ist es, Sie dabei zu unterstützen, dass Sie noch effizienter arbeiten können.

Zoho Projects: Das Tool für erfolgreiches und unkompliziertes Projektmanagement

Zoho Projects ist ein Online Tool, das über alle wichtigen Funktionen verfügt und zudem gut mit anderen relevanten Programmen und Funktionen Ihrer digitalen KMU verknüpft ist. Über Zoho Projects können sie Projekte planen, Briefings und Berichte erstellen und mit den beteiligten Personen kommunizieren. Das Tool ist sehr intuitiv und unkompliziert in der Bedienung. Sie brauchen keine lange Schulung dafür, denn eine kurze Einführung reicht. Sie können in Zoho Projects Ihre Projekte in übersichtliche Einzelteile zerlegen, ganz egal, wie komplex und groß es ist. Die einzelnen Aufgaben werden den zuständigen Personen zugewiesen und in den Aufgabenbeschreibungen können Sie alle relevanten Informationen hinterlegen. Auch Dokumente können direkt hinterlegt und zugänglich gemacht werden.

Briefing mit Zoho erstellen

Über Zoho können Sie auch für sämtliche Projekte und Projektkategorien spezifische Briefing Checklisten erstellen. Diese können Sie online zugänglich machen, damit alle, die Projekte planen, stets darauf zugreifen können. Eine Briefing Checkliste stellt sicher, dass ein gutes, solides Briefing erstellt wird und nichts vergessen geht. So müssen Sie sich nicht jedes Mal neu überlegen, was alles bedacht werden muss. Zoho macht Ihnen damit als Briefing Tool das Leben deutlich leichter und trägt zum Erfolg Ihres Projektmanagements bei.

Reibungslose Übergänge durch Cloud Tool

Durch die Dokumentation in einem Cloud Tool wird es auch einfacher, wenn jemand ausfällt und eine andere Person die Aufgabe weiterführen soll. Es ist alles an einem Ort hinterlegt. Die neu zuständige Person kann zurück zum Briefing gehen, kann verfolgen, was schon erledigt wurde, und setzt da an, wo er oder sie muss. Das erleichtert einen reibungslosen Übergang zwischen zuständigen Personen erheblich.

Einfach Informationen teilen

Über Zoho Projects können Sie auch ein eigenes Wiki für Ihre Projekte anlegen. Richten Sie eine Wissensdatenbank ein, wo alle Informationen, die für die Ausführung des Projektes wichtig sind, hinterlegt werden können. Somit können zum Beispiel neue Angestellte sich schnell und einfach einen Überblick verschaffen. Über das Wiki können die Mitarbeitenden an dem Projekt laufende Informationen sammeln und füreinander zugänglich machen. An der Stelle können auch neue Ideen, Referenzmaterialien und Weiteres hinzugefügt werden.