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Ist besseres Zeitmanagement ein wiederkehrendes Ziel bei Ihnen? Oder ein Vorsatz, den Sie Jahr für Jahr fassen? Nun, Sie sind nicht allein. Denn leider hat man festgestellt, dass erschütternde 82% der Menschen kein Zeitmanagement-System haben.

Zum Glück ist dies die Zeit des Jahres, um dieses Problem in Angriff zu nehmen.
Der Schlüssel liegt darin, Fehler beim Zeitmanagement zu vermeiden – wie die folgenden 12.

12 Fehler beim Zeitmanagement

Nach dem wir jüngst die Pomodoro-Technik zum Zeitmanagement und die Eisnhower-Matrix zum priorisieren vorgestellt haben, wollen wir den Jahresanfang dafür nutzen, auf 12 fatale Fehler beim Zeitmanagement einzugehen.

Diese 12 Punkte sollten Sie unbedingt vermeiden:

1. In die Zeitmanagement-Falle tappen

Mit einem guten Zeitmanagement können wir Platz schaffen, um alle unsere Aufgaben bequem zu erledigen. Manchmal ist Zeitmanagement jedoch ein bisschen wie das Graben eines Lochs am Strand: Je größer das Loch, desto mehr Wasser strömt hinein, um es zu füllen. Bei so vielen Anforderungen, denen wir täglich gegenüberstehen, wird eine Stunde Auszeit, die wir in unseren Kalender eintragen, zu schnell wieder mit etwas anderem gefüllt.

Zeitmanagement mit Sanduhr neben PC

Für viele von uns hat der Tag nicht genug Stunden – Zeitmanagement ist daher essentiell. Foto von Fakurian Design auf Unsplash

Wir nehmen in dieser freigeschaufelten Stunde “Auszeit” ein neues Projekt in Angriff, helfen jemand anderem oder nehmen an unnötigen Sitzungen teil.

In einer Welt, in der Burnouts an der Tagesordnung sind, brauchen wir daher auch Strategien, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren, anstatt sie einfach zu bewältigen.

Wie können wir die Zeitmanagement-Falle also vermeiden? Probieren Sie die folgenden drei Strategien aus:

Reduzieren Sie den Umfang der Aufgaben

Führen Sie Ihre Agenda und Ihre Aufgaben zusammen, um einen vollständigen Überblick über Ihre Verpflichtungen zu haben. Wenn Sie dann bereits ausgebucht sind, lehnen Sie neue Anfragen ab, delegieren Sie sie oder verschieben Sie sie. Zoho Calendar macht dies zum Beispiel automatisch. Aufgaben und Projekte werden in der Agenda wie Termine dargestellt.

Ersetzen Sie Entscheidungen durch Grundsätze

Zu viele Entscheidungen können zu einer kognitiven Überlastung führen. Infolgedessen fühlen Sie sich überfordert und machen mit größerer Wahrscheinlichkeit Fehler. Um dies zu verhindern, sollten Sie Grundsätze aufstellen wie beispielsweise No Meeting Wednesdays”. Sie können auch täglich dasselbe Outfit tragen wie Steve Jobs, damit Sie sich darum schon mal keine Gedanken mehr machen müssen. 

Nutzen Sie Struktur, nicht Willenskraft, um Ablenkungen zu minimieren

Wir verschwenden viel Zeit mit Ablenkungen wie E-Mails oder Social Media. Nutzen Sie Struktur, anstatt Ihre Energie im Kampf gegen diese Ablenkungen zu verschwenden.

Schalten Sie entsprechenden Apps und Websites zum Beispiel aus, wenn Sie sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren müssen. Oder überprüfen Sie Ihren Posteingang nur in bestimmten Zeitabständen, z. B. gleich morgens, nach dem Mittagessen und vor Ende des Arbeitstages.

2. Keine persönlichen Ziele setzen

Persönliche Zielsetzungen sind für ein gutes Zeitmanagement unerlässlich. Warum? Weil Ziele uns eine Vision geben, auf die wir hinarbeiten können.

Wenn wir wissen, wohin wir wollen, können wir Zeit und Prioritäten entsprechend steuern, um dorthin zu gelangen. Ziele helfen uns auch dabei, zu entscheiden, wofür es sich lohnt, Zeit aufzuwenden.

