10 Best-Practice-Beispiele für die Planung und Vermarktung virtueller Veranstaltungen

Denken Sie an die Veranstaltungen, die Sie in Ihrem Unternehmen durchführen: Verkaufs- und Marketingsitzungen, Konferenzen, Fachmessen, Firmentreffen, Schulungen, Jobmessen und vieles mehr. – Stellen Sie sich nun vor, dass diese Veranstaltungen einem viel größeren, sehr aufmerksamen Publikum zugänglich gemacht werden, das über eine interaktive Live-Plattform auf seinem Computer bequem Informationen sammeln und austauschen, Exponate anschauen, Produktvorführungen erhalten, Feedback geben und sich mit Kollegen vernetzen kann. Willkommen in der Welt der virtueller Veranstaltungen.

Lernen Sie in diesem Blogbeitrag aus 10 Best-Practice Beispielen für die Planung virtueller Veranstaltungen.

10 Best-Practice-Beispiele für die Planung und Vermarktung virtueller Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen sind die perfekte Lösung für das globale, schnelllebige Geschäftsumfeld von heute und können die Wirkung und Effektivität von persönlichen Veranstaltungen zu einem Bruchteil der Kosten bieten. Es können Tagesseminare mit verschiedenen Vorträgen oder einzelne Webinare sein. Auch virtuelle Messen, welche für eine längere Zeitperiode bis hin zu “immer offen” sind denkbar. Sie sind 24 Stunden an 7 Tagen die Woche geöffnet und verfügbar. Werden durch Live-Webinare und Präsentationen an bestimmten Tagen noch attraktiver.

Durch den Wegfall von Reisekosten und unproduktiver Sitzungszeit können virtuelle Veranstaltungen die Reichweite eines Unternehmens auf neue globale Märkte und auf Personen ausdehnen, die nicht an traditionellen physischen Veranstaltungen teilnehmen können.

Befolgen Sie diese 10 Best Practices, um eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung zu gewährleisten.

1. Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten

Sobald Sie sich für eine Online-Veranstaltung entschieden und einen Anbieter für virtuelle Veranstaltungen ausgewählt haben, sollten Sie ein Projekt-Kickoff-Meeting abhalten, um die wichtigsten Stakeholder für die Veranstaltung zu bestimmen. Achten Sie darauf, neben dem Marketing auch den Vertrieb und andere relevante Teams in die Besprechung einzubeziehen, um von Anfang an eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Der Hauptzweck dieses Treffens ist die Überprüfung des Projektumfangs und die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten für das Veranstaltungsteam und den Dienstleister. Wie bei jedem Projekt ist es wichtig die Rollen zu definieren und zu fixieren.

2. Überlegungen zum Sponsoring-Verkauf

Eine Möglichkeit, den Verkaufserfolg zu sichern, ist die Erstellung und sorgfältige Überprüfung von Sponsoring-Verkaufsunterlagen für Aussteller. Definieren und differenzieren Sie klar die Sponsoring-Stufen, um die Effektivität der Verkaufsbemühungen zu erhöhen. Vielleicht möchten Sie auch Ihren erfahrenen Veranstaltungsanbieter einbeziehen, der Sie bei der Zusammenstellung von Sponsorenpaketen, Verkaufsmaterialien, Preisgestaltung und anderen Best Practices im Sponsoring-Verkauf berät und schult.

Auch Mediapartnerschaften können wertvoll sein um das Projekt voran zu bringen und viele Besucher anzulocken.

3. Botschaften und Positionierung

Wie bei jeder Veranstaltung oder jedem Projekt beginnen die Positionierung und die Erstellung der Botschaft mit einer gründlichen Bewertung der Veranstaltungsziele und -ergebnisse. Ermitteln Sie zunächst die idealen Aussteller, Sponsoren und Teilnehmer und bestimmen Sie, wie viele von ihnen Sie benötigen, um die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Arbeiten Sie das Nutzenversprechen sowohl für Sponsoren als auch für Teilnehmer durch.

Diese wichtige Übung wird den Fokus auf die Event-Botschaften, Kampagnen, Werbeaktionen und Inhalte lenken, die Sie benötigen, um Ihr Zielpublikum zu erreichen.

4. Auswahl und Coaching von Rednern

Die Vermittlung des Inhalts einer Präsentation ist ebenso wichtig wie die Botschaft. Unabhängig davon, wie anregend oder hochwertig Ihr Inhalt ist, wird er nicht die nötige Wirkung erzielen, wenn er nicht auf eine effektive Art und Weise vorgetragen wird, die das Publikum anspricht und fesselt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Redner schulen und coachen.

Außerdem sollten Sie erfahrene, wortgewandte Fachleute engagieren, die sich vor der Kamera wohlfühlen, um die Botschaft zu vermitteln und die nötige Wirkung bei Ihrem Zielpublikum zu erzielen.  Auch bei einer virtueller Veranstaltung, kommt es auf den persönlichen Touch an.

5. Kommunikation

Dies ist vielleicht eines der wichtigsten Elemente für eine erfolgreiche Veranstaltung. Erwägen Sie, Ihre Kampagne mindestens 45 bis 90 Tage vor der Veranstaltung zu starten. Bevor Sie in neue Werbemittel und Online-Tracking-Tools investieren, sollten Sie überlegen, wie Sie die bereits vorhandenen Instrumente wie Websites, E-Mails, Newsletter, Social-Media-Kanäle und Online-Anzeigen nutzen können.

