Die Schweiz ist ein Land der KMU: 95 % der Wirtschaftsunternehmen sind kleine und mittelständische Unternehmen. Sie spielen somit eine entscheidende Rolle für die Schweizer Volkswirtschaft. Die Schweiz mag ein rohstoffarmes Land sein, dafür ist sie reich an technischem Know How. In Kombination mit hohen Investitionen in Bildung und Innovation sind die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung in der Schweiz gegeben.

Eine Studie von PwC Schweiz, Google Switzerland GmbH und digitalswitzerland zeigt auf, dass der Grad der Digitalisierung Schweiz bei KMU stark variiert. Bei größeren Unternehmen mit junger Geschäftsführung ist die Digitalisierung weiter vorangeschritten. Die Branche ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. KMU in der Telekommunikation oder Medien sind am stärksten digitalisiert.

Worum geht es bei der Digitalisierung?

Laut Meinung von Experten muss die Schweiz mehr tun, um das Wachstum und den Wohlstand nachhaltig zu sichern. Um dies zu erreichen, muss vor allem die Arbeitsproduktivität gesteigert werden. Beim Prozess der Digitalisierung ist das genau das Ziel. Digitalisierung wird auch als Industrie 4.0 oder Industrie 2025 bezeichnet. Zusammengefasst geht es darum, Innovationen aus der Informatik zu nutzen, um die Produktivität eines Unternehmens zu steigern. Im Zentrum stehen dabei die Analyse und bessere Nutzung von Daten.

So können zum Beispiel automatisierte Systeme oder Maschinen in der Produktion eingesetzt werden. Diese können auch durch eine mobile App überwacht werden, wodurch Fehler schneller gefunden und behoben werden können. Daten spielen bei der Digitalisierung auch im Marketing und in der Beziehung zu Kunden eine wichtige Rolle. Durch das Erfassen und Auswerten von verschiedenen Daten können Bedürfnisse von Kunden identifiziert und gezielter adressiert werden.

Herausforderungen für KMU bei der Digitalisierung Schweiz

Digitalisierung ist eine Frage von Ressourcen und diese sind bei KMU limitierter als bei großen Unternehmen. Der Prozess der Digitalisierung fordert finanzielle und personelle Ressourcen, was eine Herausforderung für KMU sein kann. Es kann eine große Umstellung sein, die Anpassungen und Veränderungen fordert. Seien es die Kundenbeziehungen, die interne Kommunikation, Abläufe und Prozesse oder gar die Strategie der KMU – alle sind herausgefordert, den Prozess mitzutragen und zu gestalten.

Die Umsetzung der Digitalisierung ist mit gewissen Risiken verbunden. Sie klappt am besten, wenn die gesamte Belegschaft von ihrer Notwendigkeit überzeugt werden kann und dahinter steht. Die geringe Größe einer KMU kann aber auch eine Stärke sein, da sie das Unternehmen auch agiler macht. Eine weitere Herausforderung ist insbesondere, dass oft das Know How innerhalb des Unternehmens begrenzt ist. Das Angebot von verschiedenen Möglichkeiten und Optionen der Digitalisierung kann überwältigend und abschreckend wirken.

Warum die Digitalisierung für KMU so wichtig ist

Um wettbewerbsfähig zu sein und bleiben, ist der Druck auf Unternehmen groß. Nur wer innovativ ist und kosteneffizient wirtschaftet, kann bestehen. Dieser Druck ist auf KMU besonders hoch, da sie mit begrenzten Mitteln agieren. Die Digitalisierung ermöglicht, kostengünstig die Effizienz zu steigern und dabei sogar Ressourcen einzusparen oder umverteilen. Durch digitale Lösungen können Lücken gefüllt und Prozesse optimiert werden. Daten ermöglichen es, neues Potenzial und Geschäftsmöglichkeiten zu entdecken.

Wer in Bewegung bleibt, kann so das Wachstum auf lange Sicht sichern. Das Entscheidende für KMU ist, dass es für alle eine angepasst und preiswerte Lösung gibt. Um die Vielfalt der Schweizer KMU zu erhalten, ist es wichtig, dass ihre Digitalisierung vorangetrieben wird, damit die einzelnen Unternehmen im internationalen Wettbewerb bestehen und sich behaupten können.

Digitalisierung Schweiz

Wichtige Bereiche der Digitalisierung Schweiz:

Bei der Digitalisierung gibt es mehrere zentrale Bereiche für ein Unternehmen. Dazu gehören zum Beispiel:

Marketing:

Ohne Digitalisierung stößt das Marketing heutzutage schnell an seine Grenzen. Hier geht es zum Beispiel darum, die Reaktionen von Kunden auf Anzeigen zu messen und auszuwerten. Daten helfen zu erkennen, ob man die Kunden wirklich wie erwartet erreicht und zu entdecken, wo man die Strategie anpassen sollte oder noch Potenzial für Wachstum ist.

Automation Tools wie Zoho oder Sales Force helfen, Customer Journeys aufzusetzen, sodass Newsletter automatisch an entsprechende Kundengruppen versendet werden. Gleichzeitig werden dadurch Kundendaten automatisch gespeichert, aktualisiert und verwertet. Dadurch wird die Effizienz erheblich gesteigert und zeitliche Kapazitäten beim Personal freigesetzt.

HR Management:

Mit einer Recruiting Software kann der Einstellungsprozess rationalisiert und vereinfacht werden. Damit können Sie Ihre Stellenausschreibungen gezielt platzieren, Bewerbungen managen, automatische Antwort E-Mails verschicken oder Ihre täglichen Aufgaben organisieren. Die Software hilft Ihnen dabei, sich auf dem Arbeitsmarkt optimal zu positionieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Projektmanagement:

Projektmanagement-Tools unterstützen Sie bei der Planung von Projekten. Sie helfen Ihnen Zeit, Budget und Qualität der einzelnen Aufgaben zu überwachen. Webbasierte Tools ermöglichen einen flexiblen Zugriff auf die Informationen, sodass jederzeit von überall her an den Projekten gearbeitet werden kann. Ein weiterer Vorteil ist die vereinfachte Kommunikation im Team. Aufgaben können erstellt und Mitarbeitenden zugewiesen werden. Sie helfen, den Überblick über die anstehenden Aufgaben und deren Status zu geben. Der Informationsaustausch innerhalb des Teams findet dadurch gesammelt auf einer Plattform statt und alle haben Zugriff auf die für sie relevanten Daten.

Interne Kommunikation:

Unsere tägliche Kommunikation ist bereits stark von der Digitalisierung geprägt. Wir sind uns bereits gewöhnt, je nach Art und Zweck der Kommunikation unterschiedliche Tools zu nutzen. An der Stelle können KMU ihre interne Kommunikation erheblich verbessern und effizienter gestalten. Auch hier ist es wichtig, erst herauszufinden, welche Bedürfnisse das Unternehmen hat, um anschließend das passende Werkzeug zu wählen. Wie gestaltet sich das Miteinander im Büro? Arbeiten Mitarbeitende regelmäßig remote und finden Meetings auch per Videokonferenz statt? Je nach Größe und Agilität des Teams finden sich verschiedenen passende Möglichkeiten.

KMU Digitalisierung aus der Schweiz unterstützt beim Prozess

Der Prozess der Digitalisierung bringt viele Herausforderungen mit sich. Da die Möglichkeiten schlicht unbegrenzt sind und es in KMU häufig am nötigen Wissen fehlt, hilft es, externe Experten als Unterstützung dazuzunehmen. KMU Digitalisierung ist eine Schweizer Agentur, die genau darauf spezialisiert ist. Die Agentur trägt damit zur Digitalisierung Schweizer KMU bei. Bei einem Audit wird erst einmal die Ist-Situation des Unternehmens analysiert. Anhand dieser Analyse wird aufgezeigt, wo es Handlungsbedarf gibt und wo ungenutztes Potenzial ausgeschöpft werden kann. Die Lösungsvorschläge von KMU Digitalisierung werden mit Ihrer Strategie abgeglichen und ein individueller Plan ausgearbeitet, der auf Ihre spezifische Situation abgestimmt ist.

Massgeschneiderte Lösungen für KMU

Theoretisch kann für jeden Bereich des Unternehmens, der digitalisiert werden soll, ein eigenes Tool gefunden werden. Natürlich können verschiedene Lösungen auch kombiniert werden. Dies erfordert jedoch erhebliche personelle Ressourcen, um das gesamte System am Laufen zu halten. Solch komplexe Konstruktionen bleiben aber anfällig für Komplikationen. Viele externe Schnittstellen erhöhen zudem die Kosten erheblich.

KMU Digitalisierung arbeitet deshalb mit Zoho, einem All-in-One Tool. In diesem umfassenden Tool sind 40 integrierte Anwendungen miteinander kombiniert. Je nach Bedürfnisse der KMU können nur einzelne Bereiche übernommen werden oder das Ganze sogar erweitert werden. Dadurch, dass aber alles von Anfang an darauf abgestimmt ist, zusammen zu funktionieren, können Ressourcen gespart werden. Die Anwendung ist intuitiv und erfordert nur eine Einführung. Da das System Cloud basiert ist, ermöglicht es ein flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. So klappt die Digitalisierung Schweiz erfolgreich!