Aber wie können wir unsere Ziele jetzt konkret erreichen? Hier sind sechs Strategien:

  • Werden Sie jetzt aktiv
    Warten Sie nicht bis zum neuen Jahr oder gar bis zum perfekten Zeitpunkt, um den Ball ins Rollen zu bringen. Sie werden Ihre Ziele nie erreichen, wenn Sie nicht so schnell wie möglich aktiv werden.
  • Berücksichtigen Sie Ihre Fähigkeiten und passen Sie Ihren Plan entsprechend an
    Bei größeren Zielen sollten Sie diese in überschaubare Teile aufteilen. Überlegen Sie dann, was nötig ist, um jede einzelne dieser Aufgaben zu erfüllen. Dazu gehört auch, dass Sie nach innen schauen, sich Ihre Talente und Ihr Fachwissen vor Augen führen und sich Ihre Schwächen eingestehen.
  • Delegieren Sie Aufgaben
    Hinter jeder erfolgreichen Person steht ein Team, das ihre Fähigkeiten ergänzt und sie bei Bedarf unterstützt.
  • Schreiben Sie einen Aktionsplan
    Ein Aktionsplan ist ein grundlegender Fahrplan, dem Sie folgen können, um Ihr Ziel zu erreichen. Das ist sehr wichtig, denn so können Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Schritte auf dem Weg dorthin verpassen.
  • Sorgen Sie dafür, dass alles messbar ist
    Dieser Punkt ist unheimlich wichtig. Wenn Sie messen können, wo Sie sich bei der Erreichung Ihrer Ziele befinden, bleiben Sie nicht nur verantwortlich, sondern können auch Ihre Fortschritte verfolgen.
  • Schaffen Sie Verantwortlichkeit und halten Sie sich daran
    Sie müssen von Anfang an Ihre Verantwortlichkeiten festlegen und sie kristallklar machen, damit Sie sie auch einhalten können.

3. Alles zur obersten Priorität machen

Sie sind zweifellos ein wichtiger Mensch, der mehr als genug Verantwortung trägt. Aber, und das können wir nicht oft genug betonen, nicht alles hat höchste Priorität.

“Anstatt zu glauben, dass alles sofort erledigt werden muss, bestimmen Sie, welche Aktionen tatsächlich Prioritäten sind”, empfiehlt zum Beispiel Calendar Co-Gründer John Hall. “Idealerweise sollten dies die Aufgaben sein, die Sie Ihren Zielen näher bringen. Sie könnten auch die Dringlichkeit, die Fälligkeit, den ROI oder die Folgen der Nichterledigung der Aufgabe berücksichtigen.”

Wenn Ihnen das Prioritäten setzen schwer fällt, versuchen Sie es mit einer Prioritätenmatrix, wie z. B. der beliebten Eisenhower-Matrix. Bei der Eisenhower-Matrix listen Sie alle Aufgaben in vier Feldern auf und ordnen Sie danach wie folgt:

  • Dringend und wichtig
    Diese Aufgaben sollten als Ihre obersten Prioritäten betrachtet werden und verdienen Ihre erste Aufmerksamkeit.
  • Wichtig, aber nicht dringend
    Planen Sie diese Aufgaben ein, wenn Sie die Zeit dazu haben.
  • Dringend, aber nicht wichtig
    Diese Aufgaben sollten delegiert oder an jemand anderen vergeben werden.
  • Weder dringend noch wichtig
    Streichen Sie diese Punkte vollständig von Ihrer Aufgabenliste und aus Ihrem Kalender.

Lesen Sie hier, wie Sie die Eisenhower-Matrix effektiv mit Zoho Cliq anwenden.

4. Gegen den Bio-Rhythmus kämpfen

Wenn Sie jemals nach Tipps für besseres Zeitmanagement gesucht haben, sind wir sicher, dass man Ihnen geraten hat, früher aufzustehen. Schließlich befolgen die erfolgreichsten Menschen der Welt diese Praxis. Wir verstehen zwar, warum das funktioniert, aber leider kann es auch kontraproduktiv sein.

Wenn Sie ein Frühaufsteher sind, macht das sehr viel Sinn. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie sich ablenken lassen, wenn Sie vor allen anderen aufgewacht sind. Aber noch wichtiger ist, dass Sie so in Ihrer biologischen Hauptzeit arbeiten können.

Wenn Sie eine Nachteule sind, ist dies jedoch möglicherweise nicht effektiv. Warum? Weil Sie nicht mit Ihrer inneren Uhr beziehungsweise Ihrem Bio-Rhythmus arbeiten.

Anders ausgedrückt: Wenn Sie morgens am produktivsten sind, sollten Sie auf jeden Fall früher aufstehen. Wenn das Gegenteil der Fall ist, sollten Sie sich nicht dazu zwingen, um drei oder vier Uhr morgens aufzuwachen.

5. Die falschen Geräte und Methoden verwenden

“Alles, vom Schreibtisch bis zum Stuhl, ist wichtig, wenn man ein Ziel erreichen will”, heißt es auf der Website Autonomous.

Wenn Sie gern im Stehen arbeiten, schaffen Sie sich ein Stehpult an. Arbeiten Sie lieber sitzend, ist ein ergonomischer Stuhl für Sie wichtig. Wenn Sie die falsche Ausstattung besitzen, beeinträchtigt dies Ihre Produktivität.