Mittels Zoho One stehen Ihnen Tools für Newsletter (Campaigns), Social (Soziale Medien), CRM (Kundendaten), Survey (Umfragen), SalesIQ (Besucher messung), Meetings (Videokonferenz) und vieles mehr zur Verfügung. Dies können Sie als Aussteller oder Veranstalter nutzen.

Wir fügen daher bei Veranstaltungseinladungen via Newsletter auch immer einen Button hinzu, wo Empfänger den erwähnten Termin sogleich in der digitalen Agenda speichern können.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Zielgruppe zum virtuellen Event erscheint, ist um einiges höher, wenn Sie in deren Agenda stehen.

Machen Sie es den Leuten daher möglichst einfach und senden Sie einen “Kalendereintrag” via.ics Format gleich mit.

6. Driving Live Day Teilnahme

Jetzt, wo Ihre Teilnehmer registriert sind, ist es sehr wichtig, ihre Anwesenheit am Veranstaltungstag zu bestätigen. Senden Sie mindestens drei Erinnerungsnachrichten an die angemeldeten Teilnehmer: die erste eine Woche vor der Veranstaltung mit der Funktion “Zum Kalender hinzufügen”, die zweite einen Tag vorher und die dritte am Morgen der Veranstaltung. Auch hier, ein Button um den Termin digital zu notieren ist wichtig!

7. Ihren Stand “klebrig” machen

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Stand “klebrig” ist, damit die Besucher länger bleiben, die Botschaft des Ausstellers aufnehmen und mit den Standvertretern interagieren. Besetzen Sie den Stand mit den sachkundigsten Mitarbeitern, die die Fragen der Besucher zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen beantworten können. Stellen Sie sicher, dass der Stand über hochwertige Inhalte wie Demonstrationen, FAQs und Whitepapers verfügt, um jedem Besucher einen Mehrwert zu bieten.

Videos können hier helfen komplexe Sachverhalte einfach zu kommunizieren. Dank neueste Chat Funktionen mit AI Unterstützung kann ein Kunde auch ausserhalb der Geschäftszeit bedient werden und zumindest warm gehalten werden bis die Mitarbeiter wieder Verfügbar sind. Diese freuen sich meist, wenn ein vorqualifizierter Lead vorhanden ist, da so Ihre Erfolgschancen für einen Abschluss höher sind.

8. Maximierung des Sponsor-ROI

Die Ausststeller und Partner sollten ihre Teilnahme an der Veranstaltung sowohl vor als auch während des Live-Tages (Webinar, Tagesevents) intensiv bewerben. Je nach Format kann es auch eine dauerhafte Bewerbung (Virtuelle Messe) sein. Um die Anzahl der Leads zu maximieren, sollten sie ihre Stände während des Veranstaltungstages besetzt halten, damit sie die Standbesucher im Live-Modus ansprechen können. Sponsoren können auch an einem “Passport”-Programm teilnehmen, bei dem die Teilnehmer für den Besuch bestimmter Orte, das Ansehen gezielter Webcasts oder die Teilnahme an anderen Aktivitäten im Sinne einer Schnitzeljagd belohnt werden.

9. Konferenz-Veranstaltungen

Die besten Konferenzveranstaltungen wie Vorträge oder Podiumsdiskussionen sprechen das Publikum mit objektiven redaktionellen Inhalten an, nicht mit Verkaufsgesprächen. Wenn möglich, sollten Sie einen anerkannten, geschätzten Branchenguru in das Programm aufnehmen, um einen Mehrwert zu schaffen und ein größeres Publikum anzuziehen. Binden Sie die Teilnehmer wie bei einer physischen Veranstaltung mit Live-Frage-und-Antwort-Sitzungen ein, und nutzen Sie die Publikumsbefragungsfunktionen Ihrer Plattform, um die Wirkung der Präsentation zu maximieren.

Nutzen Sie diese Inhalte zudem als Video im Rahmen des Video Marketing oder als Transkript für Blogbeiträge. So nutzen Sie Synergien im Rahmen des Content Marketings.

10. Post-Event-Marketing

Nach dem Ende Ihrer Live-Veranstaltung ist es von entscheidender Bedeutung, die neuen Kontakte und Leads umgehend weiterzuverfolgen. Neben der Weitergabe von Leads an die entsprechenden Parteien sollten die Organisatoren nach der Veranstaltung ein Treffen mit dem Veranstaltungspartner abhalten, um die Veranstaltungskennzahlen zu überprüfen und Feedback auszutauschen. Die Organisatoren sollten sich auch mit den Ausstellern und Sponsoren treffen, um die Veranstaltungsberichte und den Return on Investment zu besprechen. Denken Sie daran, dass die virtuelle Veranstaltung noch lange nach dem Tag der Live-Veranstaltung bei Bedarf neue Teilnehmer erreichen und Leads generieren kann.

Fazit

Obwohl sie eine umfangreiche Planung erfordern, sind virtuelle Veranstaltungen im Allgemeinen einfacher zu organisieren und durchzuführen als traditionelle Veranstaltungen. Im heutigen zeit- und kostensensiblen Geschäftsumfeld bieten virtuelle Veranstaltungen eine größere Chance, mehr Entscheidungsträger auf globaler Ebene zu erreichen und dabei weitaus wertvollere Teilnehmer- und Lead-Informationen zu erhalten.