Auf der Suche nach einem passenden Planungstool für Projektmanagement und Prozesssteuerung im Unternehmen stehen viele Unternehmen vor der Qual der Wahl. Welches Online Planungstool passt zum Unternehmen und ist am besten auf die Bedürfnisse von Unternehmensleitung und Mitarbeitern zugeschnitten? Welche Funktionen sollte mein Planungstool beinhalten und wie kann mir das Tool bei der Optimierung von Prozessen helfen?

Die Auswahl an Mitarbeiter Planungstools und Projektmanagement Software ist vielseitig und nicht jedes Tool erfordert die individuellen Ansprüche gleichermaßen. Dabei ist eine Software nur so gut wie ihr Nutzen für das Unternehmen. Komplexe Projekte und Prozesse, eine große Mengen an zu bewältigen Daten und die dynamische und sich schnell verändernde Wirtschaft erfordern den optimalen Einsatz von Ressourcen aller Art, und insbesondere von Software – komplexer und umfangreicher ist nicht immer auch besser.

Im Folgenden erfahren Unternehmen, was Prozessoptimierung ausmacht, wie Prozesse mithilfe des passenden Planungstools optimiert werden können, welche Vorteile der Einsatz von Planungstools im Unternehmen bringt und worauf es bei der Wahl des richtigen Planungstools ankommt.

Was ist Prozessoptimierung?

Das Ziel der Prozessoptimierung im Unternehmen besteht darin, Zeit- und Ressourcenverschwendung, unnötige Kosten, Hindernisse und Fehler zu minimieren bzw. zu verhindern, um das Ziel des Prozesses (z.B. den Verkauf eines Produktes und die Zufriedenheit des Kunden mit dem Produkt) so schnell und effizient wie möglich zu erreichen. Im Fokus stehen bei der Analyse der unternehmensinternen Prozesse zunächst solche Prozesse, die Fehler und Mängel in der Produktion verursachen können, Wartezeiten verursachen oder bei denen Aufwand und Ergebnis in keinem logischen Zusammenhang stehen.

Die Optimierung von Prozessen erfolgt in der Regel in folgenden Schritten:

  1. Identifikation & Analyse von Optimierungsbedarf
  2. Mapping und Neugestaltung von Abläufen
  3. Einführung von neuen und umgestalteten Prozessen
  4. Automatisierung der neuen Abläufe
  5. Fortlaufende Kontrolle und Analyse

Viele der Hindernisse, die der Optimierung von Prozessen im Wege stehen, hängen mit der mangelnden Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und dem Fehlen von Transparenz im Unternehmen zusammen.

Um Prozesse zu optimieren ist es wichtig zu wissen, wie der Informationsfluss in einem Projekt am effektivsten abläuft. Wenn wir nicht darauf achten, dass die Kommunikation schnell und genau ist, kann der gesamte Prozess verlängert werden, wodurch unnötige Wartezeiten entstehen. Dies wiederum wirkt sich negativ auf unsere Unternehmensleistung und im Endeffekt auf die Qualität unserer Produkte oder Dienstleistungen und die Kundenzufriedenheit aus. Aus diesem Grund gibt es Planungstools, die eine einfache, vollständige und effektive Kommunikation für das gesamte Team ermöglichen und Prozesse und Projeket abbilden.

Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Egal ob es die manuelle Aktualisierung von Datenbanken, die komplizierte Beantragung von zusätzlichen Arbeitsressourcen, zeitaufwändige Geschäftsreisen oder Aktenablagen sind – Beispiele von fehlender Prozessoptimierung, Automatisierung und Digitalisierung und ihre weitreichenden Konsequenzen für die Ressourcen des Unternehmens sind überall zu finden. Unternehmen, die clever sind, haben die Digitalisierung längst in ihre Strategie integriert und nutzen Online Planungstools, um Projekte zu managen, Mitarbeitereinsatz zu planen oder Daten zu analysieren.

Der globale, grenzüberschreitende Wettbewerb und die erhöhte Konkurrenz erfordern eine schnelle Anpassung an Trends, eine hohes Level an Agilität und eine effiziente Strukturierung und Optimierung von Prozessen. Diese gelingt durch den Einsatz von Online Planungstools in den verschiedensten Unternehmensbereichen. Hierzu gehören die Nutzung von Projektmanagement Software, ebenso wie digitale Kommunikationskanäle, Kundenmanagementsysteme (CRM), die Sozialen Medien, Sales und Marketing Tools und eine große Vielfalt an verschiedenen Planungstools für spezifische Unternehmensbereiche oder Branchen.

Durch den Einsatz von Online Planungstools werden auch kleine und mittlere Unternehmen wettbewerbsfähig. Die Integration verschiedener Werkzeuge und integrierte digitale Systeme bieten KMU die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren und Ressourcen zu schonen – ein großer Vorteil der den Unterschied zwischen Ihnen und der Konkurrenz markieren kann.

Projekte erfolgreich managen – mit dem richtigen Planungstool

Projektmanagement-Tools und Mitarbeiter Planungstools bieten eine Vielfalt an verschiedenen Funktionen. Ihr Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen Projekte von Anfang bis Ende zu verwalten – das Planungstool begleitet das Projektteam durch die verschiedenen Projektphasen und ermöglicht es, das Projekt zu strukturieren, Meilensteine und wichtig Eckdaten zu dokumentieren, Erfolge zu messen und Abhängigkeiten darzustellen.

Mitarbeitern bieten Projektmanagement Tools den Vorteil, dass Aufgaben und ihre Bedeutung für den Projekterfolg leicht zu greifen sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Ziel des Projektes und die hierzu nötigen Schritte zu jeder Zeit im Fokus stehen und alle Beteiligten informiert sind.

Online Projektmanagement Software dienen nicht nur der reinen Aufgabenverwaltung – sie beinhalten auch die Projektplanung, Budget- und Kostenmanagement, Ressourcenverwaltung, Kommunikation und Kollaboration im Team und dem Qualitätsmanagement.

Planungstool Software

Prozessoptimierung und Projektmanagement – Die richtige Software

Eine der bei KMU nicht ohne Grund beliebtesten Softwarelösung ist Zoho. Zoho Projects ist eine Online-Projektmanagement Software zum effizienten Erstellen und Verwalten von Projekten. Mit der Cloud Basierten Online-Anwendung können Projekte auf einfache Weise verwaltet werden. Die Anwendung ermöglicht das Management von Ressourcen und die Steuerung der Entwicklung mehrerer offener Projekte zugleich, es ermöglicht es, tägliche Projektberichte zu kreieren, Benutzer zu verwalten, Meilensteine zu definieren, wichtige Projektergebnisse zu verwalten und den Fortschritt eines Projektes visuell darzustellen. Die Anwendung umfasst folgende Funktionen:

  • Aufgabenverwaltung
  • Zeiterfassung
  • Projektmanagement für soziale Medien
  • Diagramme und Berichte
  • Problemverfolgung und Workflow

Zoho Projects ist leicht zu handhaben und auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten – es erfordert lediglich eine kurze Einarbeitungszeit und ist benutzerfreundlich aufgebaut.

KMU Digitalisierung – Partner für Prozessoptimierung

Bei der Auswahl und Einführung einer neuen Software sowie allgemein während der Umstrukturierung von Prozessen im Unternehmen kann die Unterstützung durch einen Digitalisierungs Experten hilfreich sein.

KMU Digitalisierung ist eine Schweizer Agentur, welche sich auf die Digitalisierung von kleinen und mittleren Unternehmen spezialisiert hat. Als Experte rund um die Themen Digitalisierung, Prozessoptimierung und den Einsatz von Software unterstützen wir KMU dabei sich zu digitalisieren. Unsere Leistungen umfassen Projektmanagement, Online Buchhaltung, Lagerbewirtschaftung, HR, Prozessoptimierung, aber auch Digitale Interaktion/Kommunikation, Online Marketing und Web Design.

Prozessoptimierung durch Projektmanagement & Planungstools

KMU, die sich rund um die Themen Online Planungstools, Mitarbeiter Planungstools und Projektmanagement Software informieren sind ihrer Konkurrenz bereits einen wichtigen Schritt voraus.

Anbieter wie Zoho Projects bieten KMU umfassende Möglichkeiten des Projektmanagement und ein, besonders für kleinere Unternehmen gut geeignetes, Planungstool zu fairen Bedingungen. Egal, auf welche Software die Wahl am Ende fällt – Unternehmen und Führungskräfte, die sich für ein Online Planungstool entscheiden und die Digitalisierung und die hiermit verbundene Prozessoptimierung als Chance begreifen, wappnen sich selbst und ihre Mitarbeiter für die Zukunft und haben besten Chancen, trotz sich verändernder Bedingungen langfristig auf dem Markt zu bestehen. Auch für Unternehmen, die digital bereits gut aufgestellt sind, lohnt sich ein Blick auf das Angebot an Projektmanagement Tools – der Markt wandelt sich derzeit rasant und in den kommenden Jahren können wir weitere interessante Softwarelösungen erwarten.

Egal ob bereits voll digitalisiert oder Neuling im Bereich der Digitalisierung – durch die Auswahl des am besten geeigneten Tools profitieren Mitarbeiter und Unternehmen nicht nur von einer besseren Verwaltung von Aufgaben und Projekten und einer effizienteren Arbeitsweise, sondern haben durch den Einsatz von Cloud nasierten Online Planungstools auch von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Software und arbeiten somit flexibler.