Neben der falschen Ausrüstung verwenden Sie möglicherweise auch ungeeignete Zeitmanagement-Methoden. Die Pomodoro-Technik zum Beispiel ist eine beliebte und wirksame Methode, um Ihre Zeit zu managen und Pausen zu fördern. Manche empfinden die Pomodoro-Technik jedoch als zu restriktiv und bevorzugen eine flexiblere Methode wie die  Flowtime Technik.

6. Beschäftigt sein und nicht präsent sein

Es ist erwiesen, dass die Mitgliedschaft im ‘Club der Geschäftigkeit‘ zu einer chronischen Stressreaktion in Körper und Geist führt. Mit der Zeit kann es zu Symptomen wie Müdigkeit, Schlaflosigkeit, Kopfschmerzen und Magen-Darm-Beschwerden kommen. Auch mögliche Herzprobleme sind vorprogrammiert.

Aber es ist nicht nur unser körperliches Wohlbefinden, das wir aufs Spiel setzen. Es gibt auch einen Zusammenhang zwischen Stress und Depression. Darüber hinaus kann dies die Beziehungen belasten und die Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Wenn Sie zu beschäftigt sind, verpassen Sie neue Chancen und schöpfen Ihr Potenzial nicht voll aus. Außerdem hindert Sie das daran, Ihre Zeit effektiv einzuteilen und sich Grenzen zu setzen.

Wie können Sie den Club der Geschäftigkeit verlassen? Indem Sie sich auf die Gegenwart konzentrieren:

  • Ignorieren Sie nicht die Vergangenheit oder die Zukunft. Planen Sie stattdessen bestimmte Zeiträume ein, um zu planen und sich Sorgen zu machen.
  • Weniger tun. Versuchen Sie, die oben erwähnte Eisenhower-Matrix zu verwenden, um Ihre Aufgabenlisten zu vereinfachen.
  • Bedenken Sie die Opportunitätskosten. Bevor Sie zum Beispiel eine Einladung zu einer Besprechung annehmen, sollten Sie sich fragen, ob es die zwei Stunden Ihrer Zeit wirklich wert ist.
  • Bringen Sie mehr Achtsamkeit in Ihr Leben. Machen Sie Achtsamkeit zu einem Teil Ihres täglichen Lebens, indem Sie Ihre Ziele visualisieren, Dankbarkeit üben und ohne Ihr Telefon spazieren gehen.
  • Hören Sie auf, sich zu viel vorzunehmen. Wenn Sie nicht innerlich HELL YEAH!zu etwas sagen, sagen Sie nein’. Ganz einfach.

7. Die Zeit unterschätzen, die für die Fertigstellung einer Sache benötigt wird

Eine häufige Zeitmanagement-Falle ist zu denken, dass etwas nur ein paar Minuten dauert, obwohl es am Ende eine halbe Stunde in Anspruch nimmt.

Wie können Sie das vermeiden? Produktivitätscoach Kimberly Medlock schlägt vor, für jede Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste aufzuschreiben, wie lange sie dauern wird.

Wenn eine Aufgabe 25 oder 30 Minuten in Anspruch nimmt, sollte sie in Ihrem Kalender eingetragen werden. Ein weiterer Trick besteht darin, die Zeit zu verdoppeln, die Sie für jede Aufgabe veranschlagen. Wenn Sie also davon ausgehen, dass eine Aufgabe eine halbe Stunde dauert, sollten Sie eine Stunde einplanen, um auf Nummer sicher zu gehen.

Außerdem sollten Sie Ihren Tag entweder am Vorabend oder gleich am Morgen planen. “Jede 10 Minuten, die Sie mit der Planung verbringen, sparen Ihnen eine Stunde bei der Ausführung”, sagt Alari Aho, CEO von Toggl. Stellen Sie sicher, dass Sie etwas Freiraum in Ihrem Kalender lassen, damit er flexibel ist.

8. Pausen überspringen

Sie haben vermutlich eine Million Dinge zu tun und nur eine begrenzte Menge an Zeit, um sie zu erledigen. Aber auch wenn es kontraintuitiv klingt: Sie können es sich nicht leisten, Pausen auszulassen.

Es gibt zahlreiche Belege dafür, dass Pausen wichtig sind. Pausen geben Ihnen die Möglichkeit, sich geistig neu zu orientieren. Infolgedessen fühlen Sie sich weniger gestresst und haben mehr Energie, um den Arbeitstag zu überstehen.

Häufige Pausen verhindern darüber hinaus Entscheidungsmüdigkeit und stellen die Motivation für langfristige Ziele wieder her. Ihre Pausen müssen nicht lang sein. 10 Minuten nach der Erledigung eines Punktes auf der Aufgabenliste reichen oft schon.

9. Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Gegenständen verschwenden

Wir verbringen durchschnittlich bis zu 4,5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Papierdokumenten. Und Studien zeigen, dass der durchschnittliche Büroangestellte 50 Minuten pro Tag damit verbringt, verlegte Dateien und Gegenstände zu suchen.

Die offensichtliche Lösung besteht darin, Ihren Arbeitsplatz sauber und organisiert zu halten. Geben Sie allen Dingen ein Zuhause und legen Sie sie nach Gebrauch wieder an ihren Platz zurück.

Sie könnten auch digital vorgehen und relevante Papierdokumente in die Cloud verschieben. Aber auch hier gibt es ein Problem mit der Auffindbarkeit, der Informationsflut und dem Multitasking. Die Hälfte der US-Büroangestellten berichtet zum Beispiel, dass sie mehr Zeit mit der Suche nach benötigten Dokumenten und Dateien verbringen als mit der Beantwortung von E-Mails und Nachrichten.

Um dies zu vermeiden, können Sie eine einheitliche Suchlösung verwenden.

Bei einer einheitlichen Suchlösung sollten all Ihre Tools für Produktivität, Zusammenarbeit und Speicherung an einem Ort zugänglich sein. Die Suchlösung sollte ferner folgendes sein:

  • Relevant
    Erstklassige Inhalte werden über alle indizierten Quellen hinweg in einer einzigen, einheitlichen Ergebnisliste angezeigt.
  • Personalisiert
    Da jeder Mensch andere Tools verwendet, sollten sie auf die Präferenzen des Nutzers zugeschnitten sein.
  • Sicher
    Die Lösung bietet Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und ordnungsgemäße Autorisierung, um Cyberangriffe zu verhindern.
  • Skalierbar
    Eine Lösung, die nahtlos skalierbar ist, bietet Vielseitigkeit und Sicherheit, wenn Ihre Suchanforderungen wachsen.

10. Starr planen

Ist es besser, die Zeit strikt durchzuplanen oder stattdessen mit dem Flow zu gehen? Die Sache ist die: Es ist ein Balanceakt.

Die Planung Ihrer Prioritäten ist ein Muss. Wenn Sie das nicht tun, führt das dazu, dass Sie Fristen nicht einhalten oder Ihre Ziele nicht erreichen.

Ist Ihr Zeitplan jedoch zu starr, fehlen Ihnen der Spielraum und die Flexibilität, um auf Notfälle oder unvorhergesehene Unterbrechungen zu reagieren. Wenn Sie keine freien Zeitblöcke in Ihrem Zeitplan haben, können Sie Ihre Pläne nicht entsprechend anpassen.

11. Nach dem Motto “fertig, zielen, schießen” vorgehen

Richten Sie Ihre Einstellung nach dem Prinzip ‘fertig, schießen, zielen‘ aus, anstelle von ‘fertig, zielen, schießen‘ rät Shawn Lim auf Lifehack. Denken Sie immer daran, dass niemand auf dieser Welt perfekt ist. Und, was noch wichtiger ist, wir lernen am besten aus unseren Fehlern und Misserfolgen.

“Man muss daher nicht jedes Detail verstehen, um anzufangen”, sagt Lim. Fangen Sie Sie sofort an und überlegen Sie sich die Details, wenn sie fällig sind. Solange Sie in Bewegung sind, haben Sie einen Vorteil gegenüber den Leuten, die immer nur denken, aber nichts tun.

12. Keinen Stress abbauen

Stress-Management und Zeitmanagement sollten Hand in Hand gehen. Wenn Menschen sich bei der Arbeit unsicher fühlen, sind sie weniger innovativ. Darüber hinaus bringt Angst Ihr Gehirn dazu, Adrenalin und Cortisol zu produzieren, was sich wiederum negativ auf Ihren kreativen Verstand auswirkt.

Sie können bewährte Techniken wie geführte Meditation und Atemübungen anwenden, um Stress abzubauen. Körperliche Aktivität kann ebenfalls helfen. Schaffen Sie außerdem ein stressfreies Arbeitsumfeld, indem Sie Ihren Arbeitsplatz individuell gestalten und toxische Kollegen meiden.

Bonus: Büroautomatisierung

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, einzelne Schritte und Aufgaben in Ihrem täglichen Arbeitsablauf zu automatisieren?

So, wie Sie gewisse Themen mit Marketingautomatisierung lösen können, können Sie auch viele Routinearbeiten im Büro automatisieren. Diese Automatisierungen schaffen Freiraum und helfen Ihnen, mehr Zeit für das Wesentliche zu haben. Sprechen Sie uns an, um gemeinsam Lösungen für Ihre Büroautomatisierung zu finden.